Das Wichtigste in Kürze
  • Die automatische Belegverarbeitung ermöglicht es Firmen, ihre Finanzbuchhaltung (oder: Fibu) zu einem Großteil computergesteuert durchführen zu lassen. Dabei lesen die Programme die eingehenden Daten aus und verarbeiten sie mehr oder weniger selbstständig weiter.
  • Die Software kann sogar direkt mit Ihrem Steuerberater in Kontakt treten und diesem alle erheblichen Belege und anderen Rechnungen übermitteln, ohne dass Sie hierfür selbst aktiv werden müssen. So ist nichts mehr unvollständig, wenn Sie Ihre Steuerklärung einreichen möchten.
  • Anders als bei vielen Produkten, die bisher erhältlich waren, müssen Sie bei den meisten Anbietern keine Belegdaten mehr von Hand eintippen. Die Software erkennt sogar, wenn ein Beleg fehlt und kann sämtliche Dokumente eindeutig einem Vorgang zuordnen.

Buchhaltungssoftware Test

Firmeninhaber, die es leid sind, ihre Unternehmensbuchhaltung selbst vorzunehmen, haben mittlerweile die Option, hierfür eine automatisierte Software zu verwenden.

Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ermöglichen die Programme termingerechte Überweisungen per Mausklick, die Zusammenfassung von Rechnungen in Sammelaufträgen sowie die Übermittlung von Buchungen über eine sogenannte DATEV-Schnittstelle an die entsprechenden Datenverarbeitungsprogramme Ihres Steuerberaters.

Dabei sollen auch etwaige Zuordnungsschwierigkeiten von offenen Rechnungsbeträgen sowie das Eintippen von Zahlungsinformationen obsolet werden, da die Finanzbuchhaltungssoftware diese Tätigkeiten automatisch für Sie vornimmt.

In unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020 haben wir die Neuerungen, die mittlerweile am Markt verfügbar sind, genauer unter die Lupe genommen und verraten Ihnen, bei welchem Anbieter sich ein Abonnement lohnt und wo Sie besser nicht Monat für Monat Ihr Geld investieren.

1. Welche Buchhaltungssoftware ist der Sieger bei Vergleich.org?

1.1. Testsieger

Stiftung Warentest

Stiftung Warentest (09/2010) hat sich bisher nicht mit Online-Buchhaltungssoftware beschäftigt. Das Verbrauchermagazin empfiehlt Anfängern im Bereich Bilanzbuchhaltung, einen entsprechenden Grundlagenkurs zu absolvieren, der einem die wichtigsten Kenntnisse vermittelt. Am besten eignen hierfür die Kurse der IHK sowie diejenigen einiger Volkshochschulen.

einfache buchhaltungssoftware

Nicht jede Software kann Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) durchführen. Dazu in der Lage sind: Sage, sevDesk und Buchhaltungsbutler.

Buchhaltungssoftware-Testsieger ist das Programm von Candis. Das 2015 in Berlin gegründete Fin-Tech-Unternehmen hat sich das Ziel gesteckt, den Work-Flow in Firmen sämtlicher Branchen signifikant zu verbessern.

Das junge Unternehmen wirbt damit, bis zu 80 % der Arbeitszeit bei der Erledigung der Buchhaltung einsparen zu können. Zu diesem Zweck vertreibt der Anbieter vier unterschiedliche Tarife, die sich in ihrem Leistungsumfang sowie ihren Preisen voneinander unterscheiden.

Das Startup-Paket ist für knappe 50 Euro zu haben. Darin enthalten sind die Bearbeitung von bis zu 100 Dokumenten pro Monat, eine unbegrenzte Anzahl an Verwendern sowie der sogenannte Standard-Kundensupport durch geschulte Mitarbeiter von Candis.

Die übrigen Tarife von Candis ermöglichen die Bearbeitung von höheren Dokumentenzahlen und bieten den Abonnenten einen verbesserten Kundendienst. Die Kosten dieser Tarife liegen zwischen 99 und 220 Euro. Sämtliche Angebote von Candis können monatlich gekündigt werden und ermöglichen die automatische Sortierung von Belegen und Rechnungen nach deren Bearbeitungsstatus und Eingangsdatum.

Die beste Buchhaltungssoftware in unserem Vergleich merkt dabei auch, wenn ein Beleg fehlt und ist dazu in der Lage, die fehlenden Dokumente selbstständig bei Ihren Mitarbeitern anzufordern. Dies ist eine Funktion, die keine andere Software in unserem Test bietet, Ihnen aber viel Zeit erspart.

1.2. Preis-Leistungs-Sieger

Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis in unserem Buchhaltungssoftware-Test haben wir beim Anbieter Buchhaltungsbutler festgestellt. 100 Belege werden hier bereits ab knapp 20 Euro im Monat automatisiert verarbeitet. Leider kostet die telefonische Buchhaltungs-Hilfe in den Tarifen XS und S jeweils 15 Euro im Monat zusätzlich.

Wer entsprechend mehr Belege und Rechnungen in seinem Unternehmen abwickeln muss, kann im XXL-Tarif bis zu 2.500 Belege und 50.000 Buchungen monatlich verarbeiten lassen. Somit ist auch das teuerste Paket mit 119,95 Euro immer noch verhältnismäßig günstig zu haben. Hierbei ist die Support-Hotline für Nutzer der Software bereits im Preis enthalten.

Genau wie bei unserem Testsieger werden auch beim Anbieter Buchhaltungsbutler die Belege jeweils automatisch erkannt, sortiert und basierend auf dem Inhalt des Belegs selbstständig Buchungsvorschläge unterbreitet.

In dieser Übersicht haben wir die verschiedenen Tarife unseres Preis-Leistungs-Siegers samt deren Kosten und Leistungen nochmals für Sie zusammengefasst:

Tarif Preis/Monat Leistungen
XS 12,95 € 50 Belege/250 Buchungen
S 19,95 € 100 Belege/500 Buchungen
M 29,95 € 250 Belege/1.000 Buchungen
L 44,95 € 500 Belege/5.000 Buchungen
XL 69,95 € 1.000 Belege/15.000 Buchungen
XXL 119,95 € 2.500 Belege/50.000 Buchungen

2. Was ist Buchhaltungssoftware und wie funktioniert sie?

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Günstige Buchhaltungssoftware finden Sie vor allem bei sevDesk, Buchhaltungsbutler sowie Run my Accounts. Doch versprechen die teureren Versionen jeweils mehr Funktionen.

Die neue Generation von Buchhaltungssoftwares denkt während aller Zahlungsvorgänge mit, die sich innerhalb Ihres Unternehmens ergeben, und zwar vom Eingang einer Rechnung bis hin zur Übermittlung der entsprechenden Daten an Ihren Buchhalter.

Die Programme übernehmen nahezu den gesamten Prozess selbstständig.

Durch die Online-Verarbeitung der Daten spielt auch das verwendete Betriebssystem auf Ihren Büro-Rechnern keine Rolle mehr. Entsprechend benötigen Sie keine spezielle Buchhaltungssoftware für Mac-Geräte.

2.1. Dokumentenmanagement

Bei den meisten Anbietern bekommen Sie zunächst eine E-Mail-Adresse zugewiesen, auf die Sie und Ihre Belegschaft sämtliche Belege und Rechnungen weiterleiten müssen. Auf der Benutzeroberfläche des Tools können Sie im Anschluss alle Transaktionen überblicken und die gewünschten Aktionen anweisen.

Die Software vergleicht zusätzlich, ob zu jeder Transaktion in Ihrem elektronischen Kassenbuch ein passender Beleg vorhanden ist und fordert diese gegebenenfalls automatisch bei Ihren Mitarbeitern nach.

Zudem werden sämtliche Transaktionen in eine zeitliche Abfolge gebracht, um auf den ersten Blick erkennen zu können, welche Buchungen dringend sind und welche noch warten können.

Hierzu werden die Rechnungen und sonstigen Dokumente vom Programm nach bestimmten Stichworten durchsucht und entsprechend organisiert, um sie in einem weiteren Schritt in Überweisungsvorlagen übertragen und schließlich verbuchen zu können.

Auch eine Datenbank, die sämtliche Zahlungsempfänger enthält, die von Ihnen Geld bekommen, ist bei allen Anbietern standardmäßig enthalten. Sie brauchen also kein zusätzliches Tool, um Ihre Geschäftskontakte und deren Bankkontodaten zu archivieren.

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Die Software zur Online-Buchhaltung ist besonders für Kleinunternehmer sinnvoll, da hierbei keine allzu komplizierten Buchungen anfallen und so die Mehrheit der Arbeit automatisch erfolgen kann.

2.2. Zahlungsmanagement

Auch das Managen der Zahlungen wird durch die Software stark erleichtert. Neben der Dokumentation und Analyse von Einnahmen und Ausgaben kann manche Buchhaltungssoftware auch eine Umsatzsteuervoranmeldung via Elster durchführen.

Kreditoren- sowie Debitorenrechnungen können automatisiert erstellt und unmittelbar verbucht werden, ohne dass hierfür ein zusätzlicher Aufwand für Sie und Ihr Unternehmen entsteht. Auch sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR), Abschreibungen oder beleglose Buchungen können von den Programmen vorgenommen werden.

Schließlich erstellt die Buchhaltungssoftware auch Vorlagen für Überweisungen und ermöglicht die direkte Überweisung der offenen Beträge auf die entsprechenden Konten. Eine separate Online-Überweisung ist dazu nicht mehr nötig. Das Banking ist direkt in die Software integriert.

Und sollten sich doch einmal Konstellationen ergeben, in denen Sie Hilfe jenseits eines Computerprogramms benötigen, stehen Ihnen die Support-Mitarbeiter der jeweiligen Anbieter ohne Einschränkungen zur Verfügung. Die geprüften Finanzbuchhalter helfen Ihnen bei der Buchung von komplizierten Rechnungen und können Ihnen wertvolle Tipps geben.

2.3. Übermittlung an den Steuerberater

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Die getestete Software ist sowohl für die einfache als auch für die doppelte Buchhaltung geeignet.

Die Hersteller von Fibu-Software setzen jeweils auf Lösungen innerhalb einer Cloud. Dort werden sämtliche Daten gespeichert und können über einen Internetzugang jederzeit eingesehen und verwaltet werden.

Sie brauchen also keinen Speicherplatz für die Tools aufzuwenden, sondern können die fast unerschöpflichen Ressourcen des World Wide Web nutzen.

Auch Ihr Steuerberater wird über die Cloud direkt über sämtliche Buchungsvorgänge innerhalb Ihres Unternehmens informiert und kann gegebenenfalls korrigierend eingreifen.

Hierzu wird eine Schnittstelle zur Buchhalter-Software genutzt. Diese sogenannten DATEV-Schnittstellen ermöglichen es den Programmen in unserem Test, ohne Einschränkungen mit Ihrem Steuerberaterbüro in Kontakt zu treten.

3. Wie hoch sind die Kosten der Software für Buchhaltung?

Die Kosten für die Buchhaltungsprogramme in unserem Vergleich werden in der Regel monatlich abgerechnet. Aber auch eine jährliche Abrechnung ist möglich. In diesem Fall müssen Sie sogar geringfügig weniger für den Service bezahlen.

Die entsprechenden Abonnements liegen meist zwischen 13 und 250 Euro pro Monat, abhängig von der Unternehmensgröße, den unterschiedlichen Bankverbindungen, die innerhalb des Unternehmens genutzt werden sollen, der Anzahl von Rechnungen, die monatlich gebucht werden müssen, sowie der Anzahl der Software-Nutzer.

So wirkt sich auch die Dauer, innerhalb derer Sie den Service in Anspruch nehmen, auf die Preise der Software aus. So kosten die Tools jeweils mehr, wenn sie über einen verhältnismäßig kurzen Zeitraum verwendet werden. Je länger Sie die Software für Ihre Finanzbuchhaltung nutzen, desto weniger müssen Sie letztlich im Monat dafür bezahlen.

Die Analysen und Auswertungen zu etwaigen Zahlungsvorgängen können entweder optional hinzugebucht werden oder sind zum Teil bereits im Umfang der Software enthalten.

Hinweis: Letztlich unterscheiden sich die angebotenen Leistungen sowie die Einschränkungen bei der Nutzung der Software von Anbieter zu Anbieter stark, sodass es ratsam ist, sich vor Abschluss eines Vertrags ausführlich mit den verschiedenen Tarifen auseinanderzusetzen. Ein Download der entsprechenden Testversionen kann Kunden dabei helfen.

4. Wer benötigt ein Buchhaltungsprogramm?

Die Buchführungssoftware in unserem Test kann grundsätzlich jeder Firma zugutekommen. Die Größe des Unternehmens spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle.

Nicht nur Kleinunternehmen und Freiberufler, die zur einfachen Buchführung berechtigt sind, können die Buchhaltungssoftware verwenden, sondern auch Firmen, die gemäß § 242 Abs. 3 HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Leider können Sie mit Hilfe vieler der Tools keinen Jahresabschluss oder eine Bilanz für Ihr Unternehmen erstellen. Hierfür benötigen Sie in der Regel ein spezielles Rechnungswesen-Programm. Die Anbieter Lexware, Wiso, Sage und sevDesk vertreiben auch in diesem Bereich hochwertige Lösungen für Ihr Unternehmen.

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Kleinunternehmer brauchen kein spezielles Buchhaltungsprogramm für ihre Belege. Die Buchführung von Kleinunternehmen wird von jeder Buchhaltungssoftware unterstützt.

Sobald die Belege und Rechnungen in Ihrer Finanz-Abteilung unübersichtlich zu werden drohen oder die zu investierende Arbeitszeit für das Management der Zahlungen zu langwierig und entsprechend kostenintensiv ist, lohnt sich die Investition in eine derartige Software.

Sie beschleunigt die Zahlungsprozesse im Unternehmen immens und verbessert auf diese Weise den Cash-Flow.

Auch die Auswertungen der Zahlungsvorgänge aus vergangenen Monaten können für Firmen jeder Größenordnung wertvoll sein, da hierdurch eine bessere Steuerung und Kontrolle der Ausgaben im Kassenbuch möglich ist.

5. Worin besteht der Unterschied zu Rechnungsprogrammen?

Ein gewöhnliches Rechnungsprogramm ist nicht ganz so umfangreich, wie ein vollständiges Buchhaltungssystem. Die Rechnungswesen-Software stellt Vorlagen und Textbausteine zur Verfügung, die für die Gestaltung der entsprechenden Dokumente hilfreich sind, kommt aber in der Regel nicht ohne menschliche Sachbearbeiter aus.

Hier haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile von Buchführungsprogrammen im Vergleich zu Rechnungsprogrammen in einer Übersicht für Sie zusammengefasst:

    Vorteile
  • zusätzliche Rechnungsprogramme größtenteils überflüssig
  • weniger eigene Mitarbeiter für die Buchführung notwendig
  • übersichtliche und ordnungsgemäße Buchhaltung inklusive Analysen
    Nachteile
  • kein postalischer Versand der Rechnungen oder Unterlagen
  • monatliche Kosten für die Nutzung der Software

Achtung: Normale Rechnungsprogramme wie Lexware oder easybill können in der Regel nur einen kleineren Teil des Gesamtprozesses automatisch erledigen. Hier muss letztlich immer ein Mitarbeiter die entsprechenden Tools mit Daten füttern.

6. Fazit

Mit den intelligenten Programmen in unserem Buchhaltungssoftware-Test können Sie definitiv wertvolle Zeit bei der Bewältigung Ihrer Finanzen einsparen. Allerdings sind die Buchhaltungsprogramme keine Alleskönner.

Die Software, die selbstständig Belege mit Ihren Kontobewegungen abgleicht und danach eigenständig Zahlungen vorschlägt und Sie darauf hinweist, wenn ein Zahlungsbeleg fehlt, kann häufig keine komplizierten Bilanz- oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen durchführen.

Andererseits sind diejenigen Buchhaltungs-Tools, die EÜR und Umsatzsteuervoranmeldungen via Elster ermöglichen, oftmals nicht dazu im Stande, die oben beschriebene Automation bei der Organisation der Belege und Rechnungen zu gewährleisten.

Wir empfehlen daher, sich für Software zu entscheiden, die möglichst viele Rechnungs-Typen verarbeiten kann und entsprechend keine zusätzliche Kategorie von Buchführungssoftware notwendig macht.

Die Anbieter sevDesk und Buchhaltungsbutler können verhältnismäßig viele dieser Funktionen miteinander vereinen.

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