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0 der besten Zeiterfassungssysteme im Test:

Aktualisiert: 29.10.2017

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4,6/5 aus 16 Bewertungen

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Abbildung
Anbieter
Verwendung
Zielgruppen
teamfähig
Gratis-Testphase
Systeme/Geräte
lokale Installation
Website-Sprachen
Tool-Sprachen
unterstützt Währungen/Länder
Support via
alternativer Login
Browser-Extension
Desktop-Widget
mehrere Nutzer-Rollen
Reports
manuelle Zeiterfassung
Zeiterfassung per Stoppuhr
automatische Zeiterfassung
Kalender-Daten importierbar
mehrere Aufgaben-Level
anrechenbare & nicht anrechenbare Stunden
Budgetierung
Fakturierung
Rechnungsstellung
Ressourcenplanung
Reisekostenabrechnung
Integrationen anderer Tools
Besonderheiten
Vor- und Nachteile
Gratis-Version nach Testphase
Preis-Kategorie 1
Preis-Kategorie 2
Preis-Kategorie 3
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4,6 /5 aus 16 Bewertungen

10 sehr gefragte Time Tracking Tools im Vergleich

Das Wichtigste in Kürze
  • Es gibt sehr viele und sehr unterschiedliche Zeiterfassungssysteme. Die große Anzahl liegt vor allem daran, dass für grundsätzlich unterschiedliche Lösungen derselbe Oberbegriff verwendet wird.
  • Gehen Sie systematisch vor, um das geeignete Tool für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu finden: Schränken Sie die Auswahl entlang eines Kriterien- und Prioritäten-Katalogs immer weiter ein.
  • Testen Sie die 2 oder 3 Finalisten Ihres Auswahl-Verfahrens einige Tage in der Praxis, um herauszufinden, welche Software am besten zu Ihren Zielen und Ihrem Team passt.

1. Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Es gibt sehr viele Tools zur Zeiterfassung. Bei unseren Recherchen haben wir über 200 verschiedene Tools zur Zeiterfassung gefunden.

In die Vorauswahl, aber nicht in die Top 10, haben es diese Tools geschafft:

Die hohe Anzahl der Zeiterfassungssysteme liegt vor allem daran, dass der Oberbegriff für grundsätzlich unterschiedliche Anwendungen benutzt wird.

Allen Zeiterfassungssystemen gemeinsam ist lediglich diese kurze, nicht sehr aussagekräftige Beschreibung:

  • Mittels Time Tracking-Tools werden Arbeits-Zeiten erfasst.

Bei jeder genaueren Beschreibung der Gattung beginnen schon die Unterschiede.

Produktivitätskontrolle und Projektzeit-Erfassung in einem

bietet von den 10 getesteten Zeiterfassungssystemen nur TimeCamp

Grundsätzlich gibt es 2 Hauptkategorien bei den Zeiterfassungssytemen, die sich nach ihrem Verwendungszweck richten.

Wollen Sie ein Zeiterfassungssystem hauptsächlich nutzen, um Anwesenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu erfassen oder suchen Sie ein Time Tracking-Tool, um den Arbeitsaufwand für einzelne Aufgaben und Projekte zu messen und zu steuern?

Tools zur Arbeitszeiterfassung und Produktivitäts-Kontrolle

Hubstaff | Time Camp | Time Doctor | Tsheets | timetac

Einige Zeiterfassungssysteme sind – etwas salopp ausgedrückt – eine digitale und um diverse Funktionen erweiterte Variante der Stempeluhr: Mit ihnen werden vor allem die Arbeitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens erfasst, im einigen Fällen zusätzlich Fehl- und Urlaubszeiten. Ziel dieser Tools ist es, die Anwesenheit und die Produktivität der Mitarbeiter zu kontrollieren und teilweise auch zu steuern.

Tools zur Ermittlung des Zeitaufwands für einzelne Kunden

Harvest | mite | Time Camp | timely | Toggl | Tracking Time

Die zweite Kategorie der Time Tracking-Tools dient vor allem der Ermittlung des Arbeits-Aufwands für einzelne Kunden/Projekte und der Steuerung der Personal-Ressourcen in Projekten. Von jedem Team-Mitglied werden die Zeiten aufgezeichnet, die – bei den meisten Tools für bestimmte Aufgaben – in bestimmten Projekten benötigt werden. In einigen Time Tracking-Tools können mittels der aufgezeichneten Projekt-Arbeitszeiten auch gleich Rechnungen an die Kunden generiert werden.

Zeiterfassungssysteme Toggl Timer

Mit Toggl trackt man seine Zeit projekt-bezogen

2. Wer wird mit dem Zeiterfassungssystem arbeiten?

Sie sollten bei der Auswahl 'Ihres' Zeiterfassungssystems die Mitarbeiter im Hinterkopf haben, die damit arbeiten sollen.

Das betrifft einerseits quantitative Aspekte, nämlich die Anzahl der Personen und Vorgänge, die die Software bewältigen können muss.
Andererseits muss eine täglich genutzte Software aber auch qualitativ zu den Menschen passen, die sie nutzen.

2.1 Ist die Software auf Ihre Unternehmensgröße ausgelegt?

Auch für große Unternehmen konzipiert sind

Harvest | Hubstaff | Time Doctor | Toggl | Tsheets | timetac

Eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl der Zeiterfassungs-Software ist, ob sie auf die Größe Ihres Unternehmens, die Zahl Ihrer Mitarbeiter ausgelegt ist.

Grundsätzlich teamfähig sind alle getesteten Tools, Anwendungen für nur einen Nutzer haben es nicht in unsere Top 10 geschafft.

Kleinere Teams werden mit allen 10 getesteten Time Tracking-Tools glücklich.

Aber je größer Ihr Unternehmen ist, je mehr Nutzer sie mit der Software arbeiten lassen wollen, desto weniger der getesteten Anwendungen kommen in Frage.

Das hängt nicht zuletzt mit der Größe der Server und den damit verbundenen Kosten zusammen, die die Softwareanbieter bereitstellen müssen, denn je mehr Nutzer, desto mehr Daten müssen verwaltet werden. Und auch die Oberflächen und Strukturen mancher Software sind nicht darauf ausgelegt, bei vielen Nutzern noch übersichtlich zu bleiben und schnell genug zu reagieren.

Zeiterfassungssysteme TSheets Scheduling

TSheets ist als Personalverwaltung und Arbeitszeiterfassungs-Tooll auch für Konzerne geeignet

2.2 Spricht die Software die Sprache Ihres Teams?

Diese Tools sind (mindestens) in Deutsch und Englisch verfügbar

mite | Time Camp | Time Doctor | Tracking Time| timetac

Wenn die Website des Zeiterfassungssystems nicht von jedem Mitarbeiter ohne Übersetzer verstanden wird, ist das sicher noch zu verkraften, denn in nahezu jedem Unternehmen gibt es Englisch-sprechende Mitarbeiter, die nötigenfalls bei der Auswahl der Software behilflich sein können.

Wenn aber alle Navigationspunkte, Feldbezeichnungen und Erläuterungen innerhalb der Software selbst nur in einer Sprache verfügbar sind, die nicht jeder im Unternehmen versteht, kann das schon zu diversen Hakeleien im Anwendungs-Alltag führen.
Insofern sollte man sich vergewissern, dass jeder im Unternehmen gut genug Englisch versteht – oder man dieses Manko irgendwie ausgleichen kann - bevor man sich für eine ausschließlich in Englisch verfügbare Software entscheidet.

Bei einigen der Tools wird auch mit verschiedenen Währungen gearbeitet bzw. sie unterstützen verschiedene Länder. Auch hier sollten Sie schauen, ob alle für Ihr Unternehmen relevanten Faktoren von der jeweiligen Software adressiert werden.

2.3 Unterschiedliche Nutzer-Rechte und Support-Wege

Und wenn wir gerade bei den Skills und Rechten der Team-Mitglieder sind: Nicht jeder Mitarbeiter sollte an allen Einstellungen der Software 'herumschrauben' dürfen.

Vielen nimmt man auch die Angst, etwas kaputt zu machen, wenn man ihre Rechte einschränkt, in wichtige Grundeinstellungen der Tools einzugreifen.

Und bei einigen Tools stehen Nutzern mit weniger Rechten auch weniger Funktionen zur Verfügung, das Tool wird für sie also übersichtlicher, die Lernkurve bei der Einarbeitung flacher.

Aus all diesen Gründen ist es gut, dass alle hier getesteten Tools die Möglichkeit bieten, verschiedenen Nutzern unterschiedliche Rechte zuzubilligen, ihnen verschiedene Rollen zuzuweisen, wie man auch dazu sagt.

Für alle getesteten Tools stehen jeweils mehrere Wege zur Verfügung, um im Alltag Hilfe und Unterstützung bei der Bedienung der Software zu bekommen. In Sachen Support-Möglichkeiten kann man sich also bei jeder der getesteten Zeiterfassungssyteme gut aufgehoben fühlen.

zeiterfassungssystem TrackingTime Ueberblick

Bei TrackingTime kann man direkt aus dem Tool heraus (unten links) eine Support-Anfrage stellen. Die Support-Möglichkeiten sind aber bei allen Tools durch die Bank gut.

3. Technische Voraussetzungen und Entscheidungen

Für die Anschaffung einer neuen Software spielen natürlich nicht nur die menschlichen Faktoren eine Rolle, sondern auch die technischen. Sie sollten auch checken, ob ein Zeiterfassungssytem unter technischen Aspekten gut zu den Bedürfnissen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens passt.

3.1 Software as a Service (SaaS) vs. lokal zu installierende Kauf-Software

SaaS oder lokal zu installierende Software?

Alle hier getesteten Zeiterfassungssysteme sind SaaS-Angebote.

Immer mehr setzen sich SaaS-Tools, also zu abonnierende Softwares as a Service durch, die gegenüber zu kaufenden Desktop-Softwares viele Vorteile bieten. Vor allem:

  • Die Software ist nicht an bestimmte Betriebssysteme (Mac, Windows, Linux…) gebunden, sondern können im Internet-Browser bedient werden.
  • Updates müssen nicht vom Kunden installiert werden. Sie werden vom Anbieter im Hintergrund eingespielt, so dass jeder User automatisch immer mit der technisch aktuellsten – und damit auch sichersten, nutzer-freundlichsten, modernsten Version des Tools arbeitet.
  • Die oft hohen Anschaffungskosten für die Software entfallen, weil sie über monatlich bzw. jährlich zu entrichtende Abonnements-Gebühren bezahlt wird.
  • In größeren Unternehmen kreiert die Anschaffung einer neuen SaaS kein kosten- und zeitintensives IT-Projekt. Die meisten SaaS können sehr fix und unkompliziert eingerichtet werden.

3.2 Mit welchen Systemen und Geräten kann die Anwendung genutzt werden?

Da es sich bei allen Zeiterfassungssystemen um Online-Tools handelt, können alle Anwendungen im Browser, auch in den Browsern mobiler Geräte genutzt werden.

Zusätzlich zur Web-Anwendung lokal installiert werden müssen / können

Hubstaff | Time Doctor / TimeCamp | Toggl |TrackingTime

Teilweise ist eine lokale Installation auf Mac-, Windows- oder Linux-Rechnern zwingend notwendig.

Und teilweise kann man - muss man aber nicht zwingend – die Anwendung zusätzlich lokal installieren. Das kann im Alltag das Time Tracking erleichtern.

Zeiterfassungssysteme timely tablet

Wie timely können alle getesteten Zeiterfassungssysteme auch mobil genutzt werden

3.3 Kleine Erleichterungen für die tägliche Arbeit

Mit einem Klick erreichbare Browser-Extensions bieten

Harvest | timely |Time Camp | Toggl | Tracking Time| Tsheets

Nicht kaufentscheidend aber nett zu haben sind kleine Erleichterungen für den Alltag der Nutzer: Zum Beispiel bieten einige Tools Browser-Extensions, die dann in der Menüleiste des Browsers leigen und die Zeiterfassung mit nur einem Klick zugänglich machen.

Und wer unter den Nutzern von Time Doktor, TimeCamp, Harvest oder Toggl gern seine Zugangsdaten verlegt, kann sich auch mit seinem Google-Account in sein Zeiterfassungssystem einloggen.

3.4 Welches Zeiterfassungssystem harmoniert gut mit anderen Tools in Ihrem Unternehmen?

Schlüsselfertige Integrationen anderer Tools bieten

Harvest | Hubstaff | mite | timely |Time Camp | Time Doctor | Toggl | Tracking Time| Tsheets

Auch für eine sehr gute Time Tracking-Software muss nicht jedes Rad neu erfunden werden. So braucht ein Zeiterfassungssystem kein eigenes Modul für die Rechnungserfassung, kein Chatsystem, kein integriertes Projektmanagement-Tool oder…, wenn reibungslos funktionierende und einfach zu bedienende Schnittstellen zu Anwendungen vorhanden sind, all die benötigten Funktionen bieten.

Außerdem werden in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich ohnehin schon diverse andere Tools genutzt für Projekt- oder Kundenmanagement, Warenwirtschaft oder Rechnungsstellung, interne Kommunikation, Scheduling…

Schauen Sie also vor der Entscheidung, ob die Anwendungen Ihrer Wahl von Haus aus die Integration der Tools bieten, die häufig in Ihrem Unternehmen genutzt werden.

Von den hier getesteten Tools bieten alle bis auf timetac diverse Integrationen. timetac kann individuell per API mit verschiedenen anderen Softwares verknüpft werden.

Das wird übrigens sehr wahrscheinlich auch bei den meisten anderen Tools funktionieren. Wenn Sie also Ihre wichtigsten Softwares nicht in den Listen der vorgefertigten Schnittstellen finden, fragen Sie bei den Anbietern nach. Via API lässt sich in vielen Fällen dafür sorgen, dass die Tools miteinander korrespondieren.

Und dann gibt es da noch die 'etwas andere' Schnittstelle zu anderen Time Tracking-Tools: Timeular ZEIº. Eine sehr gelungene Verbindung zwischen analoger und digitaler Welt. Aber schauen Sie selbst:

4. Arten der Zeiterfassung

Da die hier getesteten Time Tracking Tools unterschiedliche Ziele verfolgen, differieren natürlich auch die Konzepte und Arten der Zeiterfassung.

Zeiterfassung manuell und per Stoppuhr bieten

alle 10 getesteten Time Tracking-Tools

Alle getesteten Softwares bieten diese beiden Möglichkeiten zur Zeiterfassung an:

  • Manuelle Zeiterfassung, also das manuelle Eintragen der Start- und Endzeiten des Arbeitstages bzw. der Arbeit einer Aufgabe, einem Projekt
  • Zeiterfassung per Stoppuhr: Zu Beginn des Arbeitstages bzw. bei Beginn einer Aufgabe drückt man einen Startknopf, bei Beendigung einen Stopp-Knopf und die Differenz, also die Arbeits- bzw. Bearbeitungszeit wird vom System automatisch errechnet

4.1 Spezielle Arten der Zeiterfassung bei Tools zur Produktivitätsüberwachung

Über automatische Zeiterfassung und Desktop-Widget verfügen

Hubstaff | Time Doctor | TimeCamp

Dient das Zeiterfassungssystem hauptsächlich der Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter und der Kontrolle Ihrer Produktivität, macht eine automatische Zeiterfassung Sinn.

Die funktioniert so, dass von der Software automatisch nach dem Zufallsprinzip Screenshots vom Bildschirm des Mitarbeiters gemacht werden und/oder dass automatisch aufgezeichnet wird, welche Softwares oder Websites vom Mitarbeiter gerade genutzt werden.

Zeiterfassungssysteme Hubstaff Screenshots Mitarbeiter

Hubstaff zum Beispiel fertigt automatisch Screenshots seiner Nutzer an

Kein Zufall also, dass in der Regel all die Time Tracking Tools automatische Zeiterfassung bieten, die der Kontrolle der Mitarbeiter-Produktivität dienen. Ausnahme hier ist Tsheets, das zwar diverse Möglichkeiten des manuellen Time Trackings bietet, aber keine automatische Zeiterfassung.

Die drei genannten Tools bieten folgerichtig neben der automatischen Zeiterfassung auch ein Desktop-Widget. Das ist ein kleines Fenster, das sich auf dem Desktop im Vordergrund über die anderen Anwendungen legt. Mit ihm können die wichtigsten Funktionen der Time Tracking-Software gesteuert werden, z.B. die Stoppuhr ein- oder ausgeschaltet werden, ohne dass man mühsam die Oberfläche des Tools insgesamt ansteuern muss.

Zeiterfassungssysteme TimeDoctor Widget

TimeDoctor wird, wie eingie andere Zeiterfassungssysteme auch, auch lokal installiert und bietet dann ein Desktop Widget, um schnell an die Bedinflächen heranzukommen

'Außer Konkurrenz': Mit RescueTime die eigene Produktivität tracken

Apropos 'Kontrolle der Produktivität': Wen es persönlich interessiert, wie viel Zeit am Tag er produktiv arbeitend verbringt, der installiere sich doch RescueTime.

Das Tool trackt automatisch im Hintergrund, in welcher Software Sie arbeiten oder welche Websites Sie ansurfen und erstellt Produktivitäts-Reports für Sie. Mit nur wenigen Einstellungen können Sie bestimmen, welche Ihrer Tätigkeiten am Computer zur Arbeit und welches in den Bereich des Freizeitvergnügens gehören.

Wirklich interessant, seine eigenen Tagesabläufe am Rechner aufzeichnen zu lassen und zu sehen, wie nah Selbstwahrnehmung und tatsächliches Nutzerverhalten einander sind. Und die Prozentzahlen der täglichen Produktivitätsrate sind ein prima sportiver Motivations-Schub.

Die ersten 14 Tage lang kann man RescueTime gratis testen, danach kostet es 72 USD pro Jahr oder 9 USD monatlich.

5. Weitere Funktionen von Time Tracking-Tools

Auch wenn die getesteten Zeiterfassungssysteme recht verschieden sind, gibt es doch Funktionen, die für die gesamte Gattung typisch sind. Einige wichtige seien hier beschrieben:

Budgetierung: Für den geplanten (Zeit-) Aufwand eines Projekts kann vorab ein Budget eingerichtet werden. So bleiben die Kosten für Projekte überschaubarer, weil man stets im Blick haben kann, wo man gemessen am Gesamt-Budget gerade steht.

Anrechenbare und nicht anrechenbare Stunden: Niemand arbeitet zu 100 % produktiv, d.h. jede Minute seiner Zeit gegen Geld. Administrative Aufgaben müssen erledigt, Akquise und (Selbst-) Marketing betrieben werden. Tools, die die Möglichkeit bieten, auch für nicht fakturierbare Aufgaben Zeiten zu tracken, helfen, die eigene Produktivität besser einzuschätzen und zu steuern.

Zeiterfassungssysteme Harvest Projektuebersicht

Harvest trennt zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden und lässt eine Projekt-Budgetierung zu

Mehrere Aufgaben-Level: Für diejenigen, die eine sehr sauber und tiefer strukturierte Projektsteuerung über die Hierarchie der Aufgaben wollen oder brauchen, ist die Auswahl an Tools recht dünn. Man kann für die den Bordmitteln fehlende Hierarchie aber einen kleinen Workaround bauen, indem man durchnummerierte separate Projekte anlegt. Das ist aber tatsächlich eine Notlösung.

Zeiterfassungssystem timetac Projekt-Hierarchie

Bei timetac kann man Projekte durch die hierarchische Struktur gut gliedern

Reports: Reporten sind entweder ansprechend designte und gut sortierte Listen oder grafische Reports, bei denen die Tätigkeiten in Diagrammen dargestellt werden. In ihnen werden die von der Software ermittelten Zeiten und anderen Werte ausgegeben: Um z.B. den Vorgesetzten Rechenschaft abzulegen, den Kunden die Projekt-Arbeitszeiten nachzuweisen oder die Posten für eine Rechnung zusammenzustellen. Alle getesteten Tools bieten Reports. Manche mehr, manche weniger frei konfigurierbar.

Grafischer Report des Zeitrfassungssystems mite

mite bietet übersichtliche grafische Reports

Rechnungs-Stellung: Viele empfinden es sicher als praktisch, wenn sie direkt aus der Zeiterfassung heraus auch die Rechnungen an ihre Kunden generieren können. Bei manchen Time Tracking-Tools ist diese Möglichkeit direkt implementiert, manche haben Schnittstellen zu diversen Rechnungs-Tools. Wobei Letzteres unter Umständen sogar die sinnvollere Variante sein kann, weil die meisten Unternehmen ja bereits eine Software zur Rechnungserstellung haben und dieses so einfach weiternutzen können, ohne all ihre Daten migrieren zu müssen.

Zeiterfassungssystem TimeCamp Rechnungs-Erstellung

Mit TimeCamp kann man mittels integrierter externer Tools auch gleich Rechnungen erstellen

6. Preisgestaltung

Die Preis-Modelle der einzelnen Tools differieren vom Konzept und der Höhe her recht stark:

6.1 Kostenfreie Testphase

Eine kostenfreie Testphase von 30 Tagen bieten

TimeDoctor | TimeCamp | Harvest | mite | Toggl | timetac

Alle der hier getesteten Tools bieten eine kostenlose Testphase an.

TrackingTime darf man sogar unbegrenzt lange gratis nutzen, allerdings nur - und das leider von Anfang an – mit den eingeschränkten Funktionen der Gratis-Version. Was im Umkehrschluss bedeutet, dass man vor dem Kauf keine Gelegenheit bekommt, dieses Zeiterfassungssystem mit allen Funktionen auszuprobieren.

Die meisten der getesteten Time Tracking Tools darf man richtig gründlich ausprobieren, nämlich 30 Tage lang und mit allen Funktionen. Gerade größere Unternehmen dürften dafür dankbar sein, denn oft stellt es sich erst im Alltag heraus, ob ein Tool wirklich geeignet für die eigenen Zwecke ist.

Leider für 14 Tage lang gilt die kostenlose Testphase bei Hubstaff, TSheets und timely. Das kann eng werden, besonders, wenn das Tagesgeschäft mal unerwartet in den Vorsatz des Testens grätscht.

6.2 Grundsätzlich kostenlose Nutzung

Grundsätzlich kostenlosen Versionen bieten

Harvest | Hubstaff | Time Doctor | TimeCamp | TimeCamp | timely | Toggl | TrackingTime | TSheets

Besonders für Solo-Unternehmer und Freelancer kann die Anschaffung vieler verschiedener Tools ganz schön ins Geld gehen. Insofern ist es praktisch, dass es von nahezu allen Time Tracking-Tools Versionen gibt, die man auch nach der Testphase gratis nutzen darf.

Aber Achtung: Diese Versionen gibt es entweder nur für einen Nutzer, also nicht für Teams, oder sie bieten nur eingeschränkte Funktionen. In einigen Fällen sind in den gratis-Versionen sowohl Funktionen als auch mögliche Nutzerzahlen eingeschränkt.

6.3 Die Preise

Pro Monat und Nutzer bei voller Funktionalität bezahlbar sind

Harvest | Time Doctor | TimeCamp | TimeCamp | timely | Toggl | TrackingTime | TSheets

Die Abonnements-Preise der meisten hier getesteten Zeiterfassungssysteme sind abhängig von der jeweiligen Anzahl ihrer Nutzer.

Die monatliche Nutzungsgebühr pro User bei vollem Funktionsumfang beginnt bei 5 USD und reicht bis 14 USD.

Allerdings gibt es auch etwas unübersichtlichere Preismodelle, bei denen die Nutzer entweder pro Modul plus Fixbetrag pro Firma bezahlen oder zusätzlich zur monatlichen Nutzungsgebühr pro Person noch eine Basisgebühr pro Unternehmen zahlen.

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