CRM-Software Vergleich 2025

Eine CRM-Software dient in erster Linie dazu, den Vertrieb und die Kundenverwaltung zu optimieren. Es ermöglicht Unternehmen, sämtliche Daten und Informationen zu ihren Kunden zentral zu speichern, zu organisieren und effizient zu nutzen. Dies kann von grundlegenden Kontaktinformationen bis hin zu detaillierten Verkaufshistorien und Kommunikationsprotokollen reichen. Wenn Sie etwa im Vertrieb tätig sind, hilft Ihnen ein CRM-Tool den Überblick über Leads, Potenziale und Verkaufschancen zu behalten.

Doch das Einsatzgebiet einer CRM-Software beschränkt sich nicht nur auf CRM im Vertrieb. Auch im Marketing kann solch ein Tool einen erheblichen Mehrwert bieten. Beispielsweise hilft CRM im Marketing gezielte Kampagnen basierend auf dem Verhalten und den Vorlieben der Kunden zu planen und durchzuführen.

Einige fortschrittlichere Kundenmanagement-Softwares bieten sogar Funktionen, die über das klassische Kundenbeziehungsmanagement hinausgehen. Sie werden als Projektmanagement-Tool oder sogar für das Personalmanagement verwendet. Dies ermöglicht Teams, Projekte zu planen, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.

Um Ihnen einen detaillierten Überblick über die vielfältigen Kategorien und Möglichkeiten einer CRM-Software zu geben, haben wir von vergleich.org eine Tabelle mit verschiedenen Anwendungsbereichen und Erläuterungen dazu:

Besonders im Sales ist Kundenmanagement zentral für den Erfolg. Doch auch andere Abteilungen profitieren von einem CRM-System.

Besonders beim CRM für kleine Unternehmen oder CRM für Start-ups ist der Preis ein entscheidender Faktor. CRM-Software-Tarife variieren stark. Dies hängt nicht nur vom jeweiligen Anbieter ab, sondern auch vom gewählten Abrechnungsmodell. Generell unterscheiden wir zwischen zwei Hauptmodellen: den Abo-Modellen und den Standalone-Lösungen.

2.1. Abrechnungsmodell und Kosten

Beraten Sie sich in Ihrem Team, bevor Sie sich für eine CRM-Software entscheiden. Diese kann bei umfangreichen Funktionen schnell teuer werden.

Die Abo-Modelle sind heutzutage die gängigste Form, bei der die Kunden monatlich oder jährlich für den Zugriff auf die Software zahlen. Der Vorteil dieser CRM-Software-Tarife liegt in der Flexibilität. Unternehmen können je nach Bedarf Upgrades durchführen oder ihre Abonnements je nach Geschäftsentwicklung anpassen. Dies ist besonders beim CRM für Start-ups relevant. Zudem sind hier oft Updates und Support inbegriffen. Es gibt jedoch auch einen Nachteil: Im Laufe der Zeit werden die Gesamtkosten, je nach Nutzungsdauer, recht hoch, da stetige Zahlungen erforderlich sind.

Im Gegensatz dazu stehen die Standalone-Lösungen. Hierbei erwerben Sie die Software einmalig und besitzen dann eine Lizenz zur dauerhaften Nutzung. Dies kann initial teurer sein, bietet aber den Vorteil, dass keine wiederkehrenden Gebühren anfallen. Ein möglicher Nachteil ist, dass Updates und Support nicht immer inkludiert sind und gegebenenfalls zusätzliche Kosten verursachen.

Um Ihnen eine grobe Vorstellung zu geben, könnten Abo-Modelle zwischen 20 € und 200 € pro Benutzer und Monat liegen, während Standalone-Lösungen je nach Funktionsumfang und Anbieter zwischen 500 € und 5.000 € als einmalige Gebühr kosten. Diese Zahlen variieren natürlich je nach Anbieter.

2.2. Kostenloser Testzeitraum

Vor der Entscheidung für eine bestimmte CRM-Lösung möchten Sie sicherlich wissen, ob diese auch wirklich passt. Viele Anbieter von CRM-Software bieten daher Testzeiträume an. Diese Testphasen ermöglichen es Ihnen, die Software ohne Verpflichtungen auszuprobieren und zu sehen, ob sie den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die Dauer dieser Testzeiträume variiert, wobei Zeiträume zwischen 7 und 45 Tagen am häufigsten sind.

Tipp: Die Testversion eines CRMs lässt sich bequem online anfordern. Achten Sie jedoch auf rechtzeitige Kündigung des Kundenverwaltungsprogramms, falls Sie die Kundenverwaltungs-Software nicht weiter nutzen möchten.

Grundlegende Funktionen, die Sie in den meisten CRM-Softwares finden werden, umfassen eine Kontaktverwaltung. Diese CRM-Datenbank ermöglicht es Ihnen, Kundendaten zentral zu speichern, zu aktualisieren und zu organisieren. Das beinhaltet nicht nur Namen und Adressen, sondern auch Kommunikationsverläufe, Kaufhistorien und mehr.

Durch ein Verkaufschancen-Management verfolgen Vertriebsteams den Status von Leads und Verkaufschancen, um sicherzustellen, dass kein potenzieller Kunde übersehen wird. Eine Task- und Terminverwaltung hilft dabei, Aufgaben, Termine und Deadlines zu überwachen, und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind.

Dazu gehört auch die Berichterstattung und Analyse: Erstellen Sie detaillierte Berichte über Verkaufszahlen, Kundentrends und mehr, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Durch eine E-Mail-Integration vernetzen Sie Ihre E-Mail-Systeme mit der CRM-Software, um Kommunikationen zu zentralisieren und den Workflow zu verbessern. Das funktioniert sowohl intern als auch als CRM im Marketing mit Newslettern und anderer Kundenkommunikation.

Durch Automatisierung von Marketingkampagnen erstellen Sie gezielte Marketingkampagnen basierend auf den in der Software gesammelten Kundendaten. Häufig können Sie beispielsweise über ein CRM cloudbasiert Social-Media-Kampagnen vorplanen und automatisch veröffentlichen. Hierfür muss das CRM-System natürlich online sein und nicht im Intranet Ihres Unternehmens.

Achten Sie auf die Plattformen der CRM-Software. Gerade für Vertriebsteams ist eine mobile Version sehr wichtig.

Laut diversen CRM-Software-Tests im Internet gibt es bei der Auswahl und Implementierung einige Überlegungen, die über den bloßen Funktionsumfang oder die Kosten hinausgehen. Diese machen den Unterschied zwischen dem Erfolg und Misserfolg eines CRM-Systems in Ihrem Unternehmen aus.

4.1. Sprache der Software

Eines der grundlegendsten, aber oft übersehenen Elemente bei der Auswahl einer CRM-Software ist die Sprachunterstützung. Für viele deutsche Unternehmen ist es essenziell, dass die Software in deutscher Sprache verfügbar ist – sowohl in Bezug auf die Benutzeroberfläche als auch auf den Support. Während viele der großen internationalen CRM-Anbieter mittlerweile deutsche Versionen ihrer Produkte anbieten, gibt es auch Lösungen, die ausschließlich in Englisch oder anderen Sprachen angeboten werden. Das kann für manche Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen und die Akzeptanz und Effizienz der Software beeinträchtigen.

4.2. Mögliche Plattformen

Die Art und Weise, wie Ihr Team auf die CRM-Datenbanken und Funktionen zugreift, kann einen erheblichen Einfluss auf die Akzeptanz und Nutzung im Unternehmen haben. Hier sind einige Überlegungen:

• App-Unterstützung: Bietet die CRM-Software eine mobile App für iOS und Android für Smartphones oder Tablets an? Dies ist besonders wichtig für Vertriebsteams und andere Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind und von überall aus auf ihre Kundendaten zugreifen müssen.

• Installationsanforderungen: Einige CRM-Systeme erfordern, dass Sie eine spezielle Software auf Ihren Computern oder Servern installieren. Andere CRMs sind rein online und webbasiert und benötigen nur einen Internetzugang und einen Browser. Je nach IT-Infrastruktur und Vorlieben kann dies ein entscheidender Faktor sein.
• Datenlagerung: Ein weiteres wichtiges Thema ist die Frage, wo die Kundendaten gespeichert werden. Einige Unternehmen bevorzugen es, ihre Daten auf eigenen Servern zu behalten, statt sie in einer CRM-Cloud zu speichern. Dies kann aus Sicherheitsgründen oder aufgrund interner Richtlinien der Fall sein.