Zeiterfassung Vergleich 2025

Um die beste Zeiterfassung zu finden, gilt es zunächst den Funktionsumfang des jeweiligen Zeiterfassungstools mit Ihrem Bedarf abzugleichen. Beispielsweise gelten für einen Handwerksbetrieb andere Anforderungen als für eine Agentur. Welche Funktionen laut diversen Online-Tests für eine Zeiterfassung wichtig sind, zeigen wir Ihnen hier bei uns auf Vergleich.org.

Hinweis: Einen speziellen Test unterschiedlicher Zeiterfassungssysteme seitens Stiftung Warentest gibt es zum aktuellen Zeitpunkt nicht. Mithilfe unserer Vergleichstabelle können Sie jedoch gängige Anbieter einfach anhand Ihrer Funktionen und Eigenschaften miteinander vergleichen.

1.1. Funktionsumfang

Manche Programme ermöglichen zusätzlich eine GPS-basierte, automatische Zeiterfassung.

Grundsätzlich ist laut mehreren Online-Tests für eine Zeiterfassung eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche wichtig, um die Arbeitszeiterfassung so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Detaillierte Auswertungen und Protokollen ermöglichen eine schnelle Übersicht über die geleistete Arbeitszeit und helfen, die Effizienz des Teams zu steigern.

Neben der Auswertung der Arbeitszeiten ist eine einfache Korrektur dieser ebenfalls wichtig. Passieren Fehler beim Stempeln, muss die Zeiterfassung nachträglich geändert werden. Hierzu zählt sowohl das Erfassen von Pausenzeiten als auch das Ändern einzelner Stempelungen.

Je nach Arbeitszeitmodell erleichtert ein automatisches Erfassen von Überstunden die Verwaltung der Zeitkonten. Unterschiedliche Berechtigungsebenen erlauben Ihnen zudem, verschiedene Rechte innerhalb des Teams zu vergeben. So können beispielsweise manche Mitarbeiter lediglich ihre eigenen Zeiten einsehen, während für andere selbstständig Korrekturen erlaubt sind.

Eine Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeiten je nach Kunde oder Aufgabe detailliert aufzuzeichnen. Dies vereinfacht die Rechnungsstellung und gibt Ihnen einen genauen Überblick über die aufgewendete Zeit.

Hinweis: Beachten Sie die jeweilige Sprache des Programms. Zum Beispiel sind manche Tools zur Zeiterfassung ausschließlich in Englisch erhältlich.

1.2. Zusätzliche Funktionen

Zeiterfassungssysteme bieten oftmals weit mehr Funktionen als die reine Dokumentation von Arbeitszeiten. Unter anderem verfügen mehrere Programme zur Zeiterfassung innerhalb der Software über eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung. Urlaubsanträge lassen sich so ähnlich wie Stundenzettel über die Zeiterfassung verwalten.

Eine weitere hilfreiche Funktion für viele Unternehmen ist eine integrierte Schichtplanung. Schichten lassen sich innerhalb der Software einfach erstellen, anpassen und den Mitarbeitern zuweisen.

Über die Zeiterfassungssoftware lässt sich die Schichtplanung digitalisieren und automatisieren.

Das System hilft Ihnen, alle Schichten korrekt zu besetzen und die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen zu überwachen. Mitarbeiter wiederum können ihre Schichten einsehen und bei Bedarf Tauschanfragen stellen.

Eine Kalenderintegration erleichtert zusätzlich die Planung und Koordination innerhalb des Teams oder Unternehmens. Termine und Schichten lassen sich typischerweise direkt in den Kalender der Mitarbeiter oder des Teams eintragen.

Alle Beteiligten haben damit jederzeit einen Überblick über ihre Verpflichtungen und können ihre Zeiten besser planen. Eine Kalenderintegration ermöglicht es außerdem, Abwesenheiten wie Urlaube oder Dienstreisen zu verwalten, sodass die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters ersichtlich ist.

1.3. Schnittstellen

Schnittstellen ermöglichen den Datenaustausch zwischen der Zeiterfassungssoftware und anderen Systemen oder Anwendungen. Je nach Programm stehen Ihnen so diverse Automatisierungen zur Verfügung, die Ihnen beispielsweise die Rechnungsstellung oder die Lohnabrechnung erleichtern.

Eine der wichtigsten Schnittstellen für eine Zeiterfassungssoftware ist die Verknüpfung zu DATEV. Bietet die Zeiterfassung eine DATEV-Schnittstelle, ermöglicht Ihnen diese den direkten Export von Arbeitszeiten und anderen relevanten Daten aus der Zeiterfassungssoftware in das DATEV-System. Dies vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung erheblich, da Sie so manuelle Übertragungsfehler vermeiden und der gesamte Prozess automatisiert abläuft.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist eine Schnittstelle zu einem Rechnungsprogramm. Lässt sich die Arbeitszeit projektbezogen erfassen, können Sie diese Daten zur Erstellung einer Rechnung exportieren.

Ebenfalls erleichtert die Verbindung zu einer HR-Software Ihnen die Personalverwaltung. Verfügt die Zeiterfassungssoftware über eine API-Schnittstelle, lässt sich das Tool zusätzlich in eine Vielzahl anderer Apps wie Asana, JIRA oder Monday integrieren.

Hinweis: Ist eine Verknüpfung mit anderen Programmen nicht möglich oder gewünscht, ist ein allgemeiner Datenexport wichtig. Lassen sich die Arbeitszeiten als CSV-Datei exportieren, ist bei vielen Programme wiederum ein Import möglich, auch ohne direkte Schnittstelle.

In der Regel sind Programme zur Zeiterfassung in unterschiedlichen Tarifen erhältlich. Diese unterscheiden sich typischerweise in Ihrem Funktionsumfang.

Zum Beispiel ist eine Urlaubsverwaltung oder eine Schichtplanung bei manchen Programmen lediglich optional erhältlich. Auch eine projektbezogene Zeiterfassung zählt teilweise lediglich zu den Funktionen der Premium-Versionen.

Bevor Sie sich ein Programm zur Zeiterfassung kaufen, ist es daher wichtig, die Eigenschaften der unterschiedlichen Tarife zu überprüfen. Günstige Tools zur Zeiterfassung gibt es in der Regel bereits zu Preisen unter 5 € im Monat. Grundsätzlich gelten die angegebenen Kosten pro Mitarbeiter und Monat.

Die verschiedenen Premium-Tarife haben hingegen durchschnittlich monatliche Kosten von circa 10 € pro Nutzer. Wie mehrere Online-Tests von Zeiterfassungsprogrammen zeigen, bestehen bei manchen Anbietern zusätzlich Preisunterschiede bei der Zahlungsweise. Oftmals ist eine jährliche Zahlungsweise kostengünstiger als eine monatliche Abrechnung.

Um die richtige Software zur Zeiterfassung für Ihr Unternehmen zu finden, ist bei nahezu allen Programmen eine Gratis-Testphase möglich. Typischerweise beträgt die Testdauer bei vielen Programmen 14 Tage. Es gibt allerdings auch Hersteller, die eine in den Funktionen eingeschränkte Version der Zeiterfassung als Freeware anbieten.

Tipp: Bei manchen Anbietern steht Freelancern eine kostenlose Variante der Zeiterfassung zur Verfügung.

Allgemein gilt es zwischen der manuellen und der elektronischen Zeiterfassung zu unterscheiden. Während für eine manuelle Zeiterfassung Stundenzettel oder Excel-Tabellen notwendig sind, gibt es bei einer digitalen Zeiterfassung mehrere Möglichkeiten, die Arbeitszeiten festzuhalten.

Während früher typischerweise mechanische Stechuhren verwendet wurden, ersetzen digitale Systeme diese in der modernen Arbeitswelt. Das Funktionsprinzip ist allerdings immer noch dasselbe.

Gängige Zeiterfassungssysteme ermöglichen sowohl eine Zeiterfassung über den PC als auch eine mobile Zeiterfassung über das Handy oder Tablet. Hierzu steht Ihnen in der Regel eine entsprechende Smartphone- oder Tablet-App für Android und iOS zur Verfügung. Am PC erfolgt der Zugang je nach Software über den Browser oder eine Desktop-App.

Lässt sich die App zur Zeiterfassung in einem Terminal-Modus betreiben, können Sie ein Tablet als zentrales Zeiterfassungsgerät nutzen. Eine Zeiterfassung über ein Terminal hat den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter kein eigenes Smartphone zur Zeiterfassung benötigen. Über RFID-Chips oder -Karten lässt sich ein Tablet problemlos als Stempeluhr nutzen.

Die Vorteile und Nachteile beider Arten zeigen wir von Vergleich.org Ihnen in der folgenden Tabelle:

Einige Systeme lassen sich sowohl mobil als auch mit einem klassischen Zeiterfassungsgerät nutzen. Einige Geräte ermöglichen sogar ein Stempeln per Fingerabdruck.

Die Erfassung der Arbeitszeit über eine Stempeluhr zählt ebenfalls zur elektronischen Zeiterfassung. Die Zeiterfassung an der Stempeluhr erfolgt in der Regel an einem zentralen Ort innerhalb des Betriebs. Die mobile Zeiterfassung über eine App oder einen Browser-Zugang ermöglicht hingegen ein ortsunabhängiges Stempeln.

So ist zum Beispiel die Zeiterfassung auch im Homeoffice oder unterwegs auf Geschäftsreisen oder Kundenterminen möglich. Die Nutzung einer App zur Zeiterfassung gilt somit als deutlich flexibler.

Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht zudem eine projektbezogene Arbeitszeiterfassung und eine einfachere Verwaltung der Arbeitszeiten. Eine Zeiterfassung über eine Stempeluhr hat hingegen den Vorteil, dass Mitarbeiter keinen PC beziehungsweise Smartphone benötigen.

Vor allem hinsichtlich des Datenschutzes ist dies ein Vorteil, da keinerlei Daten auf die Privatgeräte Ihrer Mitarbeiter gelangen. Zusätzlich ist diese Form der Zeiterfassung für viele Mitarbeiter einfacher im Ablauf, da kein Log-in oder ähnliches notwendig ist.

Die Vorteile und Nachteile der digitalen Zeiterfassung fassen wir von Vergleich.org nachfolgend nochmals zusammen: