eSign Vergleich 2025

Eine elektronische Signatur dient der digitalen Authentifizierung von Dokumenten und ersetzt in vielen Fällen die handschriftliche Unterschrift. Sie ermöglicht ein sicheres und effizientes Unterzeichnen von Verträgen, spart Zeit sowie Papier und kann rechtlich bindend sein, wenn alle Anforderungen erfüllt sind.

1.2. Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen

Eine elektronische Signatur ist nur dann rechtsgültig, wenn sie eindeutig einer Person zugeordnet werden kann. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass das unterschriebene Dokument nachträglich unveränderbar bleibt. Diese Anforderungen gewährleisten die Integrität und Authentizität des Dokuments und bieten rechtliche Sicherheit.

Hinweis: Der Begriff „rechtsgültig“ bedeutet, dass eine Signatur den gesetzlichen Anforderungen entspricht. „Rechtskräftig“ wird ein Dokument jedoch erst, wenn es von einem Gericht anerkannt wird. Beide Begriffe sollten daher nicht verwechselt werden.

Die Regelungen zu digitalen Signaturen unterscheiden sich je nach Land. In Europa sind orientiert sich die Rechtssprechung an der eIDAS-Verordnung

Elektronische Signaturen unterliegen klaren gesetzlichen Regelungen, die ihre Verwendung absichern. In Deutschland und der EU bildet die eIDAS-Verordnung den rechtlichen Rahmen. Sie definiert die Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Signatur rechtsgültig ist.

Weltweit variieren die Standards stark, da sie von lokalen Gesetzen abhängen. Während in einigen Ländern einfache elektronische Signaturen genügen, verlangen andere Staaten strengere Zertifizierungsverfahren. Diese Unterschiede sind wichtig, wenn internationale Dokumente unterzeichnet werden.

2.1. Darin unterscheiden sich die Signaturstandards

Die Standards für elektronische Signaturen unterscheiden sich durch Sicherheitsmerkmale und Anwendungsbereiche. Sie bieten abgestufte Möglichkeiten zur digitalen Unterschrift, die je nach Schutzbedarf individuell angepasst werden können. Diese Differenzierung schafft Rechtssicherheit und erleichtert die Wahl einer passenden Signaturlösung. Folgende Standards sind üblich:

2.2. Diese digitale Unterschrift gilt bei Verträgen

Die Anforderungen an digitale Unterschriften variieren je nach Vertragstyp. Für einfache Geschäftsverträge reicht oft eine Simple Electronic Signature (SES) aus, die keine strenge Sicherheitsanforderung erfüllt. Sie ist für alltägliche Dokumente geeignet, bei denen keine hohe rechtliche Verbindlichkeit erforderlich ist.

Bei sensiblen Dokumenten, wie Arbeitsverträgen oder Finanzdokumenten, empfehlen sich Advanced Electronic Signatures mit höherer Sicherheit. Diese bieten durch Verschlüsselung und Zertifikate zuverlässigen Schutz. In Deutschland ist bei bestimmten Vertragsarten, wie notariellen Vereinbarungen oder Immobilienkäufen, eine Qualified Electronic Signature (QES) erforderlich. Sie erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und bietet maximale Rechtssicherheit.

Auf einem Tablet lässt sich eine Signatur einfach erstellen, die rechtliche Gültigkeit ist jedoch zu prüfen.

Es gibt verschiedene Wege, um eine elektronische Signatur zu erstellen. Die Wahl der Methode hängt von den Anforderungen an Sicherheit und Rechtsgültigkeit ab. Kostenlose Optionen eignen sich oft für private oder gelegentliche Anwendungen. Wer rechtlich bindende elektronische Unterschriften benötigt, muss jedoch auf zertifizierte Anbieter zurückgreifen. Beide Wege ermöglichen allerdings ein effizientes und schnelles Signieren.

3.1. Elektronische Signatur kostenlos erstellen

Kostenlose eSign-Methoden eignen sich besonders für private oder gelegentliche Anwendungen. Sie sind leicht zugänglich, bieten jedoch meist keine umfassenden Sicherheitsfunktionen. Beachten Sie, dass kostenlose Signaturen oft nicht rechtsgültig sind und sich daher nicht für geschäftliche Verträge eignen. Drei gängige Methoden für kostenlose elektronische Signaturen sind:

3.2. Spezialisierte Anbieter und Tools nutzen

Zertifizierte Anbieter erfüllen hohe Sicherheitsstandards und eignen sich für rechtsverbindliche Signaturen. Diese Tools bieten Funktionen wie Identitätsprüfung und Verschlüsselung, um die Sicherheit der Signatur zu gewährleisten.

Die Nutzung solcher Plattformen ist intuitiv und erfordert nur wenige Schritte. Sie laden das Dokument hoch, wählen die Signaturart aus und unterschreiben digital. Viele Anbieter bieten zudem Integrationen für Cloud-Speicher oder Projektmanagement-Tools, was Arbeitsabläufe erheblich erleichtert.

Die Anbieter für elektronische Signaturen bieten oft verschiedene Standards, einschließlich rechtlich sicherer Signaturen.

Unabhängige Tests und Vergleiche von eSign-Anbietern zeigen, dass bestimmte Faktoren für die Wahl eines eSign-Tools entscheidend sind. Dazu gehören Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsstandards, Integrationen und Kosten.

In den nachfolgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, was bei der Auswahl zu beachten ist. Sicherheit ist für alle Nutzer wichtig. Ebenso auch die Möglichkeit des Tests vor Abschluss eines Abos. Zusätzliche Funktionen und die Möglichkeit der Integration weiterer Tools vereinfacht die Nutzung.

4.1. Kostenlose Testversion verschafft Einblick

Eine ausgiebige, kostenlose Testversion ermöglicht es Ihnen, das eSign-Tool ausgiebig zu testen. Sie können die Benutzeroberfläche erkunden, Dokumente hochladen und Signaturen erstellen. So erkennen Sie frühzeitig mögliche Hürden und Vorteile der verschiedenen Tools.

Kostenlose Versionen von Tools für digitale Signaturen haben oftmals nur ein begrenztes Funktionsspektrum. Innerhalb der kostenlosen Testphase können Sie allerdings bei den meisten Anbietern weitere Premiumfunktionen testen. Dadurch können Sie abwägen, ob sich das für Sie und Ihr Vorhaben lohnt.

Nachfolgend haben wir die Vor- und Nachteile kostenloser im Vergleich zu kostenpflichtiger e-Sign-Software für Sie abgewogen:

4.2. Einfache Handhabung dank Integrationen und zusätzlicher Funktionen

Die Integration mit anderen Tools erleichtert Arbeitsabläufe erheblich. Viele eSign-Anbieter bieten Anbindungen an Cloud-Speicher, CRM-Systeme oder Projektmanagement-Software. Das spart Zeit und sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit.

Zusätzliche Funktionen wie der Massenversand von Signaturanfragen oder die Möglichkeit, PDFs direkt zu bearbeiten, sind besonders hilfreich. Sie machen das Tool vielseitig einsetzbar. Solche Features erhöhen den Nutzen für Unternehmen und Einzelpersonen gleichermaßen.

Tipp: Mit Tools wie Foxit-eSign können Sie Verträge oder zu unterschreibende Dokumente einfach als PDF erstellen. Einige Anbieter verfügen zudem über OCR, mit der Sie Schrift aus Scans in editierbaren Text umwandeln können.

4.3. Datenschutz- und Sicherheitsrisiken stets abwägen

Datenschutz und Sicherheit sind entscheidend bei der Wahl eines eSign-Tools. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Unterschrift nicht missbräuchlich verwendet wird. Achten Sie darauf, dass Anbieter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Dies schützt sensible Daten und gewährleistet rechtliche Sicherheit.

Zusätzliche Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung oder Zwei-Faktor-Authentifizierung minimieren Risiken und erhöhen die Sicherheit. Anbieter mit Serverstandorten in Europa bieten oft bessere Datenschutzvoraussetzungen und sollten bevorzugt werden.