Registrierkassen Vergleich 2025

Wenn es um gesetzliche Rechte und Pflichten geht, sind die Gespräche unter Nicht-Juristen oft von Gerüchten und Halbwissen geprägt. Und gerade das Steuerrecht ist für Laien nur schwer zu durchschauen. Doch wenn Sie eine Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem nutzen möchten, sollten Sie sich über die Bedingungen für deren rechtssichere Nutzung im Klaren sein – und die GDPdU gehören zwingend dazu.

Denn bei der Nutzung einer Registrierkasse gelten strengere Richtlinien als bei der sogenannten „offenen Ladenkasse“. Seit dem 01.01.2017 reicht eine lückenlose Dokumentation durch ausgedruckte Z-Bons nicht mehr, stattdessen müssen die Daten vom elektronischen Kassensystem auf einem elektronischen Speichermedium (z. B. einer SD-Karte) abgelegt werden – und zwar den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechend.

Achtung: Wenn Sie eine ältere Registrierkasse nutzen, die noch nicht GoBD-konform ist (bspw. die Casio SE-G1SB-WE-Registrierkasse), gilt Ihre Kassenführung automatisch als fehlerhaft. Dann droht eine Schätzung seitens des Finanzamts, die meist mit hohen Nachforderungen verbunden ist.

Sie haben beschlossen, eine Registrierkasse zu kaufen, wissen aber nicht, welches Modell das richtige für Sie ist?

Auf diesem Bild erkennen wir, dass diese Sharp-Registierkasse „XE A137“ einen Netzanschluss erfordert.

Im folgenden Abschnitt unseres großen Registrierkassen-Vergleichs 2025, erklären wir Ihnen die Unterschiede zwischen den verschiedenen elektronischen Kassensystemen und helfen Ihnen das passende Gerät zu finden – egal ob Sie eine einfache Registrierkasse für den Imbiss suchen oder ein komplexes Kassensystem im Einzelhandel einsetzen möchten.

2.1. Registrierkassen-Typen: Die Anforderungen in Handel und Gastronomie unterscheiden sich deutlich

Die eine beste Registrierkasse für jeden Anwendungszweck gibt es nicht. Denn je nachdem, ob Sie eine Registrierkasse fürs Kleingewerbe suchen oder ein Kassensystem in Gastronomie oder Einzelhandel einsetzen möchten, unterscheiden sich die Anforderungen an die elektronische Kasse beträchtlich.

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  Registrierkassen im Einzelhandel können mit relativ wenigen Tasten auskommen.

  Kassensysteme im Einzelhandel müssen oft Preis und Namen hunderter (oder gar tausender) Produkte aus verschiedensten Kategorien oder Produktgruppen abspeichern können. Allerdings ist die notwendige Funktionalität nicht sonderlich komplex, sodass Registrierkassen mit vergleichsweise wenig Tasten auskommen können. In größeren Läden oder Supermärkten benötigen Sie außerdem die Möglichkeit, die Kasse mit einem Scanner zu verbinden.

• Computerkassen in der Gastronomie müssen hingegen komplexere Aufgaben erfüllen können: Zusätzlich zur Abrechnung müssen sie auch noch die Bestellungen der verschiedenen Tische im Lokal verwalten. Damit diese schnell und intuitiv abgerufen werden können, werden in einem Restaurant üblicherweise Registrierkassen mit besonders vielen Tasten, die besonders flexiblen Touchkassen, sowie zunehmend auch Tablet-Kassensysteme verwendet.
• Für Kleingewerbetreibende reichen günstige Registrierkassen aus. Der Aufpreis für einen größeren Produktspeicher oder zusätzliche Tasten lohnt sich im Normalfall nicht.

Achtung: Auch als Kleingewerbetreibender sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass Ihre Registrierkasse finanzamtkonform ist.

2.2. Eingabemöglichkeit: In der Gastronomie kommen nur Flachtastatur und Touchscreen in Frage

Jede Registrierkasse benötigt irgendeinen Weg, die abzurechnenden Posten einzugeben – üblicherweise eine Tastatur, eventuell ergänzt um einen Barcodescanner. Doch zwischen den verschiedenen Tastaturen-Typen gibt es klare Unterschiede, sowohl in Bezug auf den Einsatzzweck als auch hinsichtlich des Preises.

Laut unseren Informationen entspricht diese Sharp-Registierkasse „XE A137“ den Kassenvorschriften (KassenSichV), die seit 1.1.2020 gelten.

Die klassischen Hubtastaturen (wie man Sie auch von Computertastaturen kennt) sind günstig in der Produktion, sind dafür aber nicht wasserdicht – in der Gastronomie häufig ein Ausschlusskriterium, da sich umkippende Gläser dort nie völlig vermeiden lassen. Touchscreen-Kassen können flexibel auf jeden denkbaren Einsatzzweck ausgerichtet werden.

Eine praktische Ablage sorgt bei der Sharp-Registierkasse „XE A137“ dafür, dass Raum für einen gut einsehbaren Umgang mit dem Kunden- und Rausgeld ermöglicht.

Für einen kurzen Überblick haben wir die Vor- und Nachteile der verschiedenen Tastatur-Typen in einer Tabelle zusammengestellt:

2.3. Displays: Dem Kunden wird meist nur die Summe angezeigt

Fast jede Registrierkasse verfügt über zwei separate Displays: das Bediener-Display und das Kunden-Display. Auf dem Bediener-Display werden die gerade eingegebenen Daten angezeigt, damit der Verkäufer oder die Kellnerin diese noch einmal auf ihre Richtigkeit prüfen können.

Die meisten Bediener-Displays sind hochauflösend und mehrzeilig, sodass mehrere verbuchte Artikel sowie deren Bezeichnungen gleichzeitig angezeigt werden können. Bei Touchscreen-Kassen ist normalerweise kein separates Bediener-Display mehr vorhanden, die entsprechenden Daten werden dort auf einem Teilbereich des Touchdisplays angezeigt.

2.4. In Bezug auf die Funktionalität ist die Software oft wichtiger als die Hardware

Im Grunde genommen handelt es sich bei modernen Registrierkassensystemen um kleine Computer mit einem vereinfachten Interface. Dementsprechend ist für den Nutzwert des Geräts nicht nur die verbaute Hardware relevant, sondern nicht zuletzt auch die Registrierkassen-Software im Hintergrund.

Auf einzelne Software-Versionen möchten wir von Vergleich.org an dieser Stelle jedoch nicht im Detail eingehen. Für die meisten Nutzer sind ohnehin nur einige Kennzahlen und Funktionen relevant, vor allem die mögliche Anzahl an Bedienern, Warengruppen und einzelnen Artikeln.

Mit der Registrierkassen-Software können Sie im Idealfall für jede Ihrer Mitarbeiterinnen ein eigenes Bediener-Profil anlegen.

Je nachdem, wie viele Angestellte Sie beschäftigen, spielt die mögliche Anzahl der Bediener eine wichtige Rolle. Generell empfehlen wir, eine Registrierkasse zu kaufen, die die Erstellung von mindestens 15 bis 20 verschiedenen Bediener-Profilen unterstützt. Nur bei sehr kleinen Unternehmen, bei denen kein sonderliches Wachstum zu erwarten ist, lohnt auch der Kauf einer günstigen Registrierkasse mit beispielsweise acht Bediener-Profilen.

Jede Registrierkassen-Software bietet außerdem die Möglichkeit, das eigene Warensortiment in der Registrierkasse zu speichern. Dabei vergeben Sie für jeden Artikel eine Kennziffer, die sogenannte PLU (kurz für „Price-Look-Up“). Bei den meisten Registrierkassen können Sie die so erstellten Daten dann um Preis und Kurzbeschreibung ergänzen sowie einer Warengruppe zuordnen.

Die Zuordnung von Artikeln zu Warengruppen ist aus mehreren Blickwinkeln sinnvoll und wichtig. Es gibt zum Beispiel steuerliche Unterschiede zwischen verschiedenen Produktkategorien: Für Luxusgüter muss der volle Umsatzsteuersatz von 19 % ausgewiesen und abgeführt werden, während für die meisten Lebensmittel nur der reduzierte Steuersatz von 7 % gilt.

Wir finden heraus, dass es diese Sharp-Registierkasse „XE A137“ auch in Schwarz gibt.

Außerdem kann eine feingliedrige Kategorisierung helfen, besonders umsatzstarke oder umsatzschwache Produktgruppen zu identifizieren, und dient damit auch der Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe. Daher raten wir von Registrierkassen ab, die nur eine geringe Anzahl von definierbaren Warengruppen bieten.

Was die notwendige Artikel-Anzahl angeht, ist es schwerer, eine allgemeingültige Empfehlung abzugeben. Während ein Supermarkt womöglich Zehntausende PLUs benötigen kann, ist für einen kleinen Fachhändler unter Umständen eine Registrierkasse mit 1.000 speicherbaren Artikeln vollkommen ausreichend.

2.5. Für finanzamtkonforme Anwendung: Drucker und Datenschnittstelle sind standardmäßig dabei

Wie bereits ausgeführt, ist seit Anfang 2017 für eine rechtssichere Nutzung der Registrierkasse eine elektronische Datenschnittstelle fest vorgeschrieben. Hier kommen vorwiegend zwei verschiedene Schnittstellen zum Einsatz: Entweder werden die Kassen-Daten auf einer SD-Speicherkarte (meistens im regulären Format, bei wenigen Modellen auf MicroSD) gespeichert oder per USB auf eine externe Festplatte geschrieben. Bei den besten Registrierkassen sind beide Schnittstellen parallel installiert.

Eine weitere Funktion, die ab 01.01.2020 rechtlich relevant wird, ist der Bondrucker. Denn ab diesem Zeitpunkt ist bei Nutzung elektronischer Kassensysteme auch die Belegausgabe verpflichtend vorgesehen. Jedoch gehört diese Komponente schon jetzt zur Standardausstattung elektronischer Registrierkassen.

2.6. Integrierte Peripherie: Geldschublade und Scanner-Anschluss sind oft optional

Nur optional sind bei den Registrierkassen Bargeldschubladen oder Anschlussmöglichkeiten für Handscanner zu finden. Eine Bargeldschublade wird regulär bei auf den Einzelhandel ausgerichteten Registrierkassen mitgeliefert, Modelle für die Gastronomie verzichten üblicherweise darauf. Der Scanneranschluss ist hingegen fast ausschließlich auf die besten Registrierkassen im Vergleich beschränkt.

Bisher hat die Stiftung Warentest weder einen Registrierkassen-Test durchgeführt, noch anderweitig einen Registrierkassen-Testsieger benannt. Im Tochtermagazin „Finanztest“ wurden jedoch einige Meldungen zu Steuerbetrug mithilfe manipulierter Registrierkassen veröffentlicht.

Auch wenn Registrierkassen im Alltag allgegenwärtig und für viele Gewerbetreibende von zentraler Bedeutung sind, ist die Anzahl einschlägiger Anbieter überschaubar. Neben den Registrierkassen der großen japanischen Elektronik-Konzerne Sharp und Casio sind vor allem Modelle zweier deutscher Marken auf dem Markt vertreten, die sich auf Registrierkassen spezialisiert haben: Quorion und Olympia.

Die wichtigsten Registrierkassen-Hersteller im Überblick:

• Casio,
• Olympia
• Quorion
• Sharp