- Ein Office-Rechnungsprogramm bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um Ihr Rechnungswesen zu organisieren. Die Funktionalitäten sind speziell auf die Bedürfnisse von Freelancern, Freiberuflern, Selbstständigen sowie kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten.
- Die meisten Programme sind zusätzlich Web-basiert und lassen sich problemlos über den Browser bedienen. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Daten in einer Cloud sicher sind.
- Um höchste Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir von Vergleich.org einen deutschen Server-Standort. Achten Sie zusätzlich auf eine Zertifizierung nach der ISO-Norm 27001.
In unserem Vergleich nehmen wir die besten Rechnungsprogramme für Unternehmen, Online-Händler, Selbstständige und Freiberufler unter die Lupe. Wir erklären Ihnen, auf welche Funktionen es zu achten gilt und wie sich die einzelnen Programme unterscheiden.
Dabei berücksichtigen wir verschiedene Bedürfnisse und gehen unter anderem auf das Thema Sicherheit ein. Zusätzlich spielen in unserer Kaufberatung Faktoren wie die Kompatibilität und der Preis eine Rolle.
1. Wozu benötigen Sie ein Rechnungsprogramm?
Welche Funktionen sind für ein einfaches Rechnungsprogramm wichtig?
- Rechnungen
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- E-Mail-Versand
- Finanzauswertungen
- Mahnwesen
Ein Rechnungsprogramm dient grundsätzlich als Fakturierungssoftware und ersetzt andere Buchungssysteme. Das Programm hilft Ihnen, Rechnungen zu erstellen, ein Kassenbuch zu führen und den Geldfluss zu überwachen.
Im geschäftlichen Umfeld erleichtert Ihnen ein Rechnungsprogramm die Organisation Ihrer Buchhaltung. Neben der Rechnungserstellung bieten viele Hersteller weitere Funktionen an.
Hierzu zählt beispielsweise die Überwachung des Geldeingangs und der Verwaltung des Mahnwesens. Ein Lieferschein- und Rechnungsprogramm enthält zusätzlich die Möglichkeit zur Erstellung von Lieferscheinen.
Eine weitere Form ist ein sogenanntes Angebot- und Rechnungsprogramm, welches Ihnen erlaubt, Angebote und Auftragsbestätigungen zu erzeugen. Ein solches Angebot- und Rechnungsprogramm richtet sich hauptsächlich an Dienstleistungs- und Vertriebsunternehmen.
Ein Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm ermöglicht Ihnen außerdem die Erstellung von Gewinn-und-Verlust-Rechnungen, Bilanzen oder Finanzberichten. Vollwertige Programme hierzu finden Sie in unserem Vergleich Buchhaltungssoftware.
2. Für wen ist ein Online-Rechnungsprogramm sinnvoll?
Ein Rechnungsversand per Post verzögert den Zahlungseingang. Mit einem Rechnungsprogramm lässt sich dieser digitalisieren.
Ein Online-Rechnungsprogramm lässt sich auf einem Computer installieren und über den Browser bedienen. Es ist flexibel nach der Unternehmensgröße skalierbar und richtet sich je nach Tarif an kleinere bis mittlere Unternehmen.
Beispielsweise eignet sich ein Rechnungsprogramm ideal für Dienstleister oder Online-Händler, die viele Rechnungen an verschiedene Kunden erstellen. So bietet ein solches Rechnungsprogramm für Ihr Kleingewerbe eine flexible Lösung und lässt sich individuell auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.
Je nach Unternehmensgröße bestehen unterschiedliche Anforderungen an die Software. Teilweise sind für ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer andere Eigenschaften und Funktionen wichtig als für ein Rechnungsprogramm für Einzelunternehmen.
Worauf es zu achten gilt, zeigen wir von Vergleich.org Ihnen hier:
| Rechnungsprogramm-Typ | Eigenschaften |
|---|---|
| Rechnungsprogramm für Freiberufler |
|
| Rechnungsprogramm für Einzelunternehmen |
|
| Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer |
|
| Rechnungsprogramm für mittlere Unternehmen |
|
3. Welche Faktoren sind für eine hohe Sicherheit bei einem Online-Rechnungsprogramm wichtig?
Eine hohe Sicherheit erkennen Sie unter anderem am Server-Ort und einer ISO-27001-Zertifizierung. Wir von Vergleich.org empfehlen Ihnen, ein Rechnungsprogramm mit einem Server in Deutschland aus unserer Vergleichstabelle zu wählen.
Deutschland als Server-Ort hat den Vorteil, eine hohe Zuverlässigkeit und einen weitgehenden Datenschutz zu gewährleisten. Im internationalen Vergleich genießt Deutschland als Server-Standort einen ausgezeichneten Ruf.
Eine Zertifizierung nach DIN ISO-27001 zeigt Ihnen, dass der Datenschutz eines Anbieters internationalen Richtlinien entspricht. Ein zertifizierter Dienstleister garantiert Ihnen eine hohe Sicherheit Ihrer Daten.
4. Kaufberatung 2025: Auf welche Eigenschaften gilt es, im Rechnungsprogramm-Vergleich zu achten?
Die besten Rechnungsprogramme sind mit verschiedenen Betriebssystemen kompatibel und bieten diverse Schnittstellen zu anderer Software. Um unter den Rechnungsprogrammen Testsieger zu werden, sind außerdem ein hoher Funktionsumfang und ein sicherer Server-Standort wichtig.
In unserer Kaufberatung zeigen wir Ihnen, welche Eigenschaften gängige Online-Tests von Rechnungsprogrammen hervorheben. Beispielsweise erläutern wir Ihnen den Unterschied zu kostenloser Software und zeigen Ihnen, worauf es beim Kauf zu achten gilt.
4.1. Welche Anbieter gibt es laut diversen Online-Tests von Rechnungsprogrammen?
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter von Rechnungsprogrammen mit einem seriösen Ruf. Einige Beispiele renommierter Unternehmen sind unter anderem debitoor, FastBill, easybill, lexoffice, Buchhaltungsbutler, billomat, BillingEngine und SalesKing.
Ein Dashboard mit allen wichtigen Informationen als Startseite erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Finanzen.
4.2. Mit welchen Betriebssystemen ist ein Rechnungsprogramm kompatibel?
In der Regel laufen alle gängigen Rechnungsprogramme auf Windows-Computern. Aber auch für einen Mac sind diverse Rechnungsprogramme erhältlich.
Unabhängig vom Betriebssystem stehen Ihnen bei verschiedenen Anbietern eine Browser-Anwendung zur Verfügung. In unserer Vergleichstabelle listen wir Ihnen ausschließlich Windows- und Mac-kompatible Rechnungsprogramme auf.
» Mehr Informationen4.3. Welche Schnittstellen sind für eine Rechnungssoftware wichtig?
Für eine reibungslose Kommunikation mit anderen Systemen ist es wichtig, dass die Software über mehrere Schnittstellen verfügt. Hierzu zählen beispielsweise ein DATEV-Export sowie eine API- und XML-Schnittstelle.
Diese erlauben den Datenaustausch zwischen dem Rechnungsprogramm und anderen Programmen, Webseiten oder Kassensystemen. Ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstellen ermöglicht zusätzlich die Übermittlung der Daten an die Buchhaltung oder den Steuerberater.
Eine Auflistung der einzelnen Schnittstellen und ihre jeweilige Bedeutung sehen Sie hier:
| Art der Schnittstelle | Verwendung bei einem Rechnungsprogramm |
|---|---|
| DATEV-Schnittstelle |
|
| API-Schnittstelle |
|
| XML-Schnittstelle |
|
4.4. Was unterscheidet ein kostenpflichtiges System von einem Gratis-Rechnungsprogramm?
Ein kostenloses Rechnungsprogramm bietet Ihnen zum Teil einen geringeren Funktionsumfang. Beispielsweise lassen sich eine begrenzte Anzahl an Kunden festlegen oder nur eine bestimmte Anzahl an Rechnungen erstellen.
Kostenpflichtige Programme bieten Ihnen stattdessen eine umfangreiche Auswahl an Funktionen. Ein gutes Programm ermöglicht Ihnen das Erstellen von individuellen Dokumenten und verfügt über verschiedene weitere Anwendungen.
Teilweise ergänzen zusätzliche Funktionen wie ein Zeiterfassungssystem oder ein automatisiertes Mahnwesen das Programm. Ein kostenloses Rechnungsprogramm beschränkt sich in den meisten Fällen auf die Erstellung von Rechnungen.
» Mehr InformationenJe nach Bedarf stehen Ihnen bei einem Rechnungsprogramm verschiedene Tarife zur Wahl. So lässt sich die Software speziell auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Natürlich gibt es Ausnahmen, dennoch raten wir von Vergleich.org Ihnen, sich für ein umfassendes System zu entscheiden.
4.5. Wie viel kostet ein gutes Rechnungsprogramm?
Bei einem Rechnungsprogramm kaufen Sie in der Regel nicht direkt eine Software, sondern schließen eine Art Abonnement ab. Hierzu stehen Ihnen je nach Rechnungsprogramm mehrere Tarife zur Auswahl.
Um das jeweilige Rechnungsprogramm auszuprobieren, bieten Händler eine Gratis-Testversion an. So ist es Ihnen möglich, vor dem Kauf die Software unter die Lupe zu nehmen.
Eine Gratis-Testversion enthält in der Regel den vollen Funktionsumfang und steht Ihnen für einen festgelegten Zeitraum zur Verfügung. In den meisten Fällen lässt sich das jeweilige Programm zwischen 7 und 30 Tagen testen.
Je nach Anbieter stehen Ihnen anschließend mehrere Tarif-Optionen zu Wahl. Üblicherweise sind dies ein Einsteiger-, Business- und Enterprise-Tarif.
Ein günstiges Rechnungsprogramm liegt durchschnittlich bei einem monatlichen Preis von 3 bis 10 €. Bei einem umfassenden Tarif mit allen Zusatzfunktionen betragen die Kosten teilweise 50 € oder mehr.
Wichtig ist es außerdem, dass die Software keine Folgekosten verursacht. Bei einem Rechnungsprogramm ohne Folgekosten sind alle Funktionen im monatlichen Tarif inbegriffen.
» Mehr Informationen4.6. Welche Vorteile hat ein Rechnungsprogramm mit App?
Ein Rechnungsprogramm mit App ermöglicht Ihnen die mobile Nutzung des Systems. Beispielsweise ist es Ihnen möglich, damit Rechnungen direkt beim Kunden zu erstellen und diese zu versenden.
Über Ihr Smartphone oder Ihr Tablet haben Sie vollen Zugriff auf alle wichtigen Daten und Funktionen. Zusätzlich erlaubt Ihnen die App, unterwegs Kundendaten anzulegen und zu verwalten. So steigern Sie Ihre Effizienz und vereinfachen Ihren Arbeitsablauf.
Alle Vorteile und Nachteile zusammengefasst sehen Sie hier:
- Vorteile
- Flexibilität und Mobilität
- Zeitersparnis
- Benutzerfreundlichkeit
- Automatisierung und Integration
- Nachteile
- Abhängigkeit von Technologie und Sicherheitsrisiko
- limitierte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten
- Gerätekompatibilität als Voraussetzung
4.7. Welche Möglichkeiten bietet ein Rechnungsprogramm mit Zeiterfassungssystem?
Ein Rechnungsprogramm mit einem integrierten Zeiterfassungssystem ist vor allem für Unternehmen interessant, die auf Stundenbasis arbeiten. Das System ermöglicht es, Arbeitszeiten für verschiedene Projekte und Aufgaben exakt zu erfassen.
Beispielsweise lassen sich über das Zeiterfassungssystem die Arbeitszeiten einzelner Arbeiter festhalten und auf Basis dieser Rechnungen erstellen. Zusätzlich ermöglichen verschiedene Programme dieser Kategorie, den eignen Personalaufwand besser zu planen und Projekte einfacher zu verwalten.
» Mehr Informationen5. Weitere Antworten und Fragen von Kunden, die nach Rechnungsprogramm-Tests oder -Vergleichen suchen
Im letzten Abschnitt unseres Ratgebers widmen wir uns den häufigsten Fragen von Lesern und Nutzern zum Thema Rechnungsprogramme.
5.1. Ist ein direkter Versand der Rechnungen wichtig?
Je nach Rechnungsprogramm lassen sich die Rechnungen individuell anpassen. Das System ermöglicht es, wiederkehrende Posten anzulegen und diese bei der Rechnungserstellung schnell auswählen zu können.
Lassen sich Rechnungen über das Programm direkt versenden, spart Ihnen das einen zusätzlichen Export dieser. Je nach System ist es möglich, erstellte Rechnungen bequem und schnell aus der Software Ihren Kunden zukommen zu lassen.
Hierzu stehen Ihnen unterschiedliche Varianten wie der E-Mail- oder Postversand zu Auswahl. In seltenen Fällen ist zusätzlich ein Senden der Rechnung per Fax wählbar.
Bei einem Rechnungsprogramm für Dienstleister ist der direkte Versand eine wichtige Funktion, da sich so der Bearbeitungsaufwand reduzieren lässt. Vor allem, wenn Sie regelmäßig viele Rechnungen erstellen und verschicken, spart dies einiges an Zeit ein.
» Mehr Informationen5.2. Ist die Anzahl der Kunden bei einem Rechnungsprogramm begrenzt?
In der Regel begrenzt ein Rechnungsprogramm nicht die Anzahl der Kunden oder Mandanten. Allerdings ist dies je nach Programm und Tarif-Modell unterschiedlich. Gerade bei kleineren Paketen stehen Ihnen zum Teil weniger Funktionen zur Verfügung.
» Mehr Informationen5.3. Wie implementiere ich ein Rechnungsprogramm?
Ein einfaches Rechnungsprogramm erfordert keine großen IT-Kenntnisse bei Installation. Viele Programme erklären sich von selbst und verfügen über eine einfache Benutzeroberfläche. Beim Einrichten diverser Schnittstellen stehen Ihnen bei den meisten Anbietern ein Telefon-Support oder ein Helpdesk zur Seite.
» Mehr Informationen5.4. Eignet sich ein Rechnungsprogramm als Vereinssoftware?
Ein Rechnungsprogramm eignet sich als Vereinssoftware. Es bietet verschiedene Funktionen, die für die Verwaltung von Vereinen hilfreich sind. Hierzu zählen beispielsweise die Mitgliederverwaltung und die Buchhaltung. Spezielle Software für Vereine finden Sie in unserem Vereinssoftware-Vergleich.
» Mehr Informationen5.5. Gibt es einen Rechnungsprogramm-Test von Stiftung Warentest?
Auf der Homepage von Stiftung Warentest wurde bisher kein Rechnungsprogramm-Test veröffentlicht. Anhand unserer Produkttabelle können Sie jedoch verschiedene Programme miteinander vergleichen und das für Sie beste Rechnungsprogramm auswählen.
» Mehr Informationen
Ist die kostenfreie Testphase wirklich kostenfrei?
Hallo Herr Speer,
vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Rechnungsprogramm-Vergleich.
Während der kostenfreien Testphase fallen keine Gebühren an. Lediglich, wenn Sie das Test-Abo nicht stornieren oder nach der Testphase weiterhin das Programm nutzen, könnten Gebühren fällig werden.
Wir hoffen, wir konnten Ihnen weiterhelfen.
Viele Grüße
Ihr Vergleich.org-Team
Sind diese Programme nur für große Unternehmen geeignet?
Hallo Herr Brückner,
vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Rechnungsprogramm-Vergleich.
Die meisten Rechnungsprogramme sind auch ideal für Kleinunternehmen und Einzelunternehmen. Durch eine Skalierung des Programms, kann es aber auch bei großen Unternehmen eingesetzt werden.
Wir hoffen, wir konnten Ihnen weiterhelfen.
Viele Grüße
Ihr Vergleich.org-Team
Diese Browser-Softwares sind echt gut geworden, wir nutzen das schon über ein Jahr in unserer Firma (ein kleiner Online-Shop für ätherische Öle) und sind vollauf begeistert. Die Zeiten von teuren Programmen à la WISO Rechnungsprogramm sind endgültig vorbei. Die Browser-Programme sparen Geld und Ressourcen, einfach KLASSE!