Vereinssoftware Vergleich 2025

Teilweise sind Vereinssoftwares nicht günstig. Das liegt besonders an den umfangreichen Funktionen dieser Programme.

Es liegt bei Ihnen, wie viel Geld Sie für eine Vereinssoftware ausgeben möchten. Unser Vereinssoftware-Vergleich zeigt deutlich, dass die Preisspanne sehr groß ist. Bei einigen Anbietern zahlen Sie monatlich einige wenige Euro. Andere Anbieter lassen sich die umfangreichen Dienstleistungen Ihrer Vereinsprogramme etwas mehr kosten. Preise im dreistelligen Bereich sind bei einer guten Vereinssoftware keine Seltenheit.

Sie finden online auch Vereinssoftwares, die Sie kostenlos nutzen können. Viele Vereinssoftware-Tests online verweisen aber darauf, dass es sich durchaus lohnt, etwas Geld in die Hand zu nehmen. Bei den Preismodellen der Vereinssoftware-Tarife lassen sich zwei Kategorien voneinander unterscheiden – einmalige Zahlungen und Abonnements.

1.1. Einmalige Zahlung

Die klassische Variante, wie Sie sie vielleicht von Steuersoftwares oder anderen Softwares kennen, ist die einmalige Zahlung eines festen Preises. Dabei zahlen Sie für die Lizenz, mit der Sie die jeweiligen Vereinssoftwares für Ihre Mitgliederverwaltung und andere Funktionen nutzen dürfen.

In der Regel ist diese Lizenz auf einen gewissen Zeitraum begrenzt. Die Anbieter stellen ihre Lizenzen beispielsweise für 365 Tage zur Verfügung, sobald Sie bezahlt haben. Nach Ablauf der Lizenz ist eine weitere Nutzung der Vereinsverwaltungs-Software diversen Tests online zufolge nicht mehr möglich. Selbstverständlich können Sie diese aber neu erwerben, wenn Sie mit Ihrem Anbieter zufrieden sind.

1.2. Abonnement

Häufiger als diese einmaligen Zahlungen finden Sie aber Vereinssoftwares online, bei denen Sie ein Abonnement abschließen. Sie zahlen monatlich einen gewissen Betrag und können das Programm so lange nutzen, wie Sie zahlen.

Teilweise erlauben es die Vereinsprogramme online auch, das Abonnement jährlich zu bezahlen. Sie verpflichten sich damit zwar für die Zahlung eines gesamten Jahres, dafür sind die Beträge geringer als bei monatlichen Zahlungen.

Tipp: Verschiedene Tests von Vereinssoftwares empfehlen ein jährliches Abonnement, wenn Sie die Plattform kennen. Nutzen Sie die Software bereits und sind mit dieser zufrieden, sparen Sie durch ein jährliches Abo eventuell Kosten. Bei vielen jährlichen Abos ist die Vereinssoftware günstiger, wenn Sie den Preis von einem Monat berechnen und mit dem Monats-Abo-Preis vergleichen.

Beachten Sie die Anzahl Ihrer Mitglieder, wenn Sie sich für eine Vereinssoftware entscheiden.

Die Anzahl der Mitglieder, deren Daten Sie in der Vereinssoftware verarbeiten können, ist häufig begrenzt. Mit der Größe des gewählten Pakets bestimmen Sie, für wie viele Mitglieder Ihre Vereinssoftware ausgelegt ist. Dabei bieten einige der Software-Unternehmen die kleinste Version der Software kostenlos an. Diese lohnt sich aber meistens nur für Vereine, die wenige Mitglieder haben. Ab einer gewissen Mitgliederanzahl verlangen die Anbieter für gewöhnlich einen Beitrag.

Nach diesem Prinzip sind viele Vereinssoftware-Tarife gestaffelt. Je mehr Mitglieder verwaltet werden können, desto teurer werden die Pakete. Das stellt besonders für große Vereine häufig ein Problem dar.

Viele Anbieter schlagen Tarife nur bis zu einer Anzahl von mehreren hundert Mitgliedern vor. Zählt Ihr Verein an die Tausend Mitglieder oder mehr, müssen Sie sich häufig ein individuelles Angebot unterbreiten lassen. Für gewöhnlich finden die Software-Unternehmen aber für jeden Verein eine Lösung.

Tipp: Benötigen Sie lediglich eine Vereinssoftware für einen Kleingartenverein mit 20 Mitgliedern, reicht Ihnen ein kleines Paket. Bei einem Fußballverein mit 1.000 Mitgliedern müssen Sie mit höheren Kosten rechnen. Wir von Vergleich.org empfehlen, etwas Puffer zu lassen. Neue Mitglieder können schließlich immer dazu kommen.

Bei der Auswahl einer Vereinssoftware sind Online-Tests zufolge nicht nur die Kosten und die Anzahl der möglichen Mitglieder wichtige Kriterien. Entscheidend für Sie ist ebenfalls, was Sie mit der Vereinssoftware alles erledigen können.

Tests verschiedener Vereinssoftwares zufolge gibt es zwischen den Anbietern dabei häufig Überschneidungen. Überlegen Sie sich vorher, wofür Sie die Vereinssoftware verwenden und welche Funktionen Ihnen wichtig sind.

3.1. Vereinsbuchhaltung

Mit einer Vereinssoftware erledigen Sie die Buchführung schneller und einfacher.

Eine der wichtigsten Funktionen einer Vereinssoftware ist die Buchhaltung. Wie Unternehmen haben auch Vereine Einnahmen und Ausgaben, Rechnungen und weitere Transaktionen, die dokumentiert und geordnet sein müssen. Eine gute Software hilft Ihnen dabei, diese Dinge für Ihren Verein im Überblick zu behalten.

Häufig können Sie wählen, ob die Vereinssoftware bei der Buchhaltung eine doppelte Buchführung, ein Kassenbuch oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung führen soll. Buchungen erstellt die Software oft automatisch und eine Erfolgsrechnung ist meistens ebenfalls kein Problem.

Im Optimalfall ist die Software so konzipiert, dass Sie für die Bedienung nicht zwingend gelernter Buchhalter sein müssen. Sie unterstützt Sie bei sämtlichen Prozessen und nimmt den Großteil der Arbeit ab.

3.2. Verwaltung der Mitglieder

Eine weitere wichtige Funktion ist bei Vereinssoftwares die Mitgliederverwaltung. Denn für einen Menschen ist es schwierig, die Daten aller Mitglieder, die Vereinsbeiträge und die Zahlungshistorie zu verwalten. Innerhalb von Sekunden ermöglicht es Ihnen eine Vereinssoftware, Daten von Mitgliedern aufzurufen, zu überprüfen und zu aktualisieren.

Die Überwachung der Mitgliedsbeiträge ist ebenfalls möglich. Die Software zeigt Ihnen, welche Beiträge noch nicht bezahlt sind. Viele der Softwares aus unserer Vergleichstabelle erstellen außerdem Mahnungen, die Sie per Mail oder per Post an die betroffenen Mitglieder senden können.

Hinweis: Zu Softwares für Vereine existiert kein Test der Stiftung Warentest. Teilweise können Sie aber einfach selbst kostenlose Testversionen ausprobieren. Wenn Sie nach dem Test die Vereinssoftware kaufen und nach einiger Zeit doch nicht zufrieden sind, gibt es ja immer noch unsere Kündigungsvorlage.

3.3. Kommunikation des Vereins

Des Weiteren ist es mit Vereinssoftwares leicht, die Vereinskommunikation zu steuern. Aufgrund der versammelten Daten an einem Ort können Sie Rundmails versenden oder Mitgliedergruppen gezielte Nachrichten zuzustellen. Teilweise ist für Mitglieder sogar eine Chat-Funktion in der Software integriert.

Das erleichtert die Kommunikation innerhalb des Vereins und ermöglicht eine effiziente Koordination von Veranstaltungen, Aktivitäten und Mitteilungen. Tennisvereine können so beispielsweise die Platzbuchung schneller und leichter gestalten.

Der Vorteil einer Offline-Software besteht darin, dass Sie für viele der Funktionen keinen Internetzugang benötigen. Sie können die Buchhaltung offline verwalten oder Mitglieder-Daten aktualisieren. Allerdings weisen wir von Vergleich.org darauf hin, dass Sie eine solche Software auf Ihrem Rechner herunterladen müssen.

Wenn Sie die Vereinssoftware auf einem Mac von Apple nutzen möchten, kann das zu Problemen führen. Nicht alle Vereinssoftwares sind für Mac konstruiert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software auch mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist.

Wenn Sie eine Online-Plattform nutzen, ist das Betriebssystem Ihres Rechners egal. Zudem hat jeder mit Internet-Zugang und den Log-In-Daten Zugriff auf die Software. Gerade wenn Sie mehrere Administratoren im Verein benötigen, können wir von Vergleich.org die Nutzung einer Online-Plattform empfehlen. Die Merkmale der beiden Kategorien haben wir für Sie noch mal tabellarisch dargestellt.

Überlegen Sie im Vorhinein, für wie viele Personen Sie einen Zugang benötigen.

Wenn mehrere Menschen in Ihrem Verein Zugriff zu der Vereinssoftware benötigen, ist für Sie eventuell die Anzahl der möglichen Administratoren entscheidend. Hier schlagen viele der Online-Anbieter die Offline-Softwares. Bei Offline-Softwares gibt es oft nur einen Administrator, der von seinem Rechner aus den Zugriff zur Software hat. Haben Sie eine lokale Vereinsstelle, ist das für Sie vielleicht weniger relevant.

Viele der Online-Anbieter stellen Ihnen im Gegensatz dazu eine unbegrenzte Vergabe von Zugriffsrechten zur Verfügung. Somit kann jeder auf die Software zugreifen, der von Ihnen Zugangsdaten erhält. Andere Anbieter erlauben immerhin 5 Administratoren, die Ihre Vereinsverwaltung steuern dürfen.

Hier die Vor- und Nachteile von Vereinssoftwares: