Rechnungsprogramm Test 2016

Die 6 besten Rechnungsprogramme im Vergleich.

AbbildungTestsiegereasybillFastBillPreis-Leistungs-SiegerLexware LexofficebillomatSalesKingdebitoor
AnbietereasybillFastBillLexware LexofficebillomatSalesKingdebitoor
Preis pro Monat (Basic-Paket) 19,00 €
190 € im Jahres-Abo
19,99 €
190 € im Jahres-Abo
6,90 €
82,80 € im Jahres-Abo
12,00 €
144 € im Jahres-Abo
12,00 €
144 € im Jahres-Abo
12,00 €
144 € im Jahres-Abo
Testergebnis¹
Hinweis zum Testverfahren
Vergleich.org
Bewertung1,3sehr gut
11/2016
Vergleich.org
Bewertung1,5gut
08/2016
Vergleich.org
Bewertung1,7gut
08/2016
Vergleich.org
Bewertung1,8gut
08/2016
Vergleich.org
Bewertung1,9gut
07/2016
Vergleich.org
Bewertung2,0gut
08/2016
max. Kundenunbegrenztunbegrenztunbegrenzt500unbegrenztunbegrenzt
Gratis-Testversion
7 Tage

30 Tage

30 Tage

unbegrenzt, aber eingeschränkt

30 Tage

7 Tage
Betriebssystemekompatibel mit Windows kompatibel mit Apple kompatibel mit Android kompatibel mit Windows kompatibel mit Apple kompatibel mit Android kompatibel mit Windows kompatibel mit Apple kompatibel mit Android kompatibel mit Windows kompatibel mit Apple kompatibel mit Windows kompatibel mit Apple kompatibel mit Android kompatibel mit Windows kompatibel mit Apple
mobile Version / AppNeinJaJaJaNeinJa
Bedienung
Support
Rechnungeninkl. WiederholungsrechnungenJaJaJaJaJaJa
Mahnungeninkl. ZahlungsaufforderungJaJaJaJaJaJa
Auftragsbestätigung | Lieferschein | | | | | |
FinanzauswertungJaJaJaNeinJaJa
KundenverwaltungJaJaJaJaJaJa
ProjektverwaltungJaJaNeinNeinNeinNein
ZeiterfassungJaJaNeinNeinNeinJa
E-Mail-VersandJaJaJaJaJaJa
Post | Fax-VersandKosten für Porto und Fax fallen an. | | | | | |
API | XMLAPI-Schnittstellen dienen zum Austausch und der Verarbeitung von Daten und Inhalten zwischen verschiedenen Webseiten, Programmen und Content-Anbietern - also zwischen dem Unternehmen, seinen Partnern und Kunden.

Mit einer XML-Schnittstelle lassen sich Rechnungs- und Kassendaten strukturiert übermitteln.
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DATEV-ExportMit einem DATEV-Interface können der Jahresabschluss und andere Buchungdaten an den Steuerberater oder die Buchhaltung übermittelt werden.JaJaJaNeinNeinJa
Verschlüsselung der DatenJaJaJaJaJaJa
ISO-27001Internationale Norm für Herstellung, Betrieb, Überwachung, Wartung und Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems.JaJaJaNeinNeinNein
Server-Ort
Deutschland

Deutschland

Deutschland

Deutschland

Deutschland

EU
verschiedene Währungen?JaJaNeinJaJaJa
Vor- und Nachteile
  • viele unterstützte Shop-Systeme
  • ohne Begrenzung der Kunden- und Dokumenten-Anzahl
  • mit Kunden-Bonitätsprüfung
  • telefonische Einweisung
  • kurze Testphase
  • keine App
  • modernes, übersichtliches Design
  • ohne Begrenzung der Kunden- und Dokumenten-Anzahl
  • mit Video-Tutorials
  • Belegerfassung per Scan-App
  • begrenzter Speicher
  • ohne Begrenzung der Kunden- und Dokumenten-Anzahl
  • ISO 9001-Zertifikat
  • mit Buchhaltungs-Funktionen
  • Belegerfassung per Scan-App
  • keine Textbausteine für Rechnungen
  • ohne Fremdwährungen
  • übersichtliche Oberfläche
  • kostenlose Basis-Version
  • viele Tarif-Pakete und Zusatz-Add-Ons nach Bedarf zubuchbar
  • App nur für Android
  • begrenzte Kunden- und Dokumenten-Anzahl
  • ohne Begrenzung der Kunden- und Dokumenten-Anzahl
  • mit Buchhaltungs-Funktionen
  • mit Einrichtungs-Assistent
  • Unterstützung vieler Daten-Formate
  • viele Details und individuelle Einstellungen möglich
  • keine App
  • ohne Begrenzung der Kunden- und Dokumenten-Anzahl
  • viele individuelle Bearbeitungen möglich
  • hohe Internationalität: viele Sprachen und Währungen verfügbar
  • beschränkte Zahlungsmittel
Fazit
Die übersichtliche Oberfläche der Rechnungssoftware ist für Einsteiger ideal geeignet, auch die Verwaltung der Finanzen wird optisch gut aufbereitet. Ideal für Amazon- und eBay-Händler sowie Selbstständige.
Textbausteine für eigene Vorlagen können einfach per Drag & Drop zusammengestellt werden. Rechnungserstellung und Belegerfassung werden zum Kinderspiel und die Umsatz- und Finanzlage wird anschaulich dargestellt.
Es lässt sich mit vorgefertigten Vorlagen arbeiten, individuelle Rechnungen sind umständlich. Die Oberfläche ist sehr aufgeräumt und einfach zu verstehen. Für Ein-Mann-Unternehmen und Selbstständige sehr gut geeignet.
Rechnungen stellen ist die Hauptfunktion der Software, auf Zusatz-Tools für die Interaktion mit dem Steuerberater oder den Finanzüberblick wird verzichtet. Wer regelmäßig in geringem Umfang Rechnungen schreiben will, ist hier richtig.
Die komplexe Software richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und kann auch teilweise für die Buchhaltung eingesetzt werden. Rechnungen können sehr detailliert und individuell bearbeitet werden.
Versandhändlern und mittleren Unternehmen reicht das Angebot nicht aus, Selbstständigen und Kleinunternehmer können mit dem Umfang aber gut auskommen. Gerade in der Anfangszeit bekommen Gründer ein funktionsfähiges Gesamtpaket.
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Jetzt wird abgerechnet! Rechnungsprogramme im Test

Das Wichtigste in Kürze
  • Ein Rechnungsprogramm erleichtert das Schreiben von Rechnungen. Neben Vorlagen können individuelle Textbausteine eingefügt werden und das Dokument gespeichert, ausgedruckt und per Post oder E-Mail an den Kunden geschickt werden.
  • Für die Nutzung einer Rechnungssoftware ist kein Download erforderlich – das Programm läuft über den Internet-Browser. Die Funktionen sind perfekt auf Freelancer, Freiberufler, Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen, Gründer, Start-Ups und Versand-Händler zugeschnitten.
  • Neben Rechnungen können die Programme auch zur Erstellung von Mahnungen, Belegen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen, Angeboten und Gutschriften verwendet werden. Auch im Einsatz beim Steuerberater und zur Buchhaltung können einige Rechnungsprogramme genutzt werden.
  • Die Rechnungssoftware ist web-basiert, das heißt die Daten werden in einer Cloud gespeichert. Um höchste Sicherheit und einen umfangreichen Datenschutz zu gewährleisten, empfiehlt sich, auf einen deutschen Server-Standort und die ISO-Norm 27001 zu achten.

Rechnungsprogramm Test

Viele Software-Programme können Freelancern, Selbstständigen, Gründern und kleinen Unternehmen bei der Arbeit das Leben erleichtern. Ein zentraler Punkt, der in kleineren Firmen viel Arbeit und Zeit einnimmt, ist die Rechnungsstellung und Archivierung der Rechnungen. Dicke Akten, viel Handarbeit und nervige Formalitäten können durch ein Rechnungsprogramm überflüssig werden.

Die web-basierten Programme erleichtern das Rechnung schreiben, können aber auch Aufgaben der Buchhaltung übernehmen und bei der Steuererklärung helfen. Mahnungen, Lieferscheine, Angebote und Auftragsbestätigungen werden durch eine Rechnungssoftware zum Kinderspiel und können durch einen eigenen Briefkopf und verschiedenen Text- und Designbausteinen individualisiert werden.

In unserem Rechnungsprogramm Vergleich 2016 nehmen wir die besten Online-Anbieter für kleine und mittlere Unternehmen, Online-Händler, Selbstständige und Freiberufler unter die Lupe und erklären, auf welche Funktionen Sie achten müssen, wenn Sie ein gutes Rechnungsprogramm kaufen möchten.

1. Welchen Nutzen bringt eine Rechnungssoftware?

Was Sie erstellen können:
  • Rechnung
  • Beleg
  • Angebot
  • Lieferschein
  • Auftragsbestätigung
  • Zahlungsaufforderung
  • Mahnung
  • Gutschrift

Wer nur ein paar Rechnungen im Monat schreibt, kann das ganze natürlich am Computer selbst machen. Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen für eine korrekte und formale Rechnung bzw. Fakturierung nach deutschem Gesetz.

Wenn es mehr wird, ein Finanzüberblick fehlt und mit den gleichen Kunden regelmäßig zusammen gearbeitet wird, kann ein Programm das Rechnung-Schreiben wesentlich erleichtern. Durch die Web-Programme sparen Sie sich viel Zeit im Zahlen-Wirrwarr aus Steuernummern, Kundendaten und Zahlungsarten. Eine Rechnungsvorlage kostenlos im Netz herunterzuladen und umzuschreiben dauert wesentlich länger.

Bei den Produkten der Anbieter handelt es sich um Software, die keinen Download benötigt, sondern über eine Anmeldung im Browser zur Verfügung gestellt wird. Dadurch können Sie eine Rechnung online erstellen, ohne ein Programm auf dem PC zu öffnen, z.B. auch per App. Die Daten werden auf den Servern des Anbieters gespeichert und sind via Cloud für Sie jederzeit erreichbar.

Rechnung schreiben

Papierkrieg adé: Rechnungen lassen sich online besonders schnell und einfach erstellen.

Die so genannten SaaS-Unternehmen (Software-as-a-Service) garantieren Datenschutz nach deutschen IT-Sicherheitsstandards und richten sich in Puncto Rechnungserstellung nach dem Umsatzsteuergesetz. Viel schief gehen kann durch die Arbeit mit einem Rechnungsprogramm also nicht.

Durch die Benutzung im Browser können Sie jederzeit auf die Rechnungssoftware zugreifen. Viele Anbieter haben außerdem eine passende App entwickelt, mit der Sie Rechnungen online auch per Smartphone oder Tablet schreiben können. Die App gibt es kostenlos als Download im App-Store Ihres Vertrauens.

Mit einer App können Rechnungen direkt beim Kunden geschrieben werden und die Finanzen lassen sich auch unterwegs verwalten. Ein integrierter Barcode-Scanner kann neben QR-Codes auch Strichcodes auf Belegen oder Piktogramme auf Tickets ablesen und direkt als Beleg in der Fakturierungssoftware speichern.

  • günstiger als eine Desktop-Software
  • kostenlose Testphasen zum Kennenlernen und Ausprobieren
  • verschiedene Funktionen flexibel nutzbar
  • überall verfügbar – nur Internetzugang erforderlich
  • mobil nutzbar dank App
  • regelmäßige Updates und Erweiterungen
  • Rechnungen per Mail, teilweise per Post + Fax
  • hohe Sicherheit, Verschlüsselung der Daten, regelmäßige Back-Ups
  • umfangreicher Support bei Fragen und Problemen
  • nicht als Ersatz für ein Buchhaltungssystem

2. Kaufberatung für Rechnungsprogramme: Darauf müssen Sie achten

2.1. Accounts und Zugriffsrechte

Wenn mehrere Mitarbeiter für die Rechnungen zuständig sind, lohnt sich ein Blick auf die Zahl der Accounts oder Mitarbeiter-Logins, die das Rechnungsprogramm erlaubt. Dadurch können Sie Aufgaben an Mitarbeiter verteilen und gleichzeitig den Überblick behalten, wer was wann bearbeitet hat.

Ist ein Zeiterfassungssystem im Rechnungsprogramm online verfügbar, können Sie die Projekte Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten. Viele kleinere Betriebe erteilen auch dem Steuerberater durch einen eigenen Account die Zugriffsrechte auf die Ein- und Ausgabenentwicklung der Firma.

2.2. Funktionsumfang

Rechnung

Eine Muster-Rechnung – in wenigen Minuten erstellt durch ein Software-Programm.

Ein umfassendes Management-System kann ein Rechnungsprogramm zwar nicht ersetzen, gerade bei kleinen Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl, Selbstständigen und Freiberuflern kann die Browser-Software aber wichtige Aufgaben übernehmen. Das Kerngeschäft, die Rechnungen zu erstellen und dem Käufer zu übermitteln, meistern alle Produkte aus unserem Rechnungsprogramm Test sehr gut.

Die meisten Hersteller für Faktura-Software bestücken ihr Programm außerdem mit sinnvollen Zusatz-Funktionen, die über das bloße Rechnungen-Schreiben hinaus gehen. Zusammenhängend mit einem Zeiterfassungsystem können die Projekte verschiedener Mitarbeiter geplant, verwaltet und im Blick gehalten werden.

Die Eintragungen dafür erfolgen jedoch in aller Regel händisch, wenn noch kein anderes Programm zur Projektverwaltung verwendet wird. Ist das Rechnungsprogramm kostenlos, sind viele dieser Management-Funktionen nicht im Umfang enthalten.

Eine Finanzauswertung, bzw. ein Überblick über Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens, ist vor allem für Freiberufler und Selbstständige praktisch. Natürlich berechnet die Software die Finanzlage anhand der Daten und Rechnungen, die in das Programm eingegeben wurden. Selbst das beste Rechnungsprogramm kann nur mit den zur Verfügung gestellten Informationen arbeiten – wenn Sie nicht alle Daten importieren oder eintragen, kann es schnell zu Fehlern in der Finanzauswertung kommen.

Rechnungsprogramm Test

Einige Rechnungsprogramme verfügen über eine Bonitätsprüfung der Kunden.

Ohne Kunden keine Kohle – deshalb verfügen alle Anbieter aus unserem Rechnungsprogramm Test über Funktionen und Tools zur Kundenverwaltung. Wer immer wieder mit den gleichen Kunden zu tun hat, kann seine Käufer mit einem Rechnungsprogramm besser verwalten.

Alphabetisch sortiert können die Kunden und ihre Kontaktdaten gespeichert werden und sind jederzeit verfügbar, wenn wieder eine Leistung in Anspruch genommen wurde. Durch Eingabe des Namens, einer Suchfunktion für die Kunden-Datenbank und genaue Aufschlüsse über bisherige Rechnungen und Zusammenarbeit mit den Kunden ist alles Wichtige schnell auf einem Blick. Besonders, wenn Gutschriften gemacht werden sollen oder Mahnungen versandt werden, lohnt sich ein Blick in die Kundenakte.

Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, welcher Funktionsumfang am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, lohnt sich die kostenlose Testphase der Anbieter. Einige Rechnungsprogramme haben auch eine Freeware-Variante, die sehr abgespeckt ist, aber für ein paar wenige Rechnungen im Monat ausreicht.

2.3. Versandarten

Im digitalen Zeitalter werden Rechnungen immer häufiger nur noch per E-Mail versandt. Die erstellte Faktura kann direkt an den Käufer gesendet werden, wenn die E-Mail-Adresse bekannt ist.

Rechnungen verschicken

Da hilft auch kein Schild am Briefkasten: Rechnungen können per Post, Fax oder E-Mail versandt werden.

Alternativ können Sie die Rechnung immer ausdrucken und per Post versenden. Ein paar Marken aus unserem Rechnungsprogramm Test bieten diesen Service direkt an.

Gegen ein aufladbares Guthaben für das Porto wird die Rechnung als Brief an den Kunden gesandt, ohne dass Sie sich um eine Briefmarke und den nächsten gelben Kasten in der Nähe sorgen müssen.

Wer noch „oldschool“ per Fax seine Faktura verschicken mag, kann bei einigen Anbietern fündig werden. Je nach Anbieter können für den Fax-Versand der Rechnungen Zusatz-Kosten entstehen.

2.4. Schnittstellen

Wenn Sie Entwickler in Ihren Reihen haben, sollte die Rechnungssoftware über eine API-Schnittstelle verfügen. Ein API-Interface dient zum Austausch und der Verarbeitung von Daten zwischen Webseiten, Programmen und Content-Anbietern. Über eine API-Schnittstelle können Sie Kundendaten und Finanzbeträge mit anderen Programmen abgleichen, die Informationen austauschen oder Daten importieren und exportieren. Die offenen Schnittstellen, in diesem Fall Web-APIs, sind kostenlos anbindbar für andere Tools, Systeme oder Apps. Dadurch kann der Prozess der Rechnungsstellung automatisiert werden.

Sollen in das Rechnungsprogramm Excel-Dateien integriert werden, ist auf eine XLS-Kompatibilität zu achten. Über die DATEV-Schnittstelle wird der Austausch der Daten mit dem Steuerberater erleichtert. Die Daten können exportiert und direkt zur weiteren Bearbeitung an den Steuerberater übermittelt werden. Alternativ kann dem Steuerberater in vielen Fällen ein eigener Benutzer-Account angelegt werden, damit er Zugriff auf die Dokumente hat.

2.5. ISO-Zertifikate

Zertifikat Beschreibung
ISO 27001 Durch die ISO-27001-Zertifizierung ist gewährleistet, dass die Standardsicherheitsmaßnahmen nach IT-Grundschutz umgesetzt werden. Mit dem Zertifikat wird ein vertrauenswürdiger Nachweis gebracht, dass die IT-Sicherheit nach deutschen und europäischen Standards gewährleistet werden kann.

Dadurch entstehen bei Anschluss an ein Netz keine Risiken durch eventuelle Sicherheitsmängel beim Geschäftspartner – in diesem Fall beim Anbieter der Rechnungssoftware und seinem Umgang mit den Daten.

ISO 9001 Bei dem berühmten ISO 9001 Zertifikat handelt es sich um eine Qualitätsmanagement-Norm, die national und international als Standard für Unternehmen und Organisationen aller Größen und Branchen gilt. Dabei verpflichten sich Anbieter und Firmen zur Transparenz interner Abläufe, einer Erhöhung der Kundenzufriedenheit oder der Senkung der Fehlerquote und vermeidbarer Kosten.

Die ISO-Norm 9001 steht für Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem nach deutschen und europäischen Standards.

Die Zertifikate werden bei hoher Qualität und Sicherheit vergeben. Die Anbieter aus unserem Rechnungsprogramme Vergleich werden auf das Zertifikat bzw. dessen Umsetzung regelmäßig überprüft. Gerade wenn es um IT-Sicherheit und Qualitätskontrolle geht, sagt ein Zertifikat viel über ein Unternehmen aus. Einige Firmen arbeiten beispielsweise nur mit Unternehmen zusammen, wenn diese ein ISO 9001 Zertifikat nachweisen können.

3. Die Anbieter im Vergleich

3.1. easybill

Die Oberfläche von easybill ist auf den ersten Blick nicht sehr übersichtlich, allerdings gelangt man sofort zu den wichtigsten Funktionen. Während das Design schlicht gehalten ist, überzeugen bei easybill vor allem die vielen Funktionen und Möglichkeiten neben der Fakturierung. Die Navigation über die Menü-Leiste ganz oben ist selbsterklärend und sinnvoll geordnet.

Das Dashboard, hier als Arbeitsplatz bezeichnet, listet alle Aufgaben, zuletzt erstellte Dokumente und Zahlungseingänge nach Aktualität sortiert auf. Mit einem Einrichtungsassistenten gelingen die ersten Schritte einfach und unkompliziert. Mit der integrierten Zeiterfassung und Projektverwaltung, sowie dem Anlegen und Verwalten von Aufgaben können die Arbeitsschritte sorgfältig geplant und im Blick gehalten werden.

Im Menü-Punkt Dokumente wird ein Überblick über die Rechnungen gegeben: Entwürfe, offene, überfällige, bezahlte und stornierte Rechnungen werden getrennt voneinander dargestellt. Besonders praktisch ist die Suchfunktion, die sich vor allem bei Firmen mit vielen Kunden in unserem Rechnungsprogramm Test bewährt hat.

easybill Rechnungen

Rechnungsposten können als CSV- oder Excel-Datei importiert werden, ebenso wie Kundendaten. Die Kunden werden alphabetisch sortiert, können aber auch in Kundengruppen eingeteilt werden. Im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern aus unserem Rechnungssoftware Test bietet easybill auch eine Bonitätsprüfung der Kunden an, was allerdings zusätzlich kostet.

Dass mit den Daten in der Cloud verantwortungsvoll umgegangen wird, ist durch die Speicherung in einem ISO-zertifizierten Rechnerzentrum in Deutschland gewährleistet. Die Daten werden fachgerecht verschlüsselt und sind vor Eingriffen von außen bestens geschützt. Vor Viren, Trojanern und Spionage-Software ist ein web-basiertes Rechnungsprogramm grundsätzlich besser geschützt als die Desktop-Variante.

Über die API haben Entwickler Zugriff auf das Rechnungsprogramm und können eigene Schnittstellen hinzufügen. Durch das DATEV-Interface können Finanzdaten direkt mit dem Steuerberater geteilt werden, was den Jahresabschluss und die Steuererklärung vereinfacht. Für den Import und Export von Daten sind außerdem zahlreiche Shop-Schnittstellen vorhanden, unter anderem für Amazon, eBay, Jimdo und Strato – in der Kategorie Shop-Anbindung ist easybill deshalb ganz vorne im Rechnungsprogramm Test.

Rechnungen easybill

Im Menüpunkt Dokumente geht es um das Kerngeschäft der Software: Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Bestellungen schreiben. Der Versand an den Kunden kann per E-Mail, Post oder Fax geschehen, allerdings ist für den Postversand ein Guthaben notwendig. Die Rechnung kann auf dem Computer gespeichert oder ausgedruckt werden.

Die Dokumentenerstellung ist einfach gestaltet und folgt stets nach den gleichen Schritten – egal ob es sich um eine Wiederholungsrechnung oder einen Lieferschein handelt. Auch ohne Kenntnisse ist die Rechnungserstellung komfortabel und einfach.

Folgende Abo-Varianten stehen zur Auswahl:

  • Basic (9 € pro Monat): unbegrenzte Dokumente, max. 20 Kunden, E-Mail-Versand
    • geeignet für gelegentliche Rechnungen
  • Plus (19 € pro Monat): unbegrenzte Dokumente + Kunden, Wiederholungsrechnungen, Projektverwaltung + Zeiterfassung, Schnittstellen
    • geeignet für kleine Unternehmen bis ca. 500 Verkäufe pro Monat
  • Business (39 € pro Monat): zusätzlich automatisiertes Zeitverfahren, Mitarbeiterverwaltung, Designpaket
    • geeignet für mittlere Unternehmen bis 5.000 Verkäufe pro Monat

Hinweis: Die Pakete sind monatlich kündbar. Im Jahres-Abo lässt sich bis zu 15 % sparen. In der kostenlosen Version sind die Dokumente unbegrenzt, die an max. 3 Kunden geschrieben werden können.

3.2. FastBill

FastBill

Die Oberfläche der FastBill Rechnungssoftware glänzt durch ihre moderne Optik und ihre Übersichtlichkeit. Alles Wichtige wird auf der Startseite, dem Dashboard direkt angezeigt: Welche Rechnungen offen sind, welche bereits bezahlt wurden und welche Rechnungen fällig sind.

Durch Quicklinks gelangen Sie sofort zu den Seiten, auf denen Sie ein Angebot oder eine Rechnung erstellen oder eine Ausgabe erfassen können. Auch Dokumente lassen sich hier direkt uploaden. Direkt unter der Rechnungs-Status-Anzeige befindet sich ein Überblick über die Kunden und Dokumente, mit denen in zuletzt gearbeitet wurde.

Ganz oben in der Menü-Leiste kann man direkt zwischen zum Dashboard, den Kunden (alphabetisch sortiert), Dokumenten (eingeteilt in Angebote, Einnahmen und Ausgaben) und dem Finanzüberblick wählen.

Finanzüberblick

FastBill Finanzen

Der Finanzüberblick gibt anschaulich Auskunft darüber, wie die Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum ausgefallen sind. Außerdem wird in einem Kreisdiagramm auf der rechten Seite dargestellt, wie viele Zahlungen eingegangen sind. Darunter wird für jeden Monat genau aufgeführt, wie viele Rechnungen bezahlt und offen sind, wie die Ausgaben aussehen und was für ein Überschuss entstanden ist. Eine Gesamtkalkulation am Ende der Tabelle erleichtert den Finanz-Überblick. Gerade die übersichtliche Darstellung der Finanzen kann den Arbeitsalltag enorm erleichtern.

Die Dokumente können bequem per Drag & Drop hochgeladen werden und direkt einem Kunden zugewiesen werden, so dass nichts verloren gehen kann. In verschiedene Ordner für Angebote, Archivierte Dokumente, Aufträge, Belege, Lieferscheine, Einnahmen (durch Faktura) und andere Kunden-Dokumente können die hochgeladen oder im Programm erstellten Dokumente einsortiert werden. Selbstverständlich können auch eigene Ordner erstellt werden.

Im Bereich Import & Export finden Sie alle Schnittstellen, um Daten einzulesen oder herunterzuladen. Der Export als Excel, XML oder CSV Datei gilt für Kundendaten, Debitoren & Kreditoren, Leistungen und Produkten, den Rechnungsausgang, den Belegeingang, Lastschriften sowie DATEV als ANSI-Datei für den Steuerberater. Der Import von XML oder CSV Dateien ist für Kundendaten, Leistungen und Produkte, sowie Bestellungen aus verschiedenen Shops vorgesehen – das ideale Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und Versand-Händler (z. B. Ebay- und Amazon-Händler).

FastBill Rechnung stellen

Das Kerngeschäft – Rechnungen erstellen – gelingt mit FastBill unkompliziert. Es kann aus einer Standard-Vorlage, einem eigenen Entwurf und einer englischen Version sowie vielen Währungen ausgewählt werden. Alle nötigen Angaben, wie Kundendaten, Menge, Einheit und Art-Nr. des Produkts sowie der Preis mit Mehrwertsteuer werden einfach in das Formular eingetippt oder vorgespeicherte Daten importiert. Die Rechnung kann als Entwurf gespeichert werden oder sofort erstellt und dem Käufer per Mail zugesandt werden.

Für den Versand per Post muss erst ein gewisses Guthaben (Credits) hochgeladen werden. Die erstellte Rechnung kann natürlich auch auf dem Computer als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden.

Die frische Optik und der selbsterklärende Aufbau der Rechnungssoftware wird durch ein Zeiterfassungssystem für Aufgaben, der Kontrolle über Mitarbeiter-Zugänge, der Überblick über Leistungen und Produkte, die in Rechnung gestellt werden sollen und Dokumenten-Vorlagen ergänzt. Hier können die Vorlagen für Mahnungen und Zahlungserinnerungen individuell bearbeitet werden.

Folgende Pakete werden von FastBill angeboten:

  • Complete (5 € pro Monat): unbegrenzte Dokumente, Finanzverwaltung, 2 GB Speicher
    • geeignet für gelegentliche Rechnungen
  • Plus (19 € pro Monat): unbegrenzte Dokumente, 3 Benutzer, 5 GB Speicher, Steuerberater-Report, verschiedene Zahlungsmöglichkeiten
    • geeignet für kleine Unternehmen
  • Plus 10 (49 € pro Monat): unbegrenzte Dokumente, 10 Benutzer, 20 GB Speicher, verschiedene Zahlungsmöglichkeiten, besserer Support
    • geeignet für mittlere Unternehmen

3.3. Lexoffice

Bei dem Online-Programm Lexoffice handelt es sich um einen Klassiker im Bereich Rechnung, Buchhaltung und Finanzen. Wer sich nur auf Rechnungen beschränkt, kann je nach Umfang und Anzahl der Belege und Zahlungshinweisen ein zielgerichtetes Paket auswählen, das zu den eigenen Bedürfnissen passt und dem Bedarf der Firma genügt.

Mit den üblichen Schnittstellen (API, CSL) können bestehende Daten und Kontakte automatisch hinzugefügt werden. Die Firma bietet speziell auf Berufsgruppen zugeschnittene Software an, z. B. ein Rechnungsprogramm für Handwerker und Bürosoftware für Selbstständige.

Das Dashboard – die Arbeitsoberfläche und Startseite – ist übersichtlich, auf das Wichtigste reduziert und selbsterklärend. Hier gelangen Sie direkt zum Schreiben einer Rechnung, sehen den aktuellen Status über offene oder überfällige Posten und können sich direkt mit Ihrem Bank-Konto oder PayPal-Konto verbinden.

Über die Menü-Leiste am oberen Rand kommen Sie direkt zu einer Beleg-Übersicht, in der alle offenen, überfälligen, stornierten und archivierten Belege und Rechnungen sichtbar sind. Diese lassen sich nicht nur sortieren, sondern auch nach Name, Belegnummer oder Betrag suchen. In der Finanz-Übersicht haben Sie die Bankvorgänge und Überweisungen im Blick und können ein Kassenbuch führen.

2016-03-29 11_46_35-Dashboard - lexoffice

Grundsätzlich können fünf verschiedene Basis-Layouts ausgewählt werden. Egal ob das Firmenlogo oben links oder rechts prangt, die Firmenadresse neben dem Adressfeld oder darüber zu finden ist: Die Druckvorlagen lassen sich individuell gestalten, können gespeichert und wieder verwendet werden. So gelingt eine individuelle Rechnung im Handumdrehen.

Die Rechnung kann besonders schnell zusammengestellt werden, wenn bereits Werte in das Programm eingegeben und gespeichert wurden. Durch Einfügen der Kunden- und Produktdaten ist mit wenigen Klicks die Rechnung geschrieben. Einleitungstext und sonstige Bemerkungen können individualisiert werden.

Nach der Eingabe der Zahlungs- und Rechnungsinformationen kann die fertige Rechnung direkt per Mail versandt, ausgedruckt (für den Post-Versand) und als Vorlage für zukünftige (ähnliche) Rechnungen gespeichert werden. Ein direkter Post-Versand durch das Rechnungsprogramm ist nicht möglich.

Neben Rechnungen können außerdem Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungskorrekturen und Serienrechnungen erstellt werden. Außerdem praktisch: Die Nummernkreise (z.B. Kundennummern und Angebotsnummern) können individuell angepasst und später nach ihren Vorgaben generiert werden.

Lexoffice

Lexoffice eignet sich ideal für Einsteiger, kleine und mittlere Firmen, die häufig mit den gleichen Kunden oder Produkten arbeiten. Eine Rechnung ist schnell und einfach erstellt – wer Fragen hat, kann sich in einem der vielen Video-Tutorials Hilfe und Tipps holen. Auch ein Lexikon, ein umfangreiches FAQ und Infos für Gründer sind im Service-Paket für die Kunden enthalten – ideal wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung online schreiben. Alles in allem ein sehr gutes Programm zum Rechnungen schreiben.

Lexoffice bietet sein Rechnungsprogramm in folgendem Paket an:

  • lexoffice Rechnung & Finanzen (6,90 € pro Monat): unbegrenzte Dokumente und Kunden, Online-Banking, Texterkennung, Serienrechnungen, Zahlungsabgleich, DATEV-Export zum Steuerberater, PayPal-Integration
    • geeignet für kleine und mittlere Unternehmen

3.4. debitoor

Als junge und frische Software für Rechnungen ist debitoor vor allem in der Kreativbranche ein Begriff. Im Prinzip handelt es sich um ein kostenloses Rechnungsprogramm, dass durch Zubuchungen erweitert werden kann. Die Startseite nach der Anmeldung bietet wie bei den meisten Rechnungsprogrammen einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens und liefert eigene Grafiken, um die Entwicklung des Unternehmens verfolgen zu können. Was auf der Startseite angezeigt werden soll, können Sie selbst bestimmen. Mit wenigen Klicks gelangen Sie aber stets direkt zur Rechnung.

Die Menü-Leiste am oberen Rand bringt Sie sofort zu den wichtigsten Punkten: Ein Überblick über Rechnungen, sonstige Einnahmen, Lieferscheine und den Produktkatalog ist schnell erreicht. Außerdem werden die Angebotsentwürfe, Ausgaben und Zahlungen, sowie Berichte und Kontakte übersichtlich dargestellt.

debitoor dashboard

Die Vorlage der Rechnung kann sehr individuell gestaltet werden. Die sechs Basis-Vorlagen können noch angepasst werden, z.B. was Farben, ein Kopfzeilenbild oder Firmenlogo anbelangt. Außerdem können Sie angeben, ob die Kunden- und Produktnummer angezeigt werden soll, ob eine Unterschrift hinzugefügt wird und wie die Fußzeile aussieht. Bei keinem anderen Rechnungsprogramm können Sie sich bei der Gestaltung der Rechnung so umfassend austoben. Gleichzeitig ist alles sehr einfach und auf das Mindeste beschränkt, sodass auch Laien schnell mit dem Programm klar kommen.

2016-03-29 12_15_17-Rechnungen - Debitoor

Das Besondere an debitoor ist die Einbindung von anderen Apps, wie etwa payever (Zahlungsmittel für Kunden), Jephi (Zeiterfassung) oder dem Facebook Shop. Vor allem, wenn Sie viel mit Tablets arbeiten und verschiedene Apps und Dienste in Ihrem Unternehmen nutzen, erleichtert die Integration der Apps nicht nur den Finanzüberblick. Auch eine eigene App gibt es für das Programm, ist aber nicht zwingend notwendig: Auch über den Browser ist das Rechnungsprogramm perfekt auf die mobile Nutzung zugeschnitten.

Debitoor bietet außerdem eine große Auswahl an Tutorials für Anfänger und hat eine eigene Gründerlounge entwickelt, in der Basiswissen für die ersten Schritte eines Unternehmens vermittelt werden. Außerdem kann bei der Vermittlung zu einem Steuerberater geholfen werden. Kleinunternehmer und Selbstständige mit wenig Erfahrung werden mit diesem einfachen Programm an die Hand genommen. Am Ende kann kaum noch etwas schief gehen.

Folgende Tarife bietet debitoor für seine Pakete an:

  • Starter (3 € pro Monat): 100 Rechnungen im Jahr, Überblick über Ausgaben + Angebote
    • geeignet für Einsteiger, Selbstständige und Online-Händler
  • Premium (6,90 € pro Monat): unbegrenzte Rechnungen, Mahnungen, Personalisierung + Design, verschiedene Währungen
    • geeignet für kleine Unternehmen
  • Premium Pro (14,90 € pro Monat): unbegrenzte Rechnungen, Mahnngen, Dokumente + Banking, EÜR, DATEV-Export, USt.-Voranmeldung
    • geeignet für Freelancer, kleine und mittlere Unternehmen

Hinweis: Im Jahres-Abo lässt sich bis zu 20 % sparen. Eine Rechnungsprogramm-Freeware gibt es mit 3 Rechnungen im Monat und einem Finanzüberblick.

3.5. SalesKing

Auf den ersten Blick etwas unübersichtlich kommt das Rechnungsprogramm SalesKing daher. Nach kurzer Eingewöhnungszeit und einer Erklärungs-Tour zu den Funktionen der Elemente auf der Startseite kommt man jedoch gut zurecht. Die Informationsdichte erschlägt erstmal: In der Mitte werden die Dokumente und Rechnungen in die Status Entwurf, Offen, Überfällig und Geschlossen eingeteilt.

Links daneben informiert eine Listen-Box über die Rechnungen, durch einen Klick gelangt man zur Detailansicht einer Rechnung. Hier sind überfällige, offene und geschlossene Rechnungen aufgelistet und zuletzt verwendete Entwürfe dargestellt. Eine umfangreiche Aktivitätenbox zeigt alle Arbeitsschritte der letzten Tage im Detail an – so kann sofort gesehen werden, was zuletzt bearbeitet wurde und welche alternativen Einstiegspunkte es zu bestimmten Vorgängen gibt. Gerade, wenn mehrere Mitarbeiter einen Account zum Erstellen von Rechnungen, Belegen und Co. teilen, wird hier genau dokumentiert, wer was zuletzt in dem Programm verändert hat.

SalesKing

Rechnungen, Aufträge und andere Dokumente zu schreiben, ist bei SalesKing etwas komplizierter. Dafür können Rechnungen sehr spezifisch und individuell erstellt werden – die Möglichkeiten sind weitaus größer als bei einfacheren Programmen. Produkte, die in Rechnung gestellt werden sollen, können per Drag & Drop geordnet werden, der Posten kopiert und Zwischensummen eingefügt werden.

Für das Anschreiben und die Grußformel am Ende der Rechnung sind viele verschiedene Textbausteine wählbar und lassen sich nach Belieben kombinieren. Durch Schlagwörter und Tags (z. B. Produkt- oder Kundenname) können Sie die Fakturierung archivieren und einfacher wiederfinden.

Folgende Pakete bietet SalesKing im Jahres-Abo an:

  • Silver (12 € pro Monat): unbegrenzte Dokumente und Kunden, Zeiterfassung, Brief-Versand, Digitale Signatur, API-Zugriff
    • geeignet für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen
  • Gold (24 € pro Monat): s.o. plus Aufgabenverwaltung, Zusatz-Accounts
    • geeignet für mittlere Unternehmen
  • Platin (36 € pro Monat): s.o. plus Team-Erstellung, Dokumente in Fremdwährung + Fremdsprache, Kontoabrechnung via API möglich
    • geeignet für mittlere und international agierende Unternehmen

3.6. billomat

Für Einsteiger und Gründer mit wenig Erfahrung im Rechnungswesen bietet billomat eine gute und umfassende Rechnungssoftware. In einem Starter-Guide wird alles Wichtige in 5 Minuten erklärt, bevor das Rechnungen und Aufträge schreiben beginnen kann. Ob Nummernkreise, Währungen oder Mahnstufen – alles, was man vor der ersten Rechnungserstellung wissen sollte, wird für Laien anschaulich und ausführlich erklärt.

Bei billomat handelt es sich um ein einfaches Rechnungsprogramm. Vor allem für Online-affine Menschen ist das Programm schnell und leicht verständlich. Die Startseite (bzw. Dashboard) wird hier Schaltzentrale genannt und zeichnet sich durch verschiedene Widget-Boxen aus, die nach Bedarf und Geschmack hinzugefügt werden können. Dadurch haben Sie nur das im Blick, was Sie sehen möchten und können durch präzise Einstellungen auch die Darstellungsform der Widgets verändern.

Eine Aktivitätenbox hat alle Termine und Änderungen der letzten Stunden aufgelistet. Mit einer News-Box werden Sie über neue Entwicklungen und Veränderungen im Programm informiert.

Schaltzentrale

Das Rechnung schreiben funktioniert ähnlich wie bei anderen Programmen, allerdings muss stets ein Kunde neu angelegt werden. Gerade bei einmaligem Rechnungschreiben wird der Vorgang dadurch etwas umständlich. Trotzdem ist das Programm einfach und übersichtlich strukturiert – auf überflüssige Funktionen wird verzichtet und das Menü ist nicht überladen.

Das Wichtigste bekommen Sie schnell auf einen Klick. Für Unternehmen, die sehr viele Rechnungen verschicken, eignet sich das Programm zwar weniger, Freiberufler und Selbstständige werden mit dem Programm aber bestimmt glücklich. Wer nur ein paar Rechnungen im Monat verschickt, kann das Rechnungsprogramm kostenlos nutzen.

Folgende Pakete im Jahres-Abo hat Billomat zur Auswahl:

  • Tarif S+ (6 € pro Monat): 5 Dokumente, max. 25 Kunden, max. 50 Artikel, Mitarbeiter-Accounts
    • geeignet für Selbstständige und Online-Händler für gelegentliche Rechnungen
  • Tarif M (12 € pro Monat): 50 Dokumente, max. 500 Kunden, max. 1.000 Artikel, Personalisierung + Design
    • geeignet für kleine Unternehmen und Freelancer
  • Tarif L (24 € pro Monat): 300 Dokumente, max. 1.500 Kunden, max. 5.000 Artikel, Rechte-Verwaltung über Mitarbeiter-Accounts, Personaliseriung + Design
    • geeignet für kleine und mittlere Unternehmen
  • Tarif XL (48 € pro Monat): 2.500 Dokumente, max. 5.000 Kunden, max. 20.000 Artikel, Rechte-Verwaltung über Mitarbeiter-Accounts, Personaliseriung + Design
    • geeignet für mittlere Unternehmen

4. Tipps zum Rechnung-Schreiben

Nicht jeder, der hin und wieder eine Rechnung schreiben muss, ist sich den Anforderungen an eine korrekte Rechnung bewusst. Zwar geben die Programme aus unserem Rechnungssoftware Vergleich viele Tipps, Hinweise und Tutorials zum Rechnungen-Rrstellen, aber die Grundlagen werden meist vorausgesetzt. Wenn Sie die folgenden Pflichtangaben laut § 14 Umsatzsteuergesetz beachten, kann eigentlich kaum etwas schief gehen:

  1. Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmens (Sie) und des Empfängers (Kunde)
  2. Steuernummer (vom Finanzamt) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) bei Rechnungen für einen Empfänger im europäischen Ausland
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
  6. Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung (der Monat genügt)
  7. Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Höhe des Steuerbetrags, bzw. der Steuerbefreiung
Kommentare (1)
  1. Hermann Becker sagt:

    Diese Browser-Softwares sind echt gut geworden, wir nutzen das schon über ein Jahr in unserer Firma (ein kleiner Online-Shop für ätherische Öle) und sind vollauf begeistert. Die Zeiten von teuren Programmen à la WISO Rechnungsprogramm sind endgültig vorbei. Die Browser-Programme sparen Geld und Ressourcen, einfach KLASSE!

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