Das Wichtigste in Kürze
  • In virtuellen Räumen können Personen auch über Distanzen hinweg miteinander kommunizieren und einfach zusammenarbeiten. Viele Features bieten Softwares für Videokonferenzen sogar kostenlos.
  • Beschränkte Teilnehmeranzahl je Raum: Achten Sie auf die maximal zulässige Anzahl an Personen, die gleichzeitig an Ihrem Online-Meeting teilnehmen dürfen. Produktabhängig wird hier unterschieden, ob die Teilnehmer mit oder ohne Bild anwesend sind.
  • Ihren Videokonferenzsoftware-Testsieger finden Sie, indem Sie eine sichere Videokonferenz-Software wählen, die Daten ausschließlich verschlüsselt übermittelt und dabei den Datenschutz einhält. Fragen Sie im Zweifelsfall nach den technischen Datenschutz-Richtlinien des Videokonferenz-Software-Anbieters.

Videokonferenzsoftware-Test

1. Wofür benötigen Sie eine Videokonferenzsoftware?

Virtuelle Räume sind der ideale Treffpunkt, um Ideen und Inhalte auch über die räumliche Distanz hinweg gemeinsam zu erarbeiten. Mittels einer Software für Videokonferenzen werden diese Online-Räume geschaffen, um sich zu vernetzen und auszutauschen. Auf diese Weise können Sie die Kommunikation Ihrer Teams, Projektgruppen, Geschäftsmeetings oder auch im privaten Umfeld aufrechthalten – unabhängig des Standorts der jeweiligen Teilnehmer. Dieser digitale Meeting-Raum erfreut sich immer größerer Beliebtheit, gerade für dezentrale Teams mit verschiedenen Büros oder auch Kollegen, die aus dem Homeoffice arbeiten.

Zusätzlich bieten Videokonferenzsoftwares zahlreiche Funktionen, die Ihnen nicht nur den Austausch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen vereinfachen, sondern gleichzeitig einige Projektmanagement-Aufgaben abnehmen – wie beispielsweise das zur Verfügungstellen gemeinsamer Dateien über Cloud-Speicher, damit alle Teammitglieder zusammen daran arbeiten können.

Weitere notwendige Funktionen oder wie Sie die Software einsetzen, sollte letztlich abhängig Ihrer Teamgröße und Arbeitsweise sein.

Auch in Schulen werden Softwares für Videokonferenzen heute immer häufiger eingesetzt und bieten praktische Funktionen der Zusammenarbeit. Lehrkräfte können sogar den Hintergrund der Videokonferenz-Software einstellen – damit wird nicht nur die Software selbst zum virtuellen Klassenzimmer.

2. Über welche Features sollte eine Videokonferenzsoftware verfügen?

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Mit einer Videokonferenzsoftware arbeiten Sie im Team standortunabhängig einfach zusammen.

Wie jedes Elektronik-Programm sollten Sie Ihre Software abhängig der Funktionen auswählen, die Sie benötigen. Kaufen Sie eine Videokonferenzsoftware, die stark unter Ihren Bedürfnissen liegt, kann dies die Produktivität Ihrer Arbeit unter Umständen mindern, da Sie der fehlende Funktionsumfang womöglich einschränkt. Gleichzeitig wird eine Software, die viel mehr Funktionen hat, als Sie eigentlich benötigen, einzelne Ihrer Teammitglieder unter Umständen überfordern. Daher raten wir von Vergleich.org Ihnen dazu, die Software auf Ihre Anforderungen abzustimmen, damit diese Ihre Arbeitsweise und Prozesse unterstützt.

2.1. Über welche grundlegenden Features sollte eine Videokonferenzsoftware verfügen?

Zunächst gilt: Stimmen Sie die maximale Teilnehmeranzahl der Software passend zu Ihrer Teamgröße ab, da diese produktabhängig stark variiert – wie Tests von Videokonferenzsoftwares im Internet zeigen. Nehmen Sie die Anzahl Ihrer Kollegen oder Mitarbeiter und rechnen Sie zusätzlich einen Puffer ein, damit reguläre Veränderungen über das Jahr Ihre Software-Wahl nicht beeinflussen. Suchen Sie mit dieser möglichen maximalen Teilnehmeranzahl im Kopf eine Software für Videokonferenzen.

Merke: Je mehr Teilnehmer an Ihren Meetings teilnehmen, desto häufiger sollten Sie auf Funktionen wie „Teilnehmer stummschalten“, „Hand heben“ oder Moderatoren-Rollen zurückgreifen können. Damit stellen Sie einen produktiven und geregelten Verlauf Ihrer Termine sicher.

Darüber hinaus sollten Sie sich überlegen, wie lange Ihre Meetings durchschnittlich dauern. Denn je nach Anbieter existieren Lösungen für unterschiedliche Meeting-Längen. Standardmäßig unterschreiten diese 30 bis 45 Minuten nicht. Möchten Sie aber flexibel in der Gesprächsdauer sein, wählen Sie ein Tool mit unbeschränkter Meeting-Länge.

2.2. Welche erweiterten Funktionen bietet eine Videokonferenzsoftware?

Alle weiteren Funktionen sollten Sie an Ihrer eigenen Arbeitsweise ausrichten und Ihre Software entsprechend aussuchen. Benötigen Sie beispielsweise eine Funktion, um Ihren Bildschirm zu teilen? Dies ist besonders praktisch, wenn Sie mit anderen an einem gemeinsamen Problem oder einem Dokument arbeiten und dabei das Gleiche sehen möchten. Eine weiteres, inzwischen stark verbreitetes Features ist die Whiteboard-Funktion. Damit wird Ihr Bildschirm zum digitalen Whiteboard, an dem Sie gemeinsam im Team Ideen zusammentragen.

Auch die Audio- und Video-Qualität sind technische Features, bei denen sich die Programme stark unterscheiden. Legen Sie speziellen Wert darauf, achten Sie auf die führenden Produkte dieses Segments und stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Internetverbindung die Übertragung der maximalen Ton- und Bild-Qualität zulässt. Internet-Tests von Videokonferenzsoftwares stellen hier unter anderem die Polycom-Videokonferenz-Software, Cisco Webex oder Placetel gegenüber.

Grundlegende Funktionen wie den Hintergrund individuell einstellen und festlegen zu können, Einzel- oder Gruppenchats durchzuführen oder an Meetings auch mobil – per Smartphone oder Tablet – teilzunehmen, sind mittlerweile in nahezu alle Videokonferenz-Programme integriert.

Bevor Sie eine Videokonferenzsoftware kaufen, empfehlen wir von Vergleich.org Ihnen sicherzustellen, dass diese mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist. Nutzen Sie Microsoft oder Mac sollten alle gängigen Konferenzsoftwares zur Verwendung freigegeben sein. Zur mobilen Nutzung achten Sie auf eine Android- oder iOS-App Ihrer Videokonferenzsoftware.

3. Welche sind die häufigst genutzten Programme für Videokonferenzen?

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Eine Videokonferenzsoftware ermöglicht produktives Teamwork, indem sie Menschen vernetzt.

Wie Tests von Softwares für Videokonferenzen im Internet zeigen, gibt es zahlreiche Anbieter von Videokonferenz-Softwares.

Betrachtet man die Anbieter verschiedener Videokonferenzsoftwares im Vergleich, kommt es vor allem darauf an, wie Sie das Tool nutzen wollen. Interessieren Sie sich für eine webbasierte Videokonferenzlösung ohne Software-Download? In diesem Fall informieren Sie sich über Videokonferenz-Softwares ohne Installation. Einige Tools setzen ausschließlich auf Web-Versionen ohne Download. Dabei müssen Sie sich lediglich registrieren und können sofort installationsfrei starten, wie es beispielsweise bei FastViewer Instant oder Google Hangouts der Fall ist.

Achten Sie je nach Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens auch darauf, wo der Anbieter niedergelassen ist bzw. wo die Server stehen. Bei FastViewer beispielsweise handelt es sich um eine deutsche Videokonferenz-Software. Andere Anbieter setzen stattdessen auf geteilte Serverlandschaften und bieten ihren deutschen Kunden beispielsweise europäische Standards für ihre Videokonferenz-Software – wie es beispielsweise bei ZOOM der Fall ist.

Liegt Ihr Augenmerk vor allem darauf, eine Videokonferenz-Software gratis zu nutzen, informieren Sie sich über Anbieter wie Skype, Mikogo oder Whereby. Diese bieten in ihren kostenfreien Versionen bereits einen grundlegenden Funktionsumfang.

Sind Sie darüber hinaus an erweiterten Features interessiert, nutzen Sie am besten zunächst die kostenlose Test-Version der Videokonferenz-Software. So stellen Sie risikofrei sicher, dass die Funktionen zu Ihren Anforderungen und Ihrer Arbeitsweise passen. Solche kostenlosen Testversionen werden beispielsweise angeboten von GoToMeeting, BlueJeans, Microsoft Teams oder Webex, wobei sich die letzten beiden vor allem als Videokonferenz-Software für größere Unternehmen eignen und Microsoft Teams außerdem die Lösung „Skype for Business“ ersetzt.

4. Was kostet eine Software für Videokonferenzen?

Die verschiedenen Videokonferenzsoftware-Tarife richten sich grundlegend nach der Teamgröße, welches die Software nutzt. Produktabhängig wird unterschieden, ob es sich dabei um eine gleichzeitige Nutzung – also Teilnahme am gleichen Meeting – oder Mitarbeiteranzahl – also Anzahl der Accounts – handelt.

Darüber hinaus lassen sich produktabhängig Unterschiede in der Preisstrategie festhalten, wie Tests von Videokonferenzsoftware im Internet zeigen.

4.1. Gibt es Bereitstellungskosten?

Prüfen Sie, gerade wenn Sie eine Videokonferenzsoftware für Ihr Unternehmen auf längere Zeit integrieren möchten, wie hoch die initialen Kosten für beispielsweise Inbetriebnahme der Software, Anpassung auf Ihre Betriebsstruktur, Anlegen Ihrer Mitarbeiter-Accounts sowie gegebenenfalls die Installation auf Ihren eigenen Servern vor Ort sind. Hierbei unterscheiden sich die Tarife der Videokonferenzsoftwares stark.

Innerhalb sogenannter Enterprise-Lizenzen sind auch grundlegende Software-Einstellungen bereits enthalten, die Sie unternehmensweit vornehmen und damit initial einheitlich festlegen können – wie den Video-Hintergrund einstellen und festlegen, beispielsweise mit Ihrem Unternehmens-Logo. Diese Videokonferenz-Software-Lösungen für Unternehmen werden häufig über eine einmalige Bereitstellungsgebühr beglichen.

Tipp: Sind Sie sich nicht sicher, welche Software sich am besten in Ihre IT-Infrastruktur integrieren lässt, empfehlen wir von Vergleich.org Ihnen, eine professionelle Kaufberatung durchführen zu lassen. Ermitteln Sie Ihren genauen Bedarf und Sie sind sich anschließend sicher, dass Ihre Software exakt zu Ihrem Anforderungsprofil passt.

4.2. Wie hoch ist die monatliche Lizenzgebühr?

Nutzen Sie einen kleinen bis mittleren Tarif einer Videokonferenz-Software, müssen Sie in der Regel grundlegende Einstellungen Ihrer Organisation selbst vornehmen, können dabei aber alles beliebig festlegen. Abhängig der Lizenz, die Sie abgeschlossen haben, können Ihre Meeting-Teilnehmer anschließend auf die gewünschten Funktionen, wie das Bildschirmteilen oder das Stummschalten von Teilnehmern, zugreifen.

Um eine Videokonferenzsoftware möglichst günstig zu kaufen, empfehlen wir von Vergleich.org die maximale Teilnehmeranzahl der Tools zu vergleichen. Je größer diese ausfällt, desto mehr Funktionen bietet das Tool in der Regel und desto mehr Euro wird Sie die Videokonferenzsoftware letztlich kosten. Achten Sie außerdem darauf, ob die Meeting-Länge festgesetzt oder flexibel ist.

Möchten Sie nichts für Ihre Softwarelösung zahlen, können Sie alternativ auf kostenlose Versionen einer Videokonferenz-Software zurückgreifen, wenn Sie der limitierte Funktionsumfang selbst nicht einschränkt.

5. Wie sicher ist eine Videokonferenzsoftware?

Videokonferenz-Softwares können sich weitreichend in ihren Sicherheits-Einstellungen unterscheiden. Möchten Sie ein Tool in Deutschland innerhalb Ihres Unternehmens einsetzen, muss diese Videokonferenz-Software DSGVO-konform sein.

5.1. Auf welche Sicherheitseinstellungen sollten Sie achten?

Die innerhalb der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgeschriebenen Richtlinien sollen einen europäischen Grundsatz legen, wie mit personenbezogenen Daten innerhalb der EU umzugehen ist. Damit Daten – darunter Bild, Ton als auch Chatnachrichten – innerhalb von Videokonferenzsoftwares sicher übermittelt werden, dürfen Daten nicht unverschlüsselt übertragen werden.

Hierbei gilt: Je aufwendiger die Verschlüsselung ist, desto sicherer sind Ihre Daten innerhalb der Videokonferenz-Software. Wie Internet-Tests von Videokonferenzsoftwares 2021 zeigen, auch solche von Stiftung Warentest, sollten Sie mindestens auf eine SSL- oder TLS-Verschlüsselung Ihres Tools achten. Ist Ihnen dies allein nicht sicher genug, setzen Sie auf eine sogenannte „End-to-End-Verschlüsselung“ Ihrer Videokonferenz-Anbieter, bei der Ihre Daten während des gesamten Übertragungsprozesses vom Sender bis hin zum Empfänger vollständig verschlüsselt übertragen werden.

5.2. Wie halten Sie den Datenschutz laut Tests von Videokonferenzsoftwares im Internet ein?

Wie Internet-Tests von Videokonferenzsoftwares berichten, ist es einerseits wichtig, den Serverstandort zu kennen und innerhalb Ihrer Datenschutzrichtlinien anzugeben. Andererseits müssen Sie sicher sein, wie Ihre Daten innerhalb der Videokonferenz-Software verarbeitet werden. Dies betrifft einerseits die physischen Wege, andererseits aber auch die technischen Details, die Sie innerhalb Ihrer TOM (technisch organisatorische Maßnahmen) aufführen und beschreiben müssen.

Videokonferenzsoftware-standortübergreifend-arbeiten

Arbeiten Sie mit hoher Bild- und Audioqualität noch einfacher zusammen.

Halten Sie in jedem Fall Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, um die beste Videokonferenzsoftware für Ihr Unternehmen zu finden. Stellen Sie sicher, ob Sie eine deutsche Videokonferenz-Software einsetzen möchten, eine mit Serverstandorten in der EU – um den europäischen Standards für Videokonferenz-Software zu genügen – oder ob Ihr Unternehmen international agiert und Sie daher internationale Datenschutz-Anforderungen an Ihre Videokonferenz-Software haben.

Ergänzend zu unserem Vergleich empfehlen wir Ihnen folgende Videokonferenzsoftware Tests: