Dokumentenscanner Vergleich 2025

Die Auswahl an Scannern ist relativ groß. Es gibt Buchscanner zum Bücher-Digitalisieren, Diascanner zur Digitalisierung von Dias oder Barecodescanner zum Ablesen von elektronischen Codes. Neben all diesen Arten, dient ein Dokumentenscanner zur schellen Erfassung großer Dokumentenmengen. In den meisten Dokumentenmanagementsystemen findet sich ein solcher Scanner, der automatisch in kürzester Zeit Fotos, Schreiben und Grafiken einscannen kann. Manchmal werden Sie auch als Einzugsscanner oder gar Durchzugsscanner bezeichnet. Je nach Ausführung können Sie 50 bis 1000 Seiten selbstständig bearbeiten. Die umfangreiche Scansoftware erlaubt auch eine automatische Texterkennung, sodass Vorlagen einfach in ein Schreibprogramm transportiert werden können.

Auf diesem Bild sehen wir einen Epson-Dokumentenscanner – konkret das Modell „Perfection V37“, das dank LED-Technologie kurze Aufwärmzeiten aufweist.

Tipp: Mittels mehrere CCD-Sensoren konnten fast alle Produkte aus den einschlägigen Dokumentenscanner-Tests 2025 Vorder- und Rückseite gleichzeitig einscannen. Manchmal wird dieses Verfahren auch als Duplex-Scan bezeichnet. Die Seiten werden automatisch von dem Scanner eingezogen, sodass der Benutzer beim Scannen nicht mehr daneben stehen muss.

Gegenüber einem einfachen Flachbettscanner liegen die Vorteile eigentlich auf der Hand. Dennoch möchten wir Ihnen anhand einer Grafik zeigen, welche Vorteile ein Dokumentenscanner für Ihr Dokumentenmanagement bringt.

Canon, Ricoh, Kodak oder Brother: Die Auswahl an Anbietern für Dokumentenscanner ist relativ groß. In unserer Übersicht zu Dokumentenscanner-Tests haben wir uns auf A4-Scanner beschränkt, die sich als schnelle Scanner zur Dokumentenarchivierung zu erkennen gaben. DIN-A3-Scanner wurden von uns hier nicht untersucht. Damit Sie dennoch den besten Dokumentenscanner für Ihre Zwecke finden, soll Ihnen unsere Kaufberatung als Hilfe dienen und alle wichtigen Informationen geben.

3.1 Kompatibilität

Auch wenn Sie einen günstigen Dokumentenscanner kaufen, sollten Sie auf die Kompatibilität für Ihr Betriebssystem achten. Gerade Dokumentenscanner Mac-Treiber sind relativ schwierig zu finden. Ein Canon Dokumentenscanner oder ein Ricoh Dokumentenscanner liefern diese Treiber in der Regel mit. Selbst wenn Sie ein Dokumentscanner Apple-Treiber finden, kann es Probleme mit dem Scanner-Programm bei Apple geben, da die Software häufig nicht das Mac OS X Betriebssystem unterstützt. Sie müssen sich meist die Software zum Dokumente-Einscannen suchen. Der Support des Herstellers bietet in der Regel keine Lösungen für die Dokumentenscanner-Station an.

3.2 Scan-Auflösung

Die Scan-Auflösung gibt an, wie gut die Scanqualität ist. Einzugscanner aus modernen Dokumentenscanner-Tests haben eine Auflösung von 600 x 600 dpi bis 1.200 x 1.200 dpi. Zum Scannen von Texten, Bildern und Grafiken ist dies ausreichend. Richtige Photo-Scanner aus können in einer Auflösung von 4.800 dpi scannen. Die Bilder sind viel genauer und besser. Allerdings dauert der Scan-Vorgang auch deutlich länger.

3.3 Scan-Format

Sicherlich gibt es A2-Scanner, die in einigen Business-Bereichen gebraucht werden. In verschiedenen Einzugscanner-Tests wurde sich aber vor allem um A4-Dokumentenscanner gekümmert. Falls Sie unregelmäßig bzw. nur einzelne A3- oder A2-Scans benötigen, sollten Sie den Scanservice eines Copyshops beauftragen. Für den Hausgebrauch ist ein A3- oder A2-Scanner kaum rentabel, da nur geringe Mengen solcher Dokumente gescannt werden.

Ein größerer Scanner lohnt sich bspw. für die Nutzung in einem Büro.

3.4 Scangeschwindigkeit

Beim Dokumentenmanagement und der Dokumentenverwaltung geht es immer auch um Schnelligkeit. Daher sollten Sie beim Dokumentenscanner fürs Büro und beim Dokumentscanner für zu Hause auch auf die Geschwindigkeit achten. Hochwertige Einzugscanner von beispielsweise Ricoh schaffen hier 60 Seiten pro Minute. Günstige Dokumentenscanner können nur acht Seiten in der Minute einlesen. Ein potenzieller Dokumentenscanner Testsieger sollte möglichst schnell Papiere abtasten können.

Anschließend werden die Scans als Datei gespeichert. Alle Modelle können mittlerweile die Dateien als JPEGs speichern. Wenn Sie für den Business-Bereich PDFs benötigen, ist die Funktion Scan-to-PDF wichtig. In diesem Falle kann die Scan-Software die Bilder gleich als PDF speichern. Eine Scan-to-PDF-Funktion haben nicht alle Modelle. Bei günstigen Einzugscanner von Canon oder Epson, die als Mini-Scanner angesehen werden können, sollten Sie dieses Feature nicht erwarten.

Die Bedienung des Epson-Dokumentenscanner erfolgt über die vier Bedienlemente, die wir hier unten rechts am Gerät erkennen.

3.5 Automatische Dokumentenzufuhr

Beim Dokumentenmanagement oder der Dokumentenverwaltung geht es nicht nur um das Einsparen von Zeit, sondern auch das Einsparen von Arbeitsleistung. Daher sind Dokumentenmanagementsysteme, die über einen Scanner mit Einzug verfügen, effektiver. Gemeint ist natürlich ein automatischer Einzug der zu scannenden Papiere. Fast alle Modelle aus den verschiedenen mobile Scanner-Tests sind Scanner mit Papiereinzug. Beim Dokumentenscan kann viel Zeit gespart werden, da die Dokumente nur eingelegt werden müssen und der Scanner sie nach und nach durchzieht. Mit einem hochwertigen Buisness-Scanner von Plustek oder Ricoh, der 50 Seiten auf einmal einziehen kann, wird die Dokumentenverwaltung stark vereinfacht.

3.6 Schnittstellen

Bevor das Gerät einen Nutzen bringt, muss es erst einmal in das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen werden. Dafür sind die Schnittstellen von großer Bedeutung. Alle Produkte in den einschlägigen Dokumentenscanner-Tests hatten einen USB-Anschluss und waren somit USB-Scanner. Der Unterschied zwischen USB 2.0 und USB 3.0 besteht in der Geschwindigkeit der Übertragung. Die beiden Systeme sind untereinander kompatibel, allerdings werden die Geschwindigkeiten angepasst.

Vor allem, wenn viele Personen den Scanner benutzen wollen, lohnt sich die Anschaffung eines Netzwerk-Dokumentenscanners. Scanner mit Netzwerkanschluss verfügen entweder über eine LAN- oder eine WLAN-Verbindung. Zur einfacheren Einrichtung sollten Sie auf WPS, das WiFi-Protec-Setup achten. Die Einrichtung kann in einem solchen Falle über Knopfdruck erfolgen, wenn sowohl Scanner als auch Rechnern ein solches System haben.

3.7 Wichtige Hersteller und Marken

• Brother
• Canon
• Epson
• Ricoh
• HP
• IRIScan
• Kodak
• Panasonic
• Plustek

Hinweis: Alle ehemaligen Fujitsu-Produkte aus der PFU-Scannersparte wurden im August 2022 von der Firma Ricoh übernommen.

Einen Dokumentenscanner Vergleich der Stiftung Warentest gibt es bisher noch nicht. Daher können wir Ihnen auch keinen reinen Dokumentenscanner Testsieger vorstellen. Drucker wurden allerdings schon von der Stiftung Warentest untersucht. So könnte Sie der Drucker Vergleich von der Ausgabe 12/2023 interessieren.

Wie wir herausfinden, ist es mit diesem Epson-Dokumentenscanner möglich auf Knopfdruck direkt in eine Email zu scannen oder in ein mehrseitiges, navigierbares PDF.