eSign Vergleich 2026

Die elektronische Signatur ist ein rechtlicher Begriff, die digitale Signatur dagegen ein technisches Verfahren. Im Alltag werden beide Bezeichnungen häufig synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Aspekte beschreiben.

• Die elektronische Signatur ist in Art. 3 der eIDAS-Verordnung definiert. Gemeint ist eine digitale Information, die mit einem Dokument verknüpft wird und zeigt, dass eine Person dieses unterzeichnet hat. Das kann beispielsweise bereits ein elektronisch eingefügter Name sein.
• Die digitale Signatur bezeichnet ein kryptografisches Verfahren. Sie dient dazu, die Herkunft und Integrität elektronischer Daten überprüfbar zu machen. Digitale Signaturverfahren bilden die technische Grundlage für besonders abgesicherte elektronische Signaturen.

Elektronische Signaturen sparen vor allem Zeit und reduzieren den Aufwand für Papierdokumente. Sie können Verträge beispielsweise im Homeoffice, unterwegs oder direkt bei einem Kundentermin digital unterzeichnen und versenden.

Unternehmen profitieren zusätzlich davon, wenn die Signatur-Software Funktionen zur Dokumentenverwaltung und Automatisierung bietet.

Besonders bei regelmäßig wiederkehrenden Vertragsprozessen können dadurch Arbeitsschritte entfallen: Ein Angebot lässt sich beispielsweise digital an einen Kunden senden, direkt am Smartphone unterzeichnen und anschließend ohne Postweg weiterverarbeiten.

Wie stark Sie davon profitieren, hängt allerdings von den Funktionen und Schnittstellen der gewählten eSign-Software ab.

Gut zu wissen: Mit der European Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet) soll die digitale Identifizierung in der EU künftig vereinheitlicht werden. Die EU-Mitgliedstaaten müssen ihren Bürgern bis Ende 2026 mindestens eine solche digitale Brieftasche zur Verfügung stellen. Darin lassen sich Identitätsdaten und weitere digitale Nachweise verwalten und für öffentliche sowie private Online-Dienste verwenden. Die EUDI-Wallet soll auch die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen ermöglichen.

Die Regelungen zu digitalen Signaturen unterscheiden sich je nach Land. In der EU bildet die eIDAS-Verordnung den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen.

Die drei Signaturstufen unterscheiden sich vor allem darin, wie zuverlässig sich die unterzeichnende Person identifizieren und die Integrität des signierten Dokuments überprüfen lässt.

Nur die QES ist nach Art. 25 Abs. 2 der eIDAS-Verordnung einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Entscheidend ist zunächst, ob das Gesetz für das jeweilige Rechtsgeschäft eine bestimmte Form verlangt. Viele alltägliche Verträge sind formfrei und können deshalb grundsätzlich auch elektronisch und ohne hohe Signaturstufe geschlossen werden. Dazu gehören beispielsweise zahlreiche Kauf- und Dienstleistungsverträge.

Schreibt das Gesetz dagegen die Schriftform vor, verlangt § 126 BGB grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift. Diese Schriftform kann nach § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern das betreffende Gesetz nichts anderes bestimmt.

Für die elektronische Form ist gemäß § 126a BGB eine QES erforderlich. Bei einem Vertrag müssen beide Parteien die entsprechenden elektronischen Dokumente qualifiziert signieren.

Ein Beispiel ist die Befristung eines Arbeitsvertrags: § 14 Abs. 4 TzBfG verlangt für die Wirksamkeit der Befristung Schriftform. Da die elektronische Form dort nicht ausdrücklich ausgeschlossen wird, kann die gesetzliche Schriftform durch eine QES ersetzt werden.

In einigen Fällen ist eine elektronische Signatur trotz gebotener Schriftform gesetzlich ausgeschlossen – zwei Beispiele in der Übersicht:

• Eine Bürgschaftserklärung muss beispielsweise nach § 766 BGB schriftlich erteilt werden – die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
• Gleiches gilt nach § 623 BGB für die Kündigung und den Auflösungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses – in diesen Fällen reicht auch eine QES nicht aus.

Für die Auswahl einer Signatur ergibt sich daraus eine einfache Reihenfolge:

1. Prüfen Sie zuerst die Formvorgabe für das konkrete Dokument.
2. Besteht keine gesetzliche Formvorgabe, wählen Sie die Signaturstufe nach dem gewünschten Sicherheits- und Beweisniveau.
3. Ist Schriftform vorgeschrieben, prüfen Sie zusätzlich, ob das Gesetz die elektronische Form zulässt. Nur wenn dies der Fall ist, kann eine QES die gesetzliche Schriftform ersetzen.

Die QES bietet nicht nur die höchste Signaturstufe nach eIDAS, sondern auch Vorteile bei der Beweisführung. Bei einer SES oder AES besteht diese besondere gesetzliche Beweiswirkung nicht.

Das bedeutet jedoch nicht, dass solche Signaturen vor Gericht wertlos oder grundsätzlich unwirksam wären. Für die Beurteilung können unter anderem das signierte Dokument sowie die beim Signaturvorgang erzeugten Protokoll- und Authentifizierungsdaten relevant sein.

Tipp: Wählen Sie die Signaturstufe nicht pauschal nach dem Motto „je höher, desto besser“. Prüfen Sie zuerst die gesetzlichen Formanforderungen und anschließend das wirtschaftliche Risiko. So vermeiden Sie sowohl eine rechtlich unzureichende Signatur als auch unnötige Kosten für eine QES.

Anbieter für elektronische Signaturen im Vergleich: Für Nutzer mit hohen Compliance-Anforderungen eignet sich etwa die Software Skribble. Wem viele Funktionen und Workflow-Management besonders wichtig sind, könnte mit Tools wie Foxit richtig liegen.

Für viele Nutzer haben sich folgende Grundfunktionen bei der Auswahl bewährt:

• Unterstützte Dateiformate: PDFs sollten sich direkt hochladen lassen. Wenn Sie häufig mit Word-Dokumenten arbeiten, ist zusätzlich eine automatische Konvertierung praktisch.
• Flexible Dokumentenfelder: Signatur-, Datums- und weitere Eingabefelder sollten sich frei im Dokument platzieren und den jeweiligen Unterzeichnenden zuweisen lassen.
• Nachvollziehbarer Signaturprozess: Protokolldaten sollten dokumentieren, wann und wie ein Dokument bearbeitet und unterzeichnet wurde.
• Authentifizierung und Identifizierung: Je nach Signaturstufe und Sicherheitsbedarf kommen unterschiedliche Verfahren infrage, beispielsweise eine Bestätigung per E-Mail, SMS-Code oder Einmalpasswort. Für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine zuverlässige Identitätsprüfung erforderlich.
• Sichere Datenübertragung: Achten Sie darauf, dass Dokumente und personenbezogene Daten bei der Übertragung verschlüsselt werden. Prüfen Sie zusätzlich das Sicherheits- und Datenschutzkonzept eines Anbieters.
• Geräteunabhängige Nutzung: Wenn Sie regelmäßig unterwegs unterschreiben, sollte die Software auch auf Smartphone und Tablet komfortabel nutzbar sein. Eine eigene App ist dafür nicht zwingend erforderlich, aber praktisch.

Welche dieser Funktionen besonders wichtig sind, hängt von Ihrem Einsatzbereich ab. Für gelegentliche private Signaturen kann eine einfache Lösung genügen. Unternehmen sollten stärker auf nachvollziehbare Signaturprozesse, Datenschutz, geeignete Authentifizierungs- und Identifikationsverfahren sowie die benötigten Signaturstufen achten.

Wenn Sie regelmäßig viele Dokumente zur Unterschrift versenden, können Automatisierungs- und Verwaltungsfunktionen den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Dazu gehören beispielsweise wiederverwendbare Vorlagen, automatische Erinnerungen und der gleichzeitige Versand von Signaturanfragen an mehrere Empfänger.

Bei Verträgen mit mehreren Beteiligten ist außerdem ein Workflow-Management hilfreich. Damit können Sie beispielsweise festlegen, wer ein Dokument in welcher Reihenfolge unterzeichnet oder zunächst prüfen und freigeben muss.

Achten Sie bei geschäftlicher Nutzung auch auf die Benutzer- und Rechteverwaltung. Unterschiedliche Rollen und Zugriffsrechte helfen dabei, festzulegen, welche Mitarbeiter Dokumente erstellen, versenden oder verwalten dürfen. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann Benutzerkonten zusätzlich vor unbefugtem Zugriff schützen.

Gut zu wissen: Nutzen Sie bereits Cloud-Speicher, CRM-Systeme oder Buchhaltungssoftware, können passende Schnittstellen den Arbeitsablauf vereinfachen. Dokumente und Signaturprozesse lassen sich dadurch je nach Integration direkt aus bestehenden Anwendungen heraus verwalten oder weiterverarbeiten.

Einige Anbieter für elektronische Signaturen bieten zusätzlich APIs oder MCP-Server, sodass sie sich in KI-gesteuerte Workflows einbinden lassen.

eSign-Anbieter rechnen ihre Abonnements häufig pro Nutzer, nach der Anzahl der Signaturvorgänge oder versendeten Dokumente ab. Welches Modell günstiger ist, hängt deshalb vor allem davon ab, wie viele Personen die Software nutzen und wie regelmäßig Sie Dokumente zur Unterschrift versenden.

Eine Abrechnung pro Nutzer eignet sich tendenziell für Unternehmen, in denen eine relativ kleine Zahl an Mitarbeitern ein regelmäßig hohes Volumen verbraucht. Als Alternative kann sich auch ein Tarif mit Nutzungslimit bei den Signaturvorgängen lohnen, das unabhängig von der Anzahl der Nutzer ist.

Bei einem geringen oder unregelmäßigen Signaturaufkommen ist möglicherweise eine Abrechnung nach Nutzung günstiger. Hierbei fällt für jeden Vorgang ein bestimmter Betrag von meist wenigen Euro bis etwa 10 Euro an, je nach Signaturstandard.

Achten Sie neben dem monatlichen Grundpreis immer auf Beschränkungen in den Tarifen, die auch Zusatzfunktionen betreffen können. Insbesondere für eine QES werden immer wieder zusätzliche Gebühren berechnet.

Tipp: Wenn Sie eine eSign-Software zunächst ausprobieren möchten, achten Sie auf kostenlose Tarife oder zeitlich begrenzte Testphasen. Prüfen Sie dabei, welche Signaturstufen und Funktionen tatsächlich kostenlos enthalten sind, damit Sie den Tarif unter realistischen Bedingungen testen können.

Kostenlose Tools eignen sich vor allem, wenn Sie gelegentlich ein formloses Dokument elektronisch unterschreiben möchten. Der Dienst PDF24 ermöglicht beispielsweise das Einfügen einer Unterschrift in ein PDF kostenlos, ohne Registrierung und ohne Nutzungslimit.

Dabei wird eine gezeichnete, hochgeladene oder per Kamera erfasste Unterschrift in das PDF eingefügt. Wer dagegen Signaturanfragen versenden, Unterzeichnende authentifizieren oder eine QES nutzen möchte, benötigt eine kostenpflichtige eSign-Lösung von einem zertifizierten Anbieter.

Vor- und Nachteile kostenloser eSign-Software oder Free-Tarife im Überblick:

Einzeltarife sind bereits für weniger als 10 Euro pro Monat erhältlich, während Tarife für Teams mit zusätzlichen Verwaltungs- und Automatisierungsfunktionen häufig mehr als 20 Euro pro Nutzer und Monat kosten. Entscheidend sind jedoch immer die enthaltenen Kontingente.

Ob von unterwegs oder doch schnell von Zuhause. Einen Vertrag können Sie mit der richtigen App auch vom Smartphone aus unterschreiben.

Nicht jede Software für digitale Unterschriften unterstützt alle Signaturstufen oder erfüllt dieselben Sicherheitsstandards. Achten Sie deshalb insbesondere auf folgende Punkte:

• Qualifizierte Vertrauensdienste: Benötigen Sie eine QES, kann der Anbieter in der EU-Vertrauensliste (Trusted List) aufgeführt sein. Dort können Sie prüfen, ob der Dienst nach der eIDAS-Verordnung als qualifizierter Vertrauensdienst anerkannt ist.
• Transparenz: Seriöse Anbieter informieren verständlich darüber, wo und wie lange Dokumente und weitere Daten gespeichert werden und welche weiteren technischen Schutzmaßnahmen sie einsetzen. Darüber hinaus veröffentlichen sie Compliance-Standards und unabhängige Prüfungen.

Bei der geschäftlichen Nutzung einer eSign-Software werden häufig personenbezogene Daten verarbeitet. Prüfen Sie deshalb, ob der Anbieter die Anforderungen der DSGVO erfüllt und – sofern erforderlich – einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet.

Ein Serverstandort innerhalb der EU kann die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben erleichtern. Entscheidend ist jedoch nicht allein der Speicherort der Daten, sondern auch, welche Unternehmen Zugriff auf die Daten haben und welchem Recht der Anbieter unterliegt.

Hinweis: Hat ein Dienstleister seinen Hauptsitz außerhalb der EU oder gehört zu einem US-Unternehmen, können neben der DSGVO weitere Rechtsvorschriften – etwa der US CLOUD Act – relevant werden. Prüfen Sie deshalb neben dem Serverstandort auch den Unternehmenssitz sowie die Angaben des Anbieters zu Datenschutz und internationalen Datenübermittlungen.

Eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur lässt sich meist innerhalb weniger Minuten erstellen. Benötigen Sie eine QES, kommt einmalig eine Identitätsprüfung hinzu. Anschließend läuft der Signaturprozess ähnlich ab.

1. Dokument hochladen – je nach Anbieter beispielsweise als PDF oder Word-Datei.
2. Unterzeichnende Personen festlegen und bei Bedarf eine Reihenfolge für den Signaturprozess definieren.
3. Signatur- und gegebenenfalls Datumsfelder im Dokument platzieren.
4. Bei einer QES: Identität einmalig per Video-Ident, Online-Ausweisfunktion oder einem anderen unterstützten Identifizierungsverfahren bestätigen.
5. Signaturvorgang ausführen und das Dokument elektronisch unterzeichnen.
6. Das signierte Dokument herunterladen, archivieren oder direkt an die beteiligten Personen versenden.

Je nach Anbieter wird der gesamte Signaturvorgang zusätzlich protokolliert, sodass sich der Ablauf später nachvollziehen lässt.

Die meisten eSign-Anbieter unterstützen auch die Nutzung auf Smartphones und Tablets – entweder über eine App oder direkt im mobilen Browser. Dadurch können Sie Dokumente unabhängig vom Arbeitsplatz prüfen, unterschreiben und versenden.

Für eine SES oder AES erfolgt die Unterzeichnung je nach Anbieter beispielsweise durch das Bestätigen des Signaturvorgangs oder das Einfügen einer elektronischen Unterschrift. Eine Identitätsprüfung lässt sich meist direkt auf dem mobilen Endgerät durchführen und verlängert den Signaturprozess in der Regel nur um wenige Minuten.