Das Wichtigste in Kürze
  • Niemand kommt mehr ohne PDFs aus, denn das standardisierte Dateiformat aus dem Hause Adobe wird nicht nur in der Wirtschaft verwendet, sondern auch an Universitäten, bei Behörden und weiteren Institutionen.
  • Die meisten verwenden bereits einen PDF-Viewer bzw. PDF-Reader, wie den Adobe Reader, mit dem sich PDFs öffnen und ansehen lassen. Doch das PDF-Format lässt sich nicht ohne weiteres bearbeiten, verschlüsseln oder mit Kommentaren versehen.
  • Hier kommen PDF-Editoren ins Spiel: Freeware-PDF-Editoren helfen beim Erstellen und Konvertieren des Dateiformats, während PDF-Software für etwa 70 Euro umfangreiche Änderungen an PDF-Texten ermöglichen.

PDF-Editor Test

1993 stellte Adobe Systems der Welt das Portable Document Format – kurz PDF – vor. Ziel von Adobe ist es gewesen, ein Dateiformat für Textdokumente zu erschaffen, das auf jedem PC vollkommen identisch angezeigt wird – unabhängig vom Betriebssystem, des Anwendungsprogramms oder der Hardware.

Adobe Acrobat Pro DC Download

Adobes Acrobat Reader Pro DC ist der womöglich umfangreichste PDF-Editor.

Das Konzept ist aufgegangen: Inzwischen wird das PDF sowohl in Wissenschaft als auch Wirtschaft mit Vorliebe verwendet. Adobe hat seinen Umsatz seit 1993 (580 Millionen US-Dollar) in den nächsten zehn Jahren mehr als verdoppelt und erzielt 2016 noch immer Rekordeinnahmen.

Auch Sie werden wahrscheinlich oft mit PDF-Dokumenten arbeiten müssen. Wie Sie die Datei am einfachsten editieren und Ihren Vorstellungen anpassen können, erfahren Sie im PDF-Editor-Vergleich 2023. Wir zeigen Ihnen, was die besten PDF-Editoren auf dem Markt leisten können und was Sie beim Kauf der Software zu beachten haben.

1. Was macht man mit einem PDF-Editor?

Nachdem Adobe System das PDF-Format auf den Markt gebracht hat, brauchte es natürlich auch ein Programm, um selbiges auszulesen. Aus diesem Grund wurde der Adobe Reader entwickelt – ein Programm, das sie auf fast jedem Rechner weltweit finden werden.

Allerdings ist der Adobe Reader (heute Adobe Acrobat Reader DC) lediglich eine Betrachtungssoftware. Zwar lassen sich rudimentäre Bearbeitungen vornehmen, doch das Programm soll den Anwender nur zum Lesen von PDF-Dateien befähigen.

Sie benötigen einen PDF-Editor, um eine PDF zu

  • erstellen, z.B. direkt aus einer Bilddatei oder einer Website
  • bearbeiten, z.B. wenn Sie Seiten zu einem Dokument hinzufügen möchten
  • verschlüsseln, z.B. wenn nur eine bestimmte Person Zugriff erhalten soll

PDFs bearbeiten: Da es sich beim Portable Document Format um ein Dateiformat handelt, das primär für den Transport, das Verschicken bzw. Weiterleiten konzipiert wurde, lässt es sich dementsprechend nur schwer bearbeiten. Jeder, der des Öfteren mit PDF-Dokumenten arbeitet, wird früher oder später einen PDF-Editor benötigen.

Abgrenzung zu anderen PDF-Programmen:

Es gibt hauptsächlich drei verschiedene Programmtypen, die sich mit dem Format PDF auseinandersetzen. In unserem PDF-Editor-Vergleich möchten wir Ihnen einen Überblick anbieten:

PDF-Betrachter PDF-Editoren PDF-Converter
öffnen und ansehen erstellen und ändern umwandeln und erstellen
PDF Konvertieren Multifunktions-Programme: Zwar kann die Arbeit mit Dateien im Dateiformat PDF auf die drei unterschiedlichen Tools aufgeteilt werden, doch gibt es hier oft Überschneidungen. Mit PDF24 können Sie z.B. nicht nur PDFs editieren, sondern sie auch in ein anderes Format konvertieren. Gleiches gilt für Adobe Acrobat DC. Mit Adobes hauseigenem Programm lassen sich PDFs erstellen, verändern und beliebig umwandeln.
Unsere Empfehlung: Wenn Sie nur selten in Kontakt mit Dokumenten im PDF-Format kommen, genügt es, wenn Sie bei Bedarf eines der Tools verwenden. Mit einem Free-PDF-Editor lassen sich einfache Befehle, wie z.B.: „Convert PDF to Word“ meist schnell umsetzen. Sollten Sie jedoch häufig den Editor in die Hand nehmen müssen, sollten Sie sich Ihren persönlichen PDF-Editor-Testsieger zulegen, damit die Arbeit für Sie angenehmer wird.
x Achtung: Falls Sie besonders empfindliche Dokumente (wie etwa eine umfangreiche Abschlussarbeit) als PDF gespeichert haben, sollten Sie keinen kostenlosen Online-PDF-Editor für die Bearbeitung verwenden. Sie müssen im Zweifel Ihre empfindlichen Daten hochladen und geben sie damit in die Hände der Ihnen unbekannten Websitebetreiber.
Freeware: Viele Programme, die mit PDFs arbeiten, sind kostenlos verwendbar. Das gilt für alle Tools, die in dieser Tabelle verlinkt sind. Machen Sie einfach den PDF-Editor-Test – viel Spaß beim Ausprobieren!

2. Was sind die wichtigsten Funktionen von PDF-Editoren?

Da sie oftmals vor dem Kauf nicht die Möglichkeit haben, sämtliche Funktionen der kostenpflichtigen Vollversion selbst in einem PDF-Editor-Test unter die Lupe zu nehmen, möchten wir Ihnen in unserer Kaufberatung zunächst die wichtigsten vorstellen. Die meisten PDF-Editoren beherrschen die grundlegenden Funktionen der PDF-Bearbeitung:

  • PDFs erstellen
  • Kommentierungen einfügen
  • elektronische Verschlüsselungen aktivieren

Im Wesentlichen unterscheiden sich kostenpflichtige Tools über praktische Zusatzfeatures von Freeware-PDF-Editoren, wie z.B. integrierte *OCR-Module oder die Möglichkeit, eine digitale Unterschrift auf dem Dokument zu platzieren.

*OCR-Modul: OCR bedeutet Optical Character Recognition, also etwa: „Erkennung von Schriftzeichen“. Wenn Sie einen Text fotografieren, erhalten Sie eine Bilddatei, die Sie nicht wie eine klassische Textdatei bearbeiten können. Mit einem OCR-Modul lässt sich jeder Scan in ein PDF-Format umwandeln, welches Sie wiederum bearbeiten können (z.B. mit einem digitalen Textmarker).

Wenn Sie also einen professionellen PDF-Editor für Windows oder Mac kaufen möchten, sollten Sie weniger auf die grundlegenden Funktionen achten, als vielmehr auf den Umfang und die Bedienbarkeit der Software. Zusätzliche Informationen erhalten Sie auch in unserem OCR-Software Vergleich.

*Drag & Drop

Inzwischen ist die Drag & Drop-Methode (etwa: „ziehen und legen“) zum Standard vieler Benutzeroberflächen geworden. Als Nutzer greifen Sie eine Datei mit dem Cursor Ihrer Maus und lassen sie dort „fallen“, wo sie benötigt wird. Die Zusammenführung wird dann automatisch vorgenommen und erspart Ihnen Zeit und Arbeit.

Einige Apps, wie der PDF Max Pro, sind z.B. nur auf Englisch verfügbar, was den Umgang nicht vereinfacht. Perfect PDF 9 Premium ist zwar ein leistungsstarkes Programm, doch hier stört die veraltete Menüführung, die ohne *Drag & Drop auskommen muss.

Dagegen punkten hochwertige Programme, wie Adobe Acrobat DC oder der PixelPlanet PDF-Editor mit einer übersichtlichen Struktur und einer intuitiven Bedienbarkeit. Das ist immer dann wichtig, wenn Sie die Programme häufig einsetzen müssen und dabei möglichst effektiv vorgehen wollen.

3. Kaufberatung: Wie lässt sich der beste PDF-Editor finden?

3.1. Adobe Acrobat DC – der Klassenprimus

Natürlich stellt Adobe als Entwickler des PDF-Formats auch den umfangreichsten PDF-Editor online zur Verfügung. Die Vorteile auf einen Blick:

    Vorteile
  • Sie können das PDF-Programm auf Ihrem Android-Tablet oder Ihrem Notebook verwenden.
  • Die Menüführung ist denkbar einfach. Zudem lässt sie sich individuell anpassen.
  • Die OCR-Texterkennung funktioniert zuverlässig und schnell.
  • Viele Automatisierungen optimieren den Workflow, das Programm nimmt dem Anwender fast alle Schritte ab.
  • Import und Export sowie das Hochladen in die Document Cloud sind schnell erledigt.

Im folgenden Video können Sie die wichtigsten Funktionen von Adobe Acrobat DC in Aktion sehen:

Adobe Acrobat DC: Natürlich müssen Kunden mit den hohen Kosten vorlieb nehmen, die Adobe als Marktführer selbst bestimmen kann. Wer jedoch ein Unternehmen leitet oder an Prozessoptimierung interessiert ist, kommt an der Qualität von Adobe nicht vorbei.

3.2. Nuance & PixelPlanet – die Konkurrenz

edit PDF Download

Auf dem Tablet lässt sich mit Adobe Acrobat DC eine Unterschrift direkt einfügen.

Nuance Power PDF

Das Unternehmen Nuance Communications existiert seit 1992 und hat sich auf digitale Sprachverarbeitung spezialisiert. Falls Sie Nuance Communications nicht kennen, wird Ihnen zumindest Apples Siri ein Begriff sein. Das berühmte Spracherkennungsprogramm beruht auf der Software von Nuance.

Power PDF von Nuance lässt sich auf dem PC sowie dem Tablet verwenden. In der Standard-Version erhalten Sie die wesentlichen Funktionen, wie z.B.: PDF-Konvertierung, Textbearbeitung oder digitale Signaturen. Die Arbeit geht dank Drag & Drop zudem leicht von der Hand.

In diesem Video können Sie sehen, wie mit Nuance Power PDF gearbeitet wird:

Nachteile: Nuance Power PDF zeigt nur geringfügige Schwächen – hauptsächlich was die Menüführung anbelangt. Einfache Funktionen, wie z.B. das simple Editieren eines Textes, benötigen gleich mehrere Klicks. Das kann den Arbeitsprozess etwas verlangsamen und für Anfänger frustrierend sein.

PixelPlanet PDF-Editor

PDF Editor Portable Download

Mit einem zuverlässigen PDF-Editor können Sie PDFs in viele Formate umwandeln.

PixelPlanet hat sich auf das Format PDF spezialisiert und entwickelt seit 1996 PDF-Editoren für Mac und Windows. Viele große Unternehmen weltweit vertrauen auf die PDF-Editoren von PixelPlanet, die z.B. der Konkurrenz von Nuance in Nichts nachstehen. Sie erhalten die volle Kontrolle über PDF-Dateien und können sie nach Belieben bearbeiten.

Der große Vorteil von PixelPlanet ist der aktive Support und die stetige Weiterentwicklung. Der PDF-Editor hat bereits eine große Funktionsvielfalt, wird jedoch immer wieder ausgebessert – die Updates gibt es gratis dazu.

Zwei Beispiele: Während die Schwärzung von Textstellen bereits ein erprobtes und beliebtes Feature der Vorgängerversionen war, können Sie nunmehr noch bequemer über die Suchfunktion schwärzen. Weiterhin können Sie jetzt auch Kopf- und Fußzeilen und dementsprechend das Datum und die Seitenanzahl manuell einfügen.

Nachteile: Das PDF-Bearbeitungsprogramm hat von Zeit zu Zeit Probleme mit der Performance. Nutzer berichten von Abbrüchen und dem sehr langsamen Öffnen von Dateien. In diesem Zusammenhang fällt auch der Begriff Bloatware: Software, die mit Funktionen überladen wurde und damit an Geschwindigkeit einbüßt.

3.3. Perfect PDF 9 Premium – der Underdog

Auch wenn Sie einen günstigen PDF-Editor kaufen, erhalten Sie die wichtigsten Funktionen zur Bearbeitung von PDF-Dateien. Sie können mit Perfect PDF 9 Premium problemlos:

  • Seiten oder Text separieren,
  • Bilder oder Fußzeilen einfügen
  • und einen Passwortschutz einrichten.

Der Teufel liegt im Detail: Die OCR-Texterkennung funktioniert nicht fehlerfrei, Markierungen im Text sind zum Teil ungenau und die Bedienung ist gewöhnungsbedürftig. Auch einfügte bzw. angehängte Bilddateien sind größer als bei Adobe, was beim Versenden zu Schwierigkeiten führen kann. Selbst Abstürze unter Windows 10 kommen gelegentlich vor und müssen bei der Bewertung berücksichtigt werden.

Preis-Leistung: Unabhängig der Schwächen muss festgehalten werden, dass Perfect PDF 9 Premium ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Es eignet sich für Laien und kleine Unternehmen und bietet viele Bearbeitungsmöglichkeiten – sofern Sie genügend Zeit mitbringen.

PDF Download

[yes] Mit einem Editor wie PDF24 machen Sie aus einer Website eine PDF – inklusive funktionierender Links!

4. Fragen und Antworten rund um das Thema PDF-Editor

4.1. Gibt es einen PDF-Editor für Android oder Mac?

Große Unternehmen, wie Adobe, Nuance oder PixelPlanet, entwickeln neben einem Editor für Windows meist auch eine Version für den Mac.

Hersteller Windows-Version Mac-Version
Adobe Systems Adobe Acrobat DC Adobe Acrobat DC
Nuance Power-PDF PDF-Converter für Mac
PixelPlanet PDFEditor ⚬ PDFGrabber
PDFGrabber: Der PDFGrabber von PixelPlanet ist kein vollwertiger PDF-Editor, sondern in der Hauptsache ein PDF-Converter. Mehr erfahren Sie hier.

Wenn Sie gern mit Ihrem mobilen Gerät auf die PDF-Editoren zurückgreifen möchten, sollten Sie wissen, dass PDF-Editoren durchaus mächtige Programme sind, die verhältnismäßig viel Arbeitsspeicher beanspruchen. Adobe Acrobat DC gibt es z.B. als mobile Version für iOS- oder Android-Geräte – jedoch mit eingeschränkten Funktionen.

Empfehlenswert sind spezielle Apps, wie der PDF Max Pro, die sich der Oberfläche von Smartphones oder Tablets nahtlos anpassen. So können Sie auch unterwegs Änderungen an Ihren PDFs vornehmen. Wir empfehlen jedoch die Arbeit an einem leistungsstärkeren Laptop oder PC – für ein Smartphone genügt oft schon ein PDF-Viewer.

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4.2. Was bedeutet XPS?

Adobe Actobat PDF-Editor Texte

Text markieren und löschen – mit einem PDF-Editor kein Problem.

Sollten Sie auf die Abkürzung XPS stoßen, sind Sie auf eine von Windows generierte Alternative zur PDF gestoßen. XPS steht für XML Paper Specification und existiert als geräteunabhängiges Format bereits seit 2006. Zwar spielt XPS noch keine relevante Rolle, doch der Vorteil von Microsofts Dateiformat ist naheliegend:

  • Sowohl das Erstellen als auch das Betrachten der Dateien funktioniert mit Windows-Geräten ohne zusätzliche Software. Sie müssen keine separaten Tools downloaden.
  • Die Langzeit-Archivierung von Dateien im XPS-Format ist sehr sicher, da die Dokumente nachträglich nicht mehr verändert werden können.

Falls Sie sich für das XPS-Format interessieren, können wir Ihnen diesen Artikel empfehlen.

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4.3. Gibt es Open Source PDF-Editoren?

Virtuelle Drucker

Das virtuelle Drucken wird häufiger angewandt, als man glauben möchte. Hinter dem nebulösen Begriff verbirgt sich ein einfaches Prinzip: Drucker arbeiten mit speziellen Treibern, welche Dateien in für den Drucker verständliche Befehle übermitteln.

Egal ob Sie Ihrem Drucker eine JPEG-, eine PNG– oder eine BMP-Datei schicken: die Verarbeitung erfolgt, ohne dass Sie vorher das Format konvertieren müssen.

Ein virtueller Drucker druckt keine Farbe aufs Papier, sondern wandelt lediglich unterschiedlichste Formate in ein bestimmtes Zielformat um. Dieser Prozess ist äußerst effektiv, leicht zu steuern und wird von vielen Convertern verwendet.

Mehr zu virtuellen Druckern erfahren Sie, wenn Sie diesem Link folgen.

Es gibt eine große Anzahl von Programmen um PDFs zu bearbeiten, die als Free-Download angeboten werden. Dazu zählen auch Programme wie PDFedit. Dieses kostenlose Open Source Programm können Sie am besten hier downloaden.

Zwar ermöglicht auch dieser Editor Ihnen die Arbeit an PDFs, doch Sie sollten mit häufigen Abstürzen und Fehlermeldungen rechnen. Wir können in unserem PDF-Creator-Vergleich keine Empfehlung für diese Freeware aussprechen.

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4.4. Wie werden Dateien in PDFs umgewandelt?

Wer sich einen PDF-Writer zulegt, möchte oftmals lediglich unterschiedliche Dokumente im abgesicherten PDF-Format abspeichern. Der dafür notwendige virtuelle PDF-Drucker wird bereits von vielen Free-PDF-Convertern (wie dem PDFCreator), aber auch von namhaften Programmen (wie Wondershare PDFelement) bereitgestellt.

Natürlich können Sie auch die Software aus unserem PDF-Programm-Vergleich verwenden. Die Erstellung von PDF-Dateien läuft dabei fast immer gleich ab:

  1. Sie leiten eine beliebige druckbare Datei an den virtuellen Drucker weiter.
  2. Der virtuelle Drucker wandelt die Dokumente – egal ob JPEG-Bilder oder HTML – zuverlässig in eine PDF-Datei um.
  3. Dieser Vorgang ist sehr leicht und kann selbst von Laien ausgeführt werden. Zur Einsparung von Rechnerleistung kann das Umwandeln sogar über einen Server erfolgen.
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Quellenverzeichnis