Das Wichtigste in Kürze
  • Manche Programme zur Verwaltung von Vereinen sind vollständig auf die Online-Nutzung ausgelegt. Das bedeutet, Sie brauchen keinen zusätzlichen Speicherplatz, ein neues Betriebssystem oder aufwendige Installationen vorzunehmen, sondern können von überall auf Ihre Vereinsdaten zugreifen. Auch die Vereinsverwaltung mit einem Mac wird damit möglich.
  • Mit Hilfe der Vereinsverwaltungssoftware können Sie Sammel-Nachrichten versenden, Rechnungen erstellen und archivieren, Veranstaltungen planen und natürlich die Daten der Mitglieder einsehen und aktualisieren. Software zur kostenlosen Vereinsverwaltung ist oftmals auf die Mitgliederverwaltung beschränkt.
  • Durch die Digitalisierung der Daten können Sie und Ihr Verein viel Zeit und Arbeitsaufwand bei der Verwaltung einsparen und außerdem schneller und besser mit Ihren Mitgliedern in Kontakt treten. Teilweise ist sogar die Gestaltung der eigenen Webseite mit der Software für Vereine möglich.

Vereinssoftware Test

Deutschland gilt als das Land der Vereine. Im Jahr 2017 zählt die Bundesrepublik knapp 600.000 eingetragene Vereine.

Da ist es wenig verwunderlich, dass auch Software-Hersteller die Zeichen der Zeit erkannt haben und ihren Kunden entsprechend die Möglichkeit bieten, auch die Verwaltung ihres Vereins mithilfe eines Computerprogramms zu managen und dadurch so weit wie möglich zu verbessern.

In unserem Vereinssoftware-Test 2023 verschaffen wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Anbieter solcher Programme und verraten Ihnen mit welcher Software Ihnen das Arbeiten am leichtesten fällt.

1. Was ist Vereinssoftware und was macht sie?

Die Software zur Verwaltung von Vereinen soll Menschen den Zusammenschluss in Clubs und Vereinen vereinfachen. Genauso wie es in größeren Firmen oder Behörden längst Gang und Gäbe ist, können mittlerweile auch Vereine ihre Strukturen digitalisieren.

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Tennis- und Golfclubs sowie Schach- und Gartenvereine benötigen ein modernes Vereinsverwaltungs-System. Fraglich ist nur, wie viel die Vereinskasse dafür jeweils bezahlen möchte.

Die Software kann die Vereinsverwaltung immens beschleunigen, indem sie sämtliche Daten der Mitglieder sammelt, sie ordnet und bei Bedarf anzeigen kann. Auch die gesamte Vereinsbuchhaltung sowie die Beiträge der einzelnen Mitglieder können durch die Software verwaltet werden. Außerdem erkennen Sie, wenn Zahlungen nicht oder verspätet eingegangen sind. So haben unübersichtliche Papierhaufen und meterlange Aktenschränke im Vereinswesen mittlerweile ausgedient.

Auch wer bereits einen Schritt weiter ist und seine vereinsinterne Mitgliederverwaltung bisher mit Excel erledigt hat, wird die Vorteile der getesteten Software schnell erkennen.

Genauso wie die jeweiligen Vereine überaus unterschiedlich sein können, so nehmen auch die Programme zur Verwaltung der Vereine mitunter sehr unterschiedliche Aufgaben wahr:

  • Erstellen von umfangreichen Mitgliederdatenbanken
  • Vereinsbuchhaltung (Beiträge managen, Mahnungen verfassen, Quittungen erstellen, usw.)
  • Material-, Inventar- oder Lagerverwaltung innerhalb des Vereins
  • Erstellung von Vereinswebseiten
  • Organisation von Treffen, Spendenaktionen usw.

Hinweis: Die Möglichkeiten in der Finanzbuchhaltung unterscheiden sich bei den Produkten voneinander. Wo Sie bei einigen Programmen komplexere Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder eine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen können, sind andere Tools eher einfach ausgestaltet und bieten entsprechende Funktionen gar nicht oder nur in höherpreisigen Versionen an.

2. Was kostet eine Vereinssoftware?

Die Preise der getesteten Software sind meist als Abonnement in monatlichen oder jährlichen Intervallen zu entrichten. Einige wenige Programme bieten auch den Kauf per Einmalzahlung an.

Eine genaue Aussage über voraussichtliche Kosten ist hierbei schwer, da die Anbieter unterschiedliche Preisstrukturen nutzen und teilweise verschiedene Funktionen als Extra-Pakete anbieten. Monatlich werden im Schnitt jedoch zwischen 7 und 24 Euro für die kleinste Variante fällig. Diese eignet sich in den meisten Fällen für Vereine mit bis zu 100 Mitgliedern.

Tipp: Viele Hersteller bieten einen, teilweise nicht unerheblichen, Rabatt an, wenn Sie statt eines Monatsabos gleich für ein ganzes Jahr zahlen.

2.1. Geht Vereinssoftware auch kostenlos?

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Möchten Sie die Vereinskasse nicht zusätzlich belasten oder zunächst einmal testen, ob eine Vereinssoftware sinnvoll ist, bieten sich kostenlose Varianten der Softwares an.

Selbstverständlich können Sie sich auch kostenloser Online-Vereinssoftware bedienen. Hierbei bieten sich zwei Möglichkeiten: Zum einen bieten diverse Anbieter von Vereinssoftware eine abgespeckte Test- bzw. Gratisversion Ihres Produkts an. Diese bietet sich zwar für einen Einblick in die Software an, kommt bei umfänglicher Nutzung auch von kleineren Vereinen jedoch sehr schnell an ihre Grenzen.

Eine andere Option ist die Nutzung von Open-Source-Vereinssoftware. Hier gibt es einige valide Alternativen, welche für den einen oder anderen Verein durchaus einen Blick wert sind.

Hier haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile von Open Source Vereinssoftware für Sie zusammengefasst:

    Vorteile
  • kostenlose Softwarenutzung
  • Internet-Community als schnelle Online-Hilfe
  • oftmals sehr gut entwickelte Programme – nicht unbedingt schlechter als kostenpflichtige Software
    Nachteile
  • kein firmeneigener Support und keine Garantie für problemloses Funktionieren der Programme
  • teilweise große Schwierigkeiten bei der Integration von Freeware in bereits vorhandene, kommerzielle Software
  • eventuell keine Weiterentwicklung bzw. Updates – Nutzungsdauer begrenzt
  • Anwendung häufig etwas komplizierter
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3. Wie arbeitet die Software?

Die Softwares in unserem Vereinssoftware-Vergleich unterscheiden sich in ihrer Arbeitsweise stark voneinander. Einige Anbieter vertreiben noch klassische DVDs, die zunächst auf dem Computer installiert werden müssen, während viele andere auf ein moderneres, online-basiertes System zurückgreifen.

Die Lösungen aus der Cloud bieten oftmals zusätzlich die Möglichkeit an, auf die Vereinsverwaltung per App zuzugreifen.

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Eine einzelne Buchhaltungssoftware macht für Vereine nur wenig Sinn. Diese kann zwar die gesamte Buchhaltung erledigen, dafür aber nicht die Mitglieder verwalten.

Welcher Typ von Vereinsverwaltungssoftware für Ihren Club oder Verein am besten geeignet ist, richtet sich neben der Größe des Vereins auch nach dem gewünschten Umfang des Programms sowie den Kosten, die hierfür investiert werden sollen.

Tipp: Falls Sie austreten wollen haben wir einige Kündigungsschreiben von großen und bekannten deutschen Vereinen, wie zum Beispiel eine Kündigungsvorlage für den DAV (Deutscher Alpenverein).

Fast alle Anbieter ermöglichen über ihre Software die Führung eines digitalen Kassenbuches und eine Mitgliederverwaltung für Ihren Verein. Sie können also sämtliche Adressen, die Kontoverbindungen und die Verträge Ihrer Vereinsmitglieder zusammenlegen, sodass alle zusammengehörenden Informationen in einer digitalen Akte abgespeichert und jederzeit wieder auffindbar sind.

Auch Einladungen oder Spendenaufrufe lassen sich mit der Software zur Mitgliederverwaltung von zentraler Stelle an eine Vielzahl von Personen versenden.

Tipp: Nicht jedes Vereinsverwaltungsprogramm verfügt über eine sogenannte DATEV-Schnittstelle, um die entsprechenden Daten an Ihren Steuerberater weiterzuleiten. Wer hierauf Wert legt, sollte dieses Kriterium bei seiner Entscheidung unbedingt im Auge behalten.

4. Was sollte man bei der Auswahl des Programms beachten?

In dieser Übersicht haben wir Vereinssoftware, die online arbeitet und nicht installiert werden muss, mit Programmen verglichen, die einmalig mittels einer DVD oder CD-ROM auf Ihrem Vereins-PC eingerichtet werden müssen:

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Bei der Online-Vereinsverwaltung ist das Betriebssystem unerheblich, das Sie in Ihrem Verein bisher verwendet haben. Eine gesonderte Vereinssoftware für Mac-Geräte ist daher nicht nötig. Die Installations-Software benötigt meist ein aktuelles Windows-Betriebssystem und gestattet in der Regel nur einem einzigen System-Administrator, der Zugriff auf die Daten aus der Software hat.
Ihre Daten sind perfekt vor Datenverlust geschützt, da die gesamte Vereinsverwaltung in der Cloud gespeichert ist. Software, die von einem Datenträger aus installiert wird, besitzt meist umfangreichere Funktionen für die Vereinsbuchführung. Die Software unterstützt teilweise sogar eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnungen.
Sie können die Administratorenrechte meist frei auf Ihre Vereinsmitglieder verteilen und sogar Abstufungen in den Berechtigungen festlegen. Programme, die zunächst installiert werden müssen, können in der Regel eine unbegrenzte Mitgliederanzahl verwalten.

5. Fazit

Das Fazit in unserem Vereinssoftware-Vergleich lautet: Grundsätzlich benötigt heutzutage jeder Verein – und sei er noch so klein – ein System zur Verwaltung seiner Aufgaben und Mitglieder. Es ist weder praktikabel noch zeitgemäß, diese Aufgaben nach wie vor auf dem Papier oder die Vereinsverwaltung mit Excel zu erledigen.

Vereine sollten sich dabei überlegen, ob sie lieber ein kostenpflichtiges Programm nutzen wollen oder ob sie stattdessen auf eine kostenlose Software für ihren Verein setzen. Diese Entscheidung sollten Sie von Vorkenntnissen und der Größe des Vereins abhängig machen.

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Ob Oldtimer-Club oder Fußball-Verein: Verwaltung von Mitgliedern und Buchhaltung sollten Sie von einer Vereinssoftware erledigen lassen.

Ergänzend zu unserem Vergleich empfehlen wir Ihnen folgende Vereinssoftware Tests: