Das Wichtigste in Kürze
  • Elektronische Registrierkassen helfen, den steuerlichen Dokumentationspflichten nachzukommen, und werden unter anderem in Einzelhandel und Gastronomie eingesetzt.
  • Seit dem 01.01.2017 müssen die Daten der Registrierkasse auch automatisiert elektronisch gespeichert werden, sonst droht Ärger mit dem Finanzamt.
  • Bei Registrierkassen für den Einzelhandel wird meist eine abschließbare Geldschublade mitgeliefert.

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Viele Gewerbetreibende kennen das Problem: Um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden, müssen alle Transaktion lückenlos dokumentiert werden. Und wer viel Kundschaft hat, kommt mit dem Führen eines Kassenbuches oft kaum hinterher. Einfacher ist dies mit einem elektronischen Kassensystem oder einer Registrierkasse.

Allerdings gelten bei der Nutzung einer elektronischen Registrierkasse strengere rechtliche Vorgaben als bei der sogenannten „offenen Ladenkasse“. Was es dabei zu beachten gibt und welche Unterschiede es zwischen den verschiedenen Modellen gibt, erklären wir Ihnen in unserem großen Registrierkassen-Vergleich 2022.

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1. Rechtliche Rahmenbedingungen: Welche neuen Pflichten gelten seit Januar 2017 bei der Benutzung von Registrierkassen?

Was bedeutet GDPdU?

GDPdU steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Dabei handelte es sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums mit Bezug auf die digitale Buchführung. Die GDPdU wurde zum 1.1.2015 von der GoBD abgelöst. Das Akronym GDPdU ist allerdings noch im Sprachgebrauch verhaftet und wird meist zusammen mit den neueren GoBD genannt.

Wenn es um gesetzliche Rechte und Pflichten geht, sind die Gespräche unter Nicht-Juristen oft von Gerüchten und Halbwissen geprägt. Und gerade das Steuerrecht ist für Laien nur schwer zu durchschauen. Doch wenn Sie eine Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem nutzen möchten, sollten Sie sich über die Bedingungen für deren rechtssichere Nutzung im Klaren sein – und die GDPdU gehören zwingend dazu.

Denn bei der Nutzung einer Registrierkasse gelten strengere Richtlinien als bei der sogenannten „offenen Ladenkasse“. Seit dem 01.01.2017 reicht eine lückenlose Dokumentation durch ausgedruckte Z-Bons nicht mehr, stattdessen müssen die Daten vom elektronischen Kassensystem auf einem elektronischen Speichermedium (z. B. einer SD-Karte) abgelegt werden – und zwar den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechend.

Achtung: Wenn Sie eine ältere Registrierkasse nutzen, die noch nicht GoBD-konform ist (bspw. die Casio SE-G1SB-WE-Registrierkasse), gilt Ihre Kassenführung automatisch als fehlerhaft. Dann droht eine Schätzung seitens des Finanzamts, die meist mit hohen Nachforderungen verbunden ist.

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2. Vergleich.org-Kaufberatung: Worauf sollte man achten?

Sie haben beschlossen, eine Registrierkasse zu kaufen, wissen aber nicht, welches Modell das richtige für Sie ist? Im folgenden Abschnitt unseres großen Registrierkassen-Vergleichs 2022, erklären wir Ihnen die Unterschiede zwischen den verschiedenen elektronischen Kassensystemen und helfen Ihnen das passende Gerät zu finden – egal ob Sie eine einfache Registrierkasse für den Imbiss suchen oder ein komplexes Kassensystem im Einzelhandel einsetzen möchten.

2.1. Registrierkassen-Typen: Die Anforderungen in Handel und Gastronomie unterscheiden sich deutlich

Die eine beste Registrierkasse für jeden Anwendungszweck gibt es nicht. Denn je nachdem, ob Sie eine Registrierkasse fürs Kleingewerbe suchen oder ein Kassensystem in Gastronomie oder Einzelhandel einsetzen möchten, unterscheiden sich die Anforderungen an die elektronische Kasse beträchtlich.

  • registrierkasse einzelhandel

    Registrierkassen im Einzelhandel können mit relativ wenigen Tasten auskommen.

    Kassensysteme im Einzelhandel müssen oft Preis und Namen hunderter (oder gar tausender) Produkte aus verschiedensten Kategorien oder Produktgruppen abspeichern können. Allerdings ist die notwendige Funktionalität nicht sonderlich komplex, sodass Registrierkassen mit vergleichsweise wenig Tasten auskommen können. In größeren Läden oder Supermärkten benötigen Sie außerdem die Möglichkeit, die Kasse mit einem Scanner zu verbinden.

  • Computerkassen in der Gastronomie müssen hingegen komplexere Aufgaben erfüllen können: Zusätzlich zur Abrechnung müssen sie auch noch die Bestellungen der verschiedenen Tische im Lokal verwalten. Damit diese schnell und intuitiv abgerufen werden können, werden in einem Restaurant üblicherweise Registrierkassen mit besonders vielen Tasten, die besonders flexiblen Touchkassen, sowie zunehmend auch Tablet-Kassensysteme verwendet.
  • Für Kleingewerbetreibende reichen günstige Registrierkassen aus. Der Aufpreis für einen größeren Produktspeicher oder zusätzliche Tasten lohnt sich im Normalfall nicht.

Achtung: Auch als Kleingewerbetreibender sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass Ihre Registrierkasse finanzamtkonform ist.

2.2. Eingabemöglichkeit: In der Gastronomie kommen nur Flachtastatur und Touchscreen in Frage

Jede Registrierkasse benötigt irgendeinen Weg, die abzurechnenden Posten einzugeben – üblicherweise eine Tastatur, eventuell ergänzt um einen Barcodescanner. Doch zwischen den verschiedenen Tastaturen-Typen gibt es klare Unterschiede, sowohl in Bezug auf den Einsatzzweck als auch hinsichtlich des Preises.

Die klassischen Hubtastaturen (wie man Sie auch von Computertastaturen kennt) sind günstig in der Produktion, sind dafür aber nicht wasserdicht – in der Gastronomie häufig ein Ausschlusskriterium, da sich umkippende Gläser dort nie völlig vermeiden lassen. Touchscreen-Kassen können flexibel auf jeden denkbaren Einsatzzweck ausgerichtet werden.

Für einen kurzen Überblick haben wir die Vor- und Nachteile der verschiedenen Tastatur-Typen in einer Tabelle zusammengestellt:

Hubtastatur Flachtastatur Touchscreen
registrierkassen-vergleich: hubtastatur registrierkassen-vergleich: flachtastatur registrierkassen-vergleich: touchscreen
  • wird vor allem im Einzelhandel eingesetzt
  • ist in der Gastronomie weit verbreitet
  • ist für Gastronomie und Handel gleichermaßen geeignet
günstigster Registrierkassen-Typ meist mehr Tasten als Modelle mit Hubtastatur
komplexere Funktionalität möglich
oft gegen Wasserschäden geschützt
besonders flexibel
beinhaltet immer ein besonders hochauflösendes Bediener-Display
x eingeschränkter Funktionsumfang x höherer Preis x sehr teuer

2.3. Displays: Dem Kunden wird meist nur die Summe angezeigt

Fast jede Registrierkasse verfügt über zwei separate Displays: das Bediener-Display und das Kunden-Display. Auf dem Bediener-Display werden die gerade eingegebenen Daten angezeigt, damit der Verkäufer oder die Kellnerin diese noch einmal auf ihre Richtigkeit prüfen können.

Die meisten Bediener-Displays sind hochauflösend und mehrzeilig, sodass mehrere verbuchte Artikel sowie deren Bezeichnungen gleichzeitig angezeigt werden können. Bei Touchscreen-Kassen ist normalerweise kein separates Bediener-Display mehr vorhanden, die entsprechenden Daten werden dort auf einem Teilbereich des Touchdisplays angezeigt.

2.4. In Bezug auf die Funktionalität ist die Software oft wichtiger als die Hardware

Im Grunde genommen handelt es sich bei modernen Registrierkassensystemen um kleine Computer mit einem vereinfachten Interface. Dementsprechend ist für den Nutzwert des Geräts nicht nur die verbaute Hardware relevant, sondern nicht zuletzt auch die Registrierkassen-Software im Hintergrund.

Auf einzelne Software-Versionen möchten wir von Vergleich.org an dieser Stelle jedoch nicht im Detail eingehen. Für die meisten Nutzer sind ohnehin nur einige Kennzahlen und Funktionen relevant, vor allem die mögliche Anzahl an Bedienern, Warengruppen und einzelnen Artikeln.

kassensystem einzelhandel: bedienerin

Mit der Registrierkassen-Software können Sie im Idealfall für jede Ihrer Mitarbeiterinnen ein eigenes Bediener-Profil anlegen.

Je nachdem, wie viele Angestellte Sie beschäftigen, spielt die mögliche Anzahl der Bediener eine wichtige Rolle. Generell empfehlen wir, eine Registrierkasse zu kaufen, die die Erstellung von mindestens 15 bis 20 verschiedenen Bediener-Profilen unterstützt. Nur bei sehr kleinen Unternehmen, bei denen kein sonderliches Wachstum zu erwarten ist, lohnt auch der Kauf einer günstigen Registrierkasse mit beispielsweise acht Bediener-Profilen.

Jede Registrierkassen-Software bietet außerdem die Möglichkeit, das eigene Warensortiment in der Registrierkasse zu speichern. Dabei vergeben Sie für jeden Artikel eine Kennziffer, die sogenannte PLU (kurz für „Price-Look-Up“). Bei den meisten Registrierkassen können Sie die so erstellten Daten dann um Preis und Kurzbeschreibung ergänzen sowie einer Warengruppe zuordnen.

Die Zuordnung von Artikeln zu Warengruppen ist aus mehreren Blickwinkeln sinnvoll und wichtig. Es gibt zum Beispiel steuerliche Unterschiede zwischen verschiedenen Produktkategorien: Für Luxusgüter muss der volle Umsatzsteuersatz von 19 % ausgewiesen und abgeführt werden, während für die meisten Lebensmittel nur der reduzierte Steuersatz von 7 % gilt.

Außerdem kann eine feingliedrige Kategorisierung helfen, besonders umsatzstarke oder umsatzschwache Produktgruppen zu identifizieren, und dient damit auch der Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe. Daher raten wir von Registrierkassen ab, die nur eine geringe Anzahl von definierbaren Warengruppen bieten.

Was die notwendige Artikel-Anzahl angeht, ist es schwerer, eine allgemeingültige Empfehlung abzugeben. Während ein Supermarkt womöglich Zehntausende PLUs benötigen kann, ist für einen kleinen Fachhändler unter Umständen eine Registrierkasse mit 1.000 speicherbaren Artikeln vollkommen ausreichend.

kassensystem: finanzamtkonform durch sd-karte

2.5. Für finanzamtkonforme Anwendung: Drucker und Datenschnittstelle sind standardmäßig dabei

Wie bereits ausgeführt, ist seit Anfang 2017 für eine rechtssichere Nutzung der Registrierkasse eine elektronische Datenschnittstelle fest vorgeschrieben. Hier kommen vorwiegend zwei verschiedene Schnittstellen zum Einsatz: Entweder werden die Kassen-Daten auf einer SD-Speicherkarte (meistens im regulären Format, bei wenigen Modellen auf MicroSD) gespeichert oder per USB auf eine externe Festplatte geschrieben. Bei den besten Registrierkassen sind beide Schnittstellen parallel installiert.

Eine weitere Funktion, die ab 01.01.2020 rechtlich relevant wird, ist der Bondrucker. Denn ab diesem Zeitpunkt ist bei Nutzung elektronischer Kassensysteme auch die Belegausgabe verpflichtend vorgesehen. Jedoch gehört diese Komponente schon jetzt zur Standardausstattung elektronischer Registrierkassen.

2.6. Integrierte Peripherie: Geldschublade und Scanner-Anschluss sind oft optional

registrierkassen vergleich: geldschublade nur optional

Eine Geldschublade wird vorwiegend bei Registrierkassen für den Einzelhandel mitgeliefert.

Nur optional sind bei den Registrierkassen Bargeldschubladen oder Anschlussmöglichkeiten für Handscanner zu finden. Eine Bargeldschublade wird regulär bei auf den Einzelhandel ausgerichteten Registrierkassen mitgeliefert, Modelle für die Gastronomie verzichten üblicherweise darauf. Der Scanneranschluss ist hingegen fast ausschließlich auf die besten Registrierkassen im Vergleich beschränkt.

3. Registrierkassen im Test der Stiftung Warentest?

Bisher hat die Stiftung Warentest weder einen Registrierkassen-Test durchgeführt, noch anderweitig einen Registrierkassen-Testsieger benannt. Im Tochtermagazin „Finanztest“ wurden jedoch einige Meldungen zu Steuerbetrug mithilfe manipulierter Registrierkassen veröffentlicht.

4. Welche wichtigen Hersteller von Registrierkassen gibt es?

Auch wenn Registrierkassen im Alltag allgegenwärtig und für viele Gewerbetreibende von zentraler Bedeutung sind, ist die Anzahl einschlägiger Anbieter überschaubar. Neben den Registrierkassen der großen japanischen Elektronik-Konzerne Sharp und Casio sind vor allem Modelle zweier deutscher Marken auf dem Markt vertreten, die sich auf Registrierkassen spezialisiert haben: Quorion und Olympia.

Die wichtigsten Registrierkassen-Hersteller im Überblick:

  • Casio,
  • Olympia
  • Quorion
  • Sharp

5. Vergleich.org-FAQs: Häufige Fragen zu Registrierkassen

  • Besteht in der Gastronomie eine Registrierkassenpflicht?

    Jein. Grundsätzlich besteht zwar keine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu nutzen, in der Praxis kann es aber anders aussehen. Denn wenn ein Gastronomiebetrieb zum Beispiel auf Grundlage von § 22 UStG der Einzelaufzeichnungspflicht unterliegt, ist dies mit einer offenen Ladenkasse nur unter erheblichem Aufwand umzusetzen.
    Darüber hinaus kann sich das Fehlen einer Registrierkasse auch negativ auf die Gästezahlen auswirken: Denn für die steuerliche Anerkennung eines Geschäftsessens ist zwingend eine elektronisch erstellte Rechnung erforderlich. Wenn Sie noch eine offene Ladenkasse nutzen, fallen daher Geschäftsleute als wichtige Zielgruppe weg.
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  • Wie ist die rechtliche Situation in Österreich?

    Im Gegensatz zu Deutschland gilt in Österreich seit dem Jahr 2016 eine allgemeine Registrierkassenpflicht für alle Betriebe, deren Jahresumsatz 15.000 Euro und deren Barumsatz 7.500 Euro übersteigt.
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  • Was taugt ein Tablet-Kassensystem?

    Ob ein Tablet-Kassensystem für Sie in Frage kommt, hängt vom geplanten Einsatzzweck ab. Im Einzelhandel wird eine Kasse meist stationär eingesetzt und ist mit einer integrierten Geldschublade verbunden. Diese Funktionalität kann ein Tablet nicht ersetzen. Als Kassensysteme in der Gastronomie sind iPad-Apps wie Orderbird hingegen sehr beliebt, da sie vom Kellner schon zur Bestellannahme mit an den Tisch genommen werden können.
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Tastatur-Typ Flachtastatur
Anzahl Tasten ++
Ist die Olympia CM941F TSE Registrierkasse für den Gebrauch in der Gastronomie geeignet? Die Olympia CM941F TSE Re­gis­trier­kas­se verfügt über zahl­rei­che Ei­gen­schaf­ten, die auch für den Gebrauch in der Gas­tro­no­mie geeignet sind, unter anderem eine Tisch- und Split­funk­ti­on. Außerdem können Or­der­bons und BW-Belege erstellt werden. Eine Pro­gram­mier­soft­ware zur Op­ti­mie­rung ist zudem er­hält­lich.
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Tastatur-Typ Touchscreen
Anzahl Tasten +++
Ist die M&S SystemsSolution BlitzKasse mit einem Scanner-Anschluss ausgestattet? Ja, die Re­gis­trier­kas­se von M&S Sys­tems­So­lu­ti­on ist, wie fast alle Modelle in unserem Ver­gleich mit einem Scanner-An­schluss versehen.
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Besitzt die Sunmi V2 Pro Registrierkasse einen Scanner-Anschluss? Die Sunmi V2 Pro Re­gis­trier­kas­se besitzt keinen Scanner-An­schluss, denn der Scanner ist bereits in­te­griert. Die elek­tro­ni­sche Da­ten­si­che­rung funk­tio­niert über die Cloud.

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