Buchhaltungssoftware Vergleich 2023

Günstige Buchhaltungssoftware finden Sie vor allem bei sevDesk, Buchhaltungsbutler sowie Run my Accounts. Doch versprechen die teureren Versionen jeweils mehr Funktionen.

Die neue Generation von Buchhaltungssoftwares denkt während aller Zahlungsvorgänge mit, die sich innerhalb Ihres Unternehmens ergeben, und zwar vom Eingang einer Rechnung bis hin zur Übermittlung der entsprechenden Daten an Ihren Buchhalter.

Die Programme übernehmen nahezu den gesamten Prozess selbstständig.

Durch die Online-Verarbeitung der Daten spielt auch das verwendete Betriebssystem auf Ihren Büro-Rechnern keine Rolle mehr. Entsprechend benötigen Sie keine spezielle Buchhaltungssoftware für Mac-Geräte.

2.1. Dokumentenmanagement

Bei den meisten Anbietern bekommen Sie zunächst eine E-Mail-Adresse zugewiesen, auf die Sie und Ihre Belegschaft sämtliche Belege und Rechnungen weiterleiten müssen. Auf der Benutzeroberfläche des Tools können Sie im Anschluss alle Transaktionen überblicken und die gewünschten Aktionen anweisen.

Die Software vergleicht zusätzlich, ob zu jeder Transaktion in Ihrem elektronischen Kassenbuch ein passender Beleg vorhanden ist und fordert diese gegebenenfalls automatisch bei Ihren Mitarbeitern nach.

Zudem werden sämtliche Transaktionen in eine zeitliche Abfolge gebracht, um auf den ersten Blick erkennen zu können, welche Buchungen dringend sind und welche noch warten können.

Hierzu werden die Rechnungen und sonstigen Dokumente vom Programm nach bestimmten Stichworten durchsucht und entsprechend organisiert, um sie in einem weiteren Schritt in Überweisungsvorlagen übertragen und schließlich verbuchen zu können.

Auch eine Datenbank, die sämtliche Zahlungsempfänger enthält, die von Ihnen Geld bekommen, ist bei allen Anbietern standardmäßig enthalten. Sie brauchen also kein zusätzliches Tool, um Ihre Geschäftskontakte und deren Bankkontodaten zu archivieren.

Die Software zur Online-Buchhaltung ist besonders für Kleinunternehmer sinnvoll, da hierbei keine allzu komplizierten Buchungen anfallen und so die Mehrheit der Arbeit automatisch erfolgen kann.

2.2. Zahlungsmanagement

Auch das Managen der Zahlungen wird durch die Software stark erleichtert. Neben der Dokumentation und Analyse von Einnahmen und Ausgaben kann manche Buchhaltungssoftware auch eine Umsatzsteuervoranmeldung via Elster durchführen.

Kreditoren- sowie Debitorenrechnungen können automatisiert erstellt und unmittelbar verbucht werden, ohne dass hierfür ein zusätzlicher Aufwand für Sie und Ihr Unternehmen entsteht. Auch sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR), Abschreibungen oder beleglose Buchungen können von den Programmen vorgenommen werden.

Schließlich erstellt die Buchhaltungssoftware auch Vorlagen für Überweisungen und ermöglicht die direkte Überweisung der offenen Beträge auf die entsprechenden Konten. Eine separate Online-Überweisung ist dazu nicht mehr nötig. Das Banking ist direkt in die Software integriert.

Und sollten sich doch einmal Konstellationen ergeben, in denen Sie Hilfe jenseits eines Computerprogramms benötigen, stehen Ihnen die Support-Mitarbeiter der jeweiligen Anbieter ohne Einschränkungen zur Verfügung. Die geprüften Finanzbuchhalter helfen Ihnen bei der Buchung von komplizierten Rechnungen und können Ihnen wertvolle Tipps geben.

2.3. Übermittlung an den Steuerberater

Die getestete Software ist sowohl für die einfache als auch für die doppelte Buchhaltung geeignet.

Die Hersteller von Fibu-Software setzen jeweils auf Lösungen innerhalb einer Cloud. Dort werden sämtliche Daten gespeichert und können über einen Internetzugang jederzeit eingesehen und verwaltet werden.

Sie brauchen also keinen Speicherplatz für die Tools aufzuwenden, sondern können die fast unerschöpflichen Ressourcen des World Wide Web nutzen.

Auch Ihr Steuerberater wird über die Cloud direkt über sämtliche Buchungsvorgänge innerhalb Ihres Unternehmens informiert und kann gegebenenfalls korrigierend eingreifen.

Hierzu wird eine Schnittstelle zur Buchhalter-Software genutzt. Diese sogenannten DATEV-Schnittstellen ermöglichen es den Programmen in unserem Test, ohne Einschränkungen mit Ihrem Steuerberaterbüro in Kontakt zu treten.

Die Kosten für die Buchhaltungsprogramme in unserem Vergleich werden in der Regel monatlich abgerechnet. Aber auch eine jährliche Abrechnung ist möglich. In diesem Fall müssen Sie sogar geringfügig weniger für den Service bezahlen.

Die entsprechenden Abonnements liegen meist zwischen 13 und 250 Euro pro Monat, abhängig von der Unternehmensgröße, den unterschiedlichen Bankverbindungen, die innerhalb des Unternehmens genutzt werden sollen, der Anzahl von Rechnungen, die monatlich gebucht werden müssen, sowie der Anzahl der Software-Nutzer.

So wirkt sich auch die Dauer, innerhalb derer Sie den Service in Anspruch nehmen, auf die Preise der Software aus. So kosten die Tools jeweils mehr, wenn sie über einen verhältnismäßig kurzen Zeitraum verwendet werden. Je länger Sie die Software für Ihre Finanzbuchhaltung nutzen, desto weniger müssen Sie letztlich im Monat dafür bezahlen.

Die Analysen und Auswertungen zu etwaigen Zahlungsvorgängen können entweder optional hinzugebucht werden oder sind zum Teil bereits im Umfang der Software enthalten.

Hinweis: Letztlich unterscheiden sich die angebotenen Leistungen sowie die Einschränkungen bei der Nutzung der Software von Anbieter zu Anbieter stark, sodass es ratsam ist, sich vor Abschluss eines Vertrags ausführlich mit den verschiedenen Tarifen auseinanderzusetzen. Ein Download der entsprechenden Testversionen kann Kunden dabei helfen.

Die Buchführungssoftware in unserem Test kann grundsätzlich jeder Firma zugutekommen. Die Größe des Unternehmens spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle.

Nicht nur Kleinunternehmen und Freiberufler, die zur einfachen Buchführung berechtigt sind, können die Buchhaltungssoftware verwenden, sondern auch Firmen, die gemäß § 242 Abs. 3 HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Leider können Sie mit Hilfe vieler der Tools keinen Jahresabschluss oder eine Bilanz für Ihr Unternehmen erstellen. Hierfür benötigen Sie in der Regel ein spezielles Rechnungswesen-Programm. Die Anbieter Lexware, Wiso, Sage und sevDesk vertreiben auch in diesem Bereich hochwertige Lösungen für Ihr Unternehmen.

Kleinunternehmer brauchen kein spezielles Buchhaltungsprogramm für ihre Belege. Die Buchführung von Kleinunternehmen wird von jeder Buchhaltungssoftware unterstützt.

Sobald die Belege und Rechnungen in Ihrer Finanz-Abteilung unübersichtlich zu werden drohen oder die zu investierende Arbeitszeit für das Management der Zahlungen zu langwierig und entsprechend kostenintensiv ist, lohnt sich die Investition in eine derartige Software.

Sie beschleunigt die Zahlungsprozesse im Unternehmen immens und verbessert auf diese Weise den Cash-Flow.

Auch die Auswertungen der Zahlungsvorgänge aus vergangenen Monaten können für Firmen jeder Größenordnung wertvoll sein, da hierdurch eine bessere Steuerung und Kontrolle der Ausgaben im Kassenbuch möglich ist.

Ein gewöhnliches Rechnungsprogramm ist nicht ganz so umfangreich, wie ein vollständiges Buchhaltungssystem. Die Rechnungswesen-Software stellt Vorlagen und Textbausteine zur Verfügung, die für die Gestaltung der entsprechenden Dokumente hilfreich sind, kommt aber in der Regel nicht ohne menschliche Sachbearbeiter aus.

Hier haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile von Buchführungsprogrammen im Vergleich zu Rechnungsprogrammen in einer Übersicht für Sie zusammengefasst:

Achtung: Normale Rechnungsprogramme wie Lexware oder easybill können in der Regel nur einen kleineren Teil des Gesamtprozesses automatisch erledigen. Hier muss letztlich immer ein Mitarbeiter die entsprechenden Tools mit Daten füttern.