Das Wichtigste in Kürze
  • Neben den Hochleistungs-Dokumentenscannern, die aus dem Office-Bereich bekannt sind, gibt es auch mobile Scanner für den Hausgebrauch. Sie sind besonders klein in den Abmessungen und kaum größer als ein A4-Blatt. Auch mobile Scanner können schnell größere Mengen an Dokumenten oder Fotos in guter Qualität automatisch einscannen.
  • Wenn Sie einen Dokumentenscanner kaufen, sollten Sie sich fragen, ob Sie einen Netzwerkanschluss benötigen. Vor allem, wenn mehrere Personen von unterschiedlichen Rechnern den Scanner nutzen möchten, ist dies sinnvoll. Allerdings kostet diese Flexibilität auch seinen Preis.
  • In einem Büro, in dem viel gescannt wird, sollte darauf geachtet werden, dass der Scanner einen möglichst großen automatischen Dokumenteneinzug hat. So können große Mengen an Rechnungen, Quittungen, Anschreiben und anderen Dokumenten relativ schnell und automatisch digitalisiert werden.

Dokumentenscanner Test

Ob im richtigen Office oder im kleinen Heimbüro: Irgendwann fangen die Berge an Papieren und Dokumenten an, einen Nutzer zu erschlagen. Sollten Sie auf Ihrem Bürostuhl sitzen und Ihre Kollegen nur noch sehen, wenn Sie durch akrobatische Verrenkungen an den Aktenstapeln vorbeischauen, dann sollten Sie sich überlegen, die Akten zu digitalisieren und in ein Archiv zu verbannen. Da die Auswahl an Produkten in der Kategorie der Scanner ziemlich groß ist, möchten wir Ihnen im Ratgeber zu den diversen Dokumentenscanner-Tests 2025 zeigen, wie Sie den besten Dokumentenscanner für Ihr Dokumentenmanagementsystem finden.

1. Was ist ein Dokumentenscanner?

Die Auswahl an Scannern ist relativ groß. Es gibt Buchscanner zum Bücher-Digitalisieren, Diascanner zur Digitalisierung von Dias oder Barecodescanner zum Ablesen von elektronischen Codes. Neben all diesen Arten, dient ein Dokumentenscanner zur schellen Erfassung großer Dokumentenmengen. In den meisten Dokumentenmanagementsystemen findet sich ein solcher Scanner, der automatisch in kürzester Zeit Fotos, Schreiben und Grafiken einscannen kann. Manchmal werden Sie auch als Einzugsscanner oder gar Durchzugsscanner bezeichnet. Je nach Ausführung können Sie 50 bis 1000 Seiten selbstständig bearbeiten. Die umfangreiche Scansoftware erlaubt auch eine automatische Texterkennung, sodass Vorlagen einfach in ein Schreibprogramm transportiert werden können.

Ein geöffneter Dokumentenscanner im Test von der Seite von oben auf einer hellen Fläche.

Auf diesem Bild sehen wir einen Epson-Dokumentenscanner – konkret das Modell „Perfection V37“, das dank LED-Technologie kurze Aufwärmzeiten aufweist.

Tipp: Mittels mehrere CCD-Sensoren konnten fast alle Produkte aus den einschlägigen Dokumentenscanner-Tests 2025 Vorder- und Rückseite gleichzeitig einscannen. Manchmal wird dieses Verfahren auch als Duplex-Scan bezeichnet. Die Seiten werden automatisch von dem Scanner eingezogen, sodass der Benutzer beim Scannen nicht mehr daneben stehen muss.

Gegenüber einem einfachen Flachbettscanner liegen die Vorteile eigentlich auf der Hand. Dennoch möchten wir Ihnen anhand einer Grafik zeigen, welche Vorteile ein Dokumentenscanner für Ihr Dokumentenmanagement bringt.

    Vorteile
  • einfaches und schnelles Scannen von Dokumenten
  • gute Texterkennung durch Scanner-Software
  • relativ klein und kompakt, daher als mobiler Scanner verwendbar
  • gleichzeitiges beidseitiges Scannen – als Duplex-Dokumentenscanner verwendbar

2. Welche Scanner-Typen gibt es?

Scanner-Art Bild Kurzbeschreibung
Barcodescanner barcodescanner Barcodescanner sind vor allem aus dem Supermarkt und anderen Verkaufs-Unternehmen bekannt. Wenn Sie gerne Ihre Gegenstände katalogisieren und in einer Datenbank speichern möchten, sollten Sie ihn benutzen. Er kann lediglich Barcodes scannen.
Buchscanner Plustek OpticBook 3800 Buchscanner sind aus diversen Bibliotheken und Archiven als monströse Maschinen bekannt. Dort sind es üblicherweise A3-Scanner. Für den Hausgebrauch gibt es spezielle Scanner von Plustek, die zwar nicht als A3-Scanner aufwarten können, aber dennoch für die Digitalisierung von Büchern optimiert wurden.
Fotoscanner rollei-fotoscanner Fotoscanner werden auch als Negativscanner oder Filmscanner bezeichnet. Meistens können sie richtige Fotos, Negative und Dias scannen.
Handscanner Handscanner Handscanner werden manchmal auch als ScanPen bezeichnet. Mit Ihnen können Sie schnell über eine Seite gleiten und durch eine WLAN-Verbindung die Daten als Bild auf Ihrem Smartphone speichern. Nähere Informationen erhalten Sie in einem der gängigen Handscanner-Tests.
Netzwerk-Scanner plustek-netzwerkscanner Netzwerk-Scanner oder Netzwerkscanner sind alle Modelle aus einem Scanner Vergleich, die über einen LAN- oder WLAN-Anschluss verfügen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um herkömmliche Flachbettscanner oder Dokumenten-Scanner handelt. Solange mehrere Personen darauf in einem Netzwerk zugreifen können, ist es ein Netzwerkscanner. Einige Office-Modelle aus unserem Überblick über Dokumentenscanner-Tests zählen in diese Kategorie.
Visitenkartenscanner dymo-visitenkartenscanner Dies sind keine Hochleistungsscanner, sondern eher kleine und mobile Geräte, die dem Scannen kleinerer Kärtchen dienen. Mit einem Visitenkartenscanner können Sie vor allem Ausweise und Visitenkarten in einer guten Auflösung scannen.
Funkscanner albrecht-funkscanner Scanner können nicht nur Bilder oder Codes einlesen, sondern auch Funksignale einfangen. Mit einem Funkscanner können Sie also Menschen abhören, die Funkgeräte verwenden. Dies geht auch bei Babyphonen.
Ein getesteter Dokumentenscanner mit geöffnetem Deckel vor einer hellen Wand.

Laut unseren Informationen scannt dieser Epson-Dokumentenscanner mit einer Auflösung von 4800 dpi.

3. Welche Kaufkriterien für Dokumentenscanner sind entscheidend?

Canon, Ricoh, Kodak oder Brother: Die Auswahl an Anbietern für Dokumentenscanner ist relativ groß. In unserer Übersicht zu Dokumentenscanner-Tests haben wir uns auf A4-Scanner beschränkt, die sich als schnelle Scanner zur Dokumentenarchivierung zu erkennen gaben. DIN-A3-Scanner wurden von uns hier nicht untersucht. Damit Sie dennoch den besten Dokumentenscanner für Ihre Zwecke finden, soll Ihnen unsere Kaufberatung als Hilfe dienen und alle wichtigen Informationen geben.

3.1 Kompatibilität

Auch wenn Sie einen günstigen Dokumentenscanner kaufen, sollten Sie auf die Kompatibilität für Ihr Betriebssystem achten. Gerade Dokumentenscanner Mac-Treiber sind relativ schwierig zu finden. Ein Canon Dokumentenscanner oder ein Ricoh Dokumentenscanner liefern diese Treiber in der Regel mit. Selbst wenn Sie ein Dokumentscanner Apple-Treiber finden, kann es Probleme mit dem Scanner-Programm bei Apple geben, da die Software häufig nicht das Mac OS X Betriebssystem unterstützt. Sie müssen sich meist die Software zum Dokumente-Einscannen suchen. Der Support des Herstellers bietet in der Regel keine Lösungen für die Dokumentenscanner-Station an.

3.2 Scan-Auflösung

Die Scan-Auflösung gibt an, wie gut die Scanqualität ist. Einzugscanner aus modernen Dokumentenscanner-Tests haben eine Auflösung von 600 x 600 dpi bis 1.200 x 1.200 dpi. Zum Scannen von Texten, Bildern und Grafiken ist dies ausreichend. Richtige Photo-Scanner aus können in einer Auflösung von 4.800 dpi scannen. Die Bilder sind viel genauer und besser. Allerdings dauert der Scan-Vorgang auch deutlich länger.

3.3 Scan-Format

Sicherlich gibt es A2-Scanner, die in einigen Business-Bereichen gebraucht werden. In verschiedenen Einzugscanner-Tests wurde sich aber vor allem um A4-Dokumentenscanner gekümmert. Falls Sie unregelmäßig bzw. nur einzelne A3- oder A2-Scans benötigen, sollten Sie den Scanservice eines Copyshops beauftragen. Für den Hausgebrauch ist ein A3- oder A2-Scanner kaum rentabel, da nur geringe Mengen solcher Dokumente gescannt werden.

Hand platziert Papier auf einem Test-Dokumentenscanner.

Ein größerer Scanner lohnt sich bspw. für die Nutzung in einem Büro.

3.4 Scangeschwindigkeit

Beim Dokumentenmanagement und der Dokumentenverwaltung geht es immer auch um Schnelligkeit. Daher sollten Sie beim Dokumentenscanner fürs Büro und beim Dokumentscanner für zu Hause auch auf die Geschwindigkeit achten. Hochwertige Einzugscanner von beispielsweise Ricoh schaffen hier 60 Seiten pro Minute. Günstige Dokumentenscanner können nur acht Seiten in der Minute einlesen. Ein potenzieller Dokumentenscanner Testsieger sollte möglichst schnell Papiere abtasten können.

Anschließend werden die Scans als Datei gespeichert. Alle Modelle können mittlerweile die Dateien als JPEGs speichern. Wenn Sie für den Business-Bereich PDFs benötigen, ist die Funktion Scan-to-PDF wichtig. In diesem Falle kann die Scan-Software die Bilder gleich als PDF speichern. Eine Scan-to-PDF-Funktion haben nicht alle Modelle. Bei günstigen Einzugscanner von Canon oder Epson, die als Mini-Scanner angesehen werden können, sollten Sie dieses Feature nicht erwarten.

Dokumentenscanner getestet: Ein geschlossenes Gerät lehnt an einer hellen Wand.

Die Bedienung des Epson-Dokumentenscanner erfolgt über die vier Bedienlemente, die wir hier unten rechts am Gerät erkennen.

3.5 Automatische Dokumentenzufuhr

Was ist eigentlich ADF

ADF steht für „Automatic Document Feeder“ und bezeichnet einen automatischen Vorlageneinzug oder einen automatischen Dokumenteinzug. Ein solcher automatischer Vorlagenwechsler zieht das Papier eines Stapels automatisch ein, zieht sie über die Scanfläche und gibt das Original auf der anderen Seite des Gerätes wieder aus.

Beim Dokumentenmanagement oder der Dokumentenverwaltung geht es nicht nur um das Einsparen von Zeit, sondern auch das Einsparen von Arbeitsleistung. Daher sind Dokumentenmanagementsysteme, die über einen Scanner mit Einzug verfügen, effektiver. Gemeint ist natürlich ein automatischer Einzug der zu scannenden Papiere. Fast alle Modelle aus den verschiedenen mobile Scanner-Tests sind Scanner mit Papiereinzug. Beim Dokumentenscan kann viel Zeit gespart werden, da die Dokumente nur eingelegt werden müssen und der Scanner sie nach und nach durchzieht. Mit einem hochwertigen Buisness-Scanner von Plustek oder Ricoh, der 50 Seiten auf einmal einziehen kann, wird die Dokumentenverwaltung stark vereinfacht.

3.6 Schnittstellen

Bevor das Gerät einen Nutzen bringt, muss es erst einmal in das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen werden. Dafür sind die Schnittstellen von großer Bedeutung. Alle Produkte in den einschlägigen Dokumentenscanner-Tests hatten einen USB-Anschluss und waren somit USB-Scanner. Der Unterschied zwischen USB 2.0 und USB 3.0 besteht in der Geschwindigkeit der Übertragung. Die beiden Systeme sind untereinander kompatibel, allerdings werden die Geschwindigkeiten angepasst.

Vor allem, wenn viele Personen den Scanner benutzen wollen, lohnt sich die Anschaffung eines Netzwerk-Dokumentenscanners. Scanner mit Netzwerkanschluss verfügen entweder über eine LAN- oder eine WLAN-Verbindung. Zur einfacheren Einrichtung sollten Sie auf WPS, das WiFi-Protec-Setup achten. Die Einrichtung kann in einem solchen Falle über Knopfdruck erfolgen, wenn sowohl Scanner als auch Rechnern ein solches System haben.

3.7 Wichtige Hersteller und Marken

  • Brother
  • Canon
  • Epson
  • Ricoh
  • HP
  • IRIScan
  • Kodak
  • Panasonic
  • Plustek

Hinweis: Alle ehemaligen Fujitsu-Produkte aus der PFU-Scannersparte wurden im August 2022 von der Firma Ricoh übernommen.

4. Gibt es einen Dokumentenscanner-Vergleich bei der Stiftung Warentest?

Einen Dokumentenscanner Vergleich der Stiftung Warentest gibt es bisher noch nicht. Daher können wir Ihnen auch keinen reinen Dokumentenscanner Testsieger vorstellen. Drucker wurden allerdings schon von der Stiftung Warentest untersucht. So könnte Sie der Drucker Vergleich von der Ausgabe 12/2023 interessieren.

Getestet: Ein Dokumentenscanner von schräg oben mit geschlossener Klappe und Stromkabel auf einem beigen Boden.

Wie wir herausfinden, ist es mit diesem Epson-Dokumentenscanner möglich auf Knopfdruck direkt in eine Email zu scannen oder in ein mehrseitiges, navigierbares PDF.

5. Fragen und Antworten rund um das Thema Dokumentenscanner

5.1 Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?

Mittels CCD-Sensorenleisten werden einzelne Blätter abgetastet. Es handelt sich dabei um elektrische Bauteile, die aus einer Matrix lichtempfindlicher Fotodioden bestehen. Letztlich wird der innere photoelektrische Effekt ausgenutzt. Die genaue Funktionsweise soll ein Video anhand eines Flachbettscanners erklären.

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5.2 Was kann ein Dokumentenscanner?

Im Bereich des Dokumentenmanagements und der Dokumentenverwaltung sind Einzugscanner oder ein mobiler Dokumentenscanner eine echte Arbeitserleichterung. Mit Ihnen können schnell größere Mengen an Akten und Papieren in einer ausreichenden Qualität gescannt werden. Wenn Sie einen solchen Scanner kaufen, sollten Sie allerdings nicht erwarten, dass Sie eine hochauflösende Fotoscanqualität erhalten. Für das Scannen von Dokumenten werden Geräte mit Auflösungen von 4.800 dpi nicht benötigt.

Alle Produkte aus den unterschiedlichen Dokumentenscanner-Tests verfügten über das Duplex-Verfahren. In diesem Falle kann der Dokumentenscanner beidseitig scannen und so zwei Seiten gleichzeitig abtasten. Einige Produkte haben einen LAN- oder WLAN-Anschluss. Wenn der Dokumentenscanner netzwerkfähig ist, kann er von mehreren Rechnern genutzt werden. Bei den meisten DMS-Systemen kann dadurch das Gerät effektiv genutzt werden.

Ein getesteter Epson Flachbettscanner, von schräg vorn betrachtet, steht auf weißem Regal.

Der Epson V39 ist gut für zu Hause geeignet.

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5.3 Welche Dokumentenscanner-Software ist gut?

Gute Programme zum Scannen zu finden, ist oft relativ schwierig. Vor allem Dokumentenscanner für Macs haben meist Probleme mit der Software. In diversen Tests von einigen Computerzeitschriften wurde das Programm Nuance PaperPort zur Verwaltung von Dokumenten empfohlen. Aber Dokumentenscanner-Empfehlungen für Software zu geben, ist sehr schwierig. Man sollte zunächst eigene Dokumentenscanner Erfahrung mit den mitgelieferten Programmen machen und dann eventuell ein besseres kaufen.

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5.4 Dokumentenscanner im Netzwerk einrichten – wie geht das?

Die Einrichtung eines Netzwerkscanners erfordert immer ein wenig Geschick, besonders wenn die WPS-Funktion nicht funktioniert. In dem folgenden Video sehen Sie, wie man einen Scanner mit Einzelblatteinzug im Netzwerk verwenden kann.

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5.5 Was sind mobile Dokumentenscanner?

Ein mobiler Dokumentenscanner ist oft nur geringfügig größer als ein A4-Blatt und kann dieses relativ einfach einscannen. Im Gegensatz zu richtigen Office-Dokumentenscannern ist jedoch die Geschwindigkeit deutlich geringer. Mobile Geräte eignen sich daher primär für geringe Scanmengen. Ihr Vorteil liegt natürlich in ihrer Tragbarkeit – so können Dokumente auch von verschiedenen Laptops und Räumen aus gescannt werden, ohne viel Platz wegzunehmen.

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Videos zum Thema Dokumentenscanner

In dem Youtube-Video wird der Fujitsu ScanSnap iX1600 (inzwischen produziert von Ricoh) vorgestellt – ein leistungsfähiger und benutzerfreundlicher Dokumentenscanner. Der Sprecher zeigt den Lieferumfang des Geräts und gibt Hinweise zur Nutzung. Auch die einfache Einrichtung des ScanSnap iX1600 wird veranschaulicht.

Das Youtube-Video führt in die Welt der Dokumentenscanner ein und stellt dafür insbesondere das Epson WorkForce ES-580W in den Fokus. Hier werden die Funktionalitäten dieses Scanners beleuchtet und getestet, aber auch Schwächen aufgezeigt. Auch der Brother ADS 1700 W wird vorgestellt und mit dem Epson-Scanner verglichen.

Dokumentenscanner Vergleich 2026 im Überblick

Quellenverzeichnis