Buchhaltungssoftware Vergleich 2026

Nicht jede Buchhaltungssoftware ist für jede Unternehmensform gleichermaßen geeignet. Die passende Lösung hängt unter anderem von der Betriebsgröße, den technischen Voraussetzungen und den spezifischen Anforderungen ab. Auch gesetzliche Vorgaben spielen dabei eine wichtige Rolle.

1.1. Unterschiede zwischen Cloud- und Desktop-Lösungen

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware wird über das Internet und somit ortsunabhängig genutzt. Die Daten werden automatisch gesichert und Updates regelmäßig aufgespielt. Es besteht zudem die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Gerade für Selbständige und kleine Unternehmen ist diese Variante praktisch, da sie nur wenig technisches Wissen voraussetzt.

Desktop-Lösungen hingegen werden auf lokalen Rechnern installiert. Oft handelt es sich dabei um Programme mit großem Funktionsumfang. Dafür müssen Updates manuell durchgeführt werden, und die Datensicherung und Wartung liegt in der Verantwortung des Nutzers.

Dies setzt höhere IT-Kenntnisse im Unternehmen voraus, bietet dafür aber auch die Möglichkeit einer umfassenderen Datenkontrolle.

1.2. Buchhaltungsprogramm für Selbständige, Freiberufler und KMU

Selbständige und Freiberufler benötigen in der Regel eine einfache Buchhaltungssoftware, die Grundfunktionen wie Angebots- und Rechnungserstellung, automatische Belegzuordnung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie die Umsatzsteuervoranmeldung abdeckt. Viele Programme für Einzelunternehmer bieten zudem integrierte Schnittstellen zum Steuerberater oder zum Finanzamt.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben häufig komplexere Anforderungen: Neben der Finanzbuchhaltung werden oft auch Module für die Lohnbuchhaltung oder die Warenwirtschaft benötigt.

1.3. Spezielle Anforderungen für bestimmte Branchen

Jede Branche hat eigene Anforderungen an Geschäftsprozesse und Integrationen. Dazu gehören etwa der Einzelhandel, das Baugewerbe oder die Heilberufe. Während im Handel eine Kassenschnittstelle wichtig ist, benötigen Handwerksbetriebe häufig eine Projektabrechnung.

Auch Non-Profit-Organisationen, Vereine oder Rechtsanwälte haben spezielle Anforderungen, beispielsweise die Verwaltung von Spenden oder Treuhandkonten.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Software bei Bedarf branchenspezifische Funktionen unterstützt oder sich durch Zusatzmodule und Apps erweitern lässt. Die meisten Buchhaltungssoftwares in unserem Vergleich sind dadurch über zahlreiche Branchen hinweg nutzbar.

Kann man mit einer Buchhaltungssoftware auch einen ganzen Betrieb steuern?

Hier kommt es zunächst darauf an, wie spezifisch die betrieblichen Tätigkeiten sind. Lassen sie sich mithilfe von App-Integrationen gut abbilden? Und wie umfangreich ist die Projektsteuerung?

Für einen Betrieb mit wenigen Mitarbeitern und gut planbaren Prozessen kann selbst eine relativ günstige Buchhaltungssoftware weite Teile der Verwaltung übernehmen. Je komplexer die Geschäftsprozesse jedoch sind, desto eher lohnt sich eine spezielle Lösung für Abläufe und Organisation zusätzlich zu einer Software, die sich ausschließlich um die Buchhaltung kümmert.

Branchenlösungen wie Handwerkersoftware unterstützen zwar die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, ersetzen jedoch in der Regel keine professionelle Buchhaltungssoftware.

1.4. Skalierbarkeit und Erweiterungsmöglichkeiten

Mit der Größe des Unternehmens wachsen auch die Anforderungen an die beste Buchhaltungssoftware. Achten Sie deshalb auf eine skalierbare Lösung, die bei Bedarf mitwächst. Das betrifft sowohl den Funktionsumfang als auch die Anzahl der Nutzer.

Viele Anbieter setzen auf ein Baukastensystem: So ist es beispielsweise möglich, mit einem Basismodul zu starten und später auf einen erweiterten Tarif zu wechseln. Damit stellen Sie sicher, dass die Software auch langfristig zu Ihrem Unternehmen passt.

Eine gute Buchhaltungssoftware bietet Freiberuflern oder mittelständischen Unternehmen Mehrwert durch praktische Funktionen. So bieten einige Programme einen speziellen Zugang für Steuerberater, über den diese direkt auf Ihren Account zugreifen können.

Die Qualität wichtiger Funktionen entscheidet maßgeblich darüber, wie gut sich die Buchhaltungssoftware in Ihren Arbeitsalltag integrieren lässt. Während einige Basisfunktionen in jeder praktikablen Lösung enthalten sein sollten, sind andere nur für bestimmte Unternehmenstypen relevant.

2.1. Angebots- und Rechnungserstellung

Ein zentrales Element jeder einfachen Buchhaltungssoftware ist die Möglichkeit, Angebote und Rechnungen direkt im System zu erstellen. Idealerweise lassen sie sich mit wenigen Klicks aus gespeicherten Kundendaten generieren. Auch Positionen, Steuersätze und Rabatte sollten flexibel anpassbar sein.

Viele Programme bieten zudem Vorlagen mit allen rechtlich notwendigen Angaben wie Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und Zahlungsziel. Eine automatische Nummerierung hilft dabei, die Übersicht zu behalten. Wird aus einem Angebot per Mausklick eine Rechnung, sparen Sie Zeit und minimieren das Risiko von Übertragungsfehlern.

2.2. Automatische Zuordnung von Belegen

Möchten Sie Belege per Foto-Scan in eine digitale Buchhaltungssoftware hochladen, achten Sie darauf, dass die App-Version für Ihr Betriebssystem diese Funktion unterstützt.

Eine gute Buchhaltungssoftware erkennt automatisch, ob ein Beleg zu einer bereits vorhandenen Transaktion passt, und verknüpft beide Elemente entsprechend. So behalten Sie jederzeit den Überblick über offene und bereits gebuchte Belege. Auf Wunsch können Sie die Nachweise auch manuell zuordnen.

Hilfreich ist zudem die automatische Zuordnung von Zahlungsein- und -ausgängen. Durch den Abgleich mit offenen Rechnungen sollte das System zuverlässig erkennen, welche Posten beglichen wurden, und diese korrekt verbuchen.

Dadurch erhalten Sie einen stets aktuellen Überblick über offene Posten, was auch für das Mahnwesen entscheidend ist. Voraussetzung hierfür ist in der Regel die Anbindung an ein Geschäftskonto, entweder über eine integrierte Banking-Funktion oder über den Import von Kontoauszügen.

2.3. Digitale Erfassung per Upload, E-Mail oder Scan

Eine praktische Buchhaltungssoftware bietet mehrere Möglichkeiten, Belege digital zu erfassen. Damit können Sie Belege einfach als PDF ins System hochladen oder per E-Mail an die Software weiterleiten.

Einige Programme erlauben zudem, Papierbelege über eine mobile App zu fotografieren. Im besten Fall werden die Daten sofort erkannt und der Beleg korrekt zugeordnet.

2.4. Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler muss in der Regel keine Bilanz erstellen können. Größere mittelständische Unternehmen profitieren hingegen von Schnittstellen zu spezialisierten Buchhaltungslösungen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung und für viele kleinere Unternehmen sowie Selbständige ausreichend. Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen diese Funktion.

Am Jahresende erstellt die Software eine standardisierte EÜR-Auswertung, die als Anhang zur Einkommensteuererklärung verwendet werden kann.

Neben den Kernfunktionen bieten viele Buchhaltungsprogramme zusätzliche Features. Diese sind teils bereits in den Basis-Tarifen enthalten oder können je nach Bedarf hinzugebucht werden.

3.1. Doppelte Buchführung für größere Unternehmen

Die doppelte Buchführung ist grundsätzlich für Kapitalgesellschaften sowie für Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab einer bestimmten Umsatz- und Gewinngrenze verpflichtend.

Eine geeignete Buchhaltungssoftware sollte daher einen vollständigen Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04 enthalten.

Die Buchungen erfolgen bei den meisten Buchhaltungssoftwares im Vergleich automatisch im Hintergrund auf die entsprechenden Konten. Bei einigen Softwares können Sie die Buchungssätze auch manuell eingeben.

Während Sie bei vielen Programmen eine GuV erstellen können, bieten nur fortgeschrittene Tools die Bilanzfunktion an. Häufig können Sie diese lediglich vorbereiten. Für den Jahresabschluss sind in diesen Fällen entsprechende Schnittstellen zu externen Systemen hilfreich.

Gängig ist bei den Buchhaltungssoftwares in unserem Vergleich eine direkte Anbindung zu Programmen wie DATEV, sodass der Steuerberater die Bilanz am Ende des Geschäftsjahres ohne Umwege erstellen kann. Darüber hinaus bieten viele Tools eine direkte Schnittstelle zu ELSTER, um Daten direkt ans Finanzamt zu übermitteln.

3.2. Weitere nützliche Funktionen

Die Kostenstruktur von Buchhaltungssoftware ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl. Häufig wird die Software als Abo-Modell angeboten. Alternativ gibt es auch Varianten, die Sie einmalig kaufen können.

Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsprozessen ergeben sich unterschiedliche Vor- und Nachteile der einzelnen Modelle, auf die wir im Folgenden näher eingehen.

4.1. Buchhaltungssoftware als Abo oder per Lizenz

Die meisten Anbieter setzen heute auf flexible Tarife als Abo-Variante. Dabei zahlen Sie monatlich oder jährlich eine feste Gebühr für die Nutzung der Software. Diese läuft dabei häufig in der Cloud inklusive Updates und Support – eignet sich damit besonders für kleinere Unternehmen, die über begrenztes technisches Know-How verfügen.

Im Gegensatz dazu stehen Lizenzen zum Einmalkauf, die oft für lokal installierte Software angeboten werden. Hier zahlen Sie nur einmal, müssen zum Teil allerdings Updates oder Supportleistungen zusätzlich kaufen. Grundsätzlich müssen Sie die Software auch selbst installieren.

4.2. Kosten für zusätzliche Funktionen und Nutzerlizenzen

Viele Buchhaltungsprogramme folgen einem ähnlichen Modell: Die Grundversionen enthalten Basisfunktionen, zusätzliche Funktionen wie Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft oder Zeiterfassung kosten extra. Auch der Zugang weiterer Nutzer ist meist mit höheren Tarifen verbunden.

Gerade bei wachsendem Bedarf sollten Sie prüfen, wie transparent die Kostenstruktur ist und welche Preise für Erweiterungen anfallen. Versteckte Gebühren, etwa für Exportfunktionen oder API-Zugriffe, können die Software langfristig teurer machen als zunächst angenommen.

4.3. Open-Source-Alternativen im Vergleich

Für technisch versierte Nutzer können Open-Source-Lösungen ebenfalls eine interessante Alternative darstellen. Sie sind meist kostenlos nutzbar, lassen sich individuell anpassen und der Quellcode ist offen zugänglich. Allerdings erfordern sie ein gewisses Maß an IT-Kenntnissen, da Installation, Wartung und Updates selbst übernommen werden müssen.

Unterstützung durch Entwickler-Communities kann hilfreich sein, ersetzt jedoch in der Regel keinen professionellen Support.

Beachten Sie, dass Open-Source-Programme nicht immer GoBD-konform sind und nicht automatisch Updates bei gesetzlichen Änderungen bereitstellen. Für unerfahrene Nutzer sind sie daher häufig nur eingeschränkt geeignet.

4.4. Preis-Leistungs-Verhältnis richtig bewerten

Ein günstiger Preis allein sagt wenig über die tatsächliche Wirtschaftlichkeit einer Buchhaltungssoftware aus. Entscheidend ist, welchen Nutzen Sie für Ihr Geld erhalten. Die passende Software sollte sich daher an Ihren Geschäftsprozessen orientieren.

Ein vermeintlich günstiges Buchhaltungsprogramm kann langfristig sogar riskant oder teuer werden, wenn Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten nicht berücksichtigt werden.

Tipp: Nutzen Sie Testversionen, um den Funktionsumfang in der Praxis zu prüfen. Oft ist es möglich, direkt in einen regulären Tarif zu wechseln.

Die besten Buchhaltungssoftwares für Kleinunternehmer berücksichtigen automatisch die Rechnungserstellung nach § 19 UStG.

Für eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware ist es wichtig, dass bei Fragen oder Problemen verlässlicher Support verfügbar ist.

Gerade für kleine Unternehmen ist es entscheidend, wie schnell man sich in das System einarbeiten kann und wie gut man bei technischen oder fachlichen Herausforderungen unterstützt wird.

5.2. Support-Kanäle: Hotline, E-Mail, Live-Chat

Wenn Fragen auftauchen oder technische Probleme auftreten, ist ein gut erreichbarer Support entscheidend. Die meisten Anbieter stellen mehrere Kontaktmöglichkeiten bereit, etwa E-Mail, Telefon oder Live-Chat.

Hinweis: Welche Kanäle zur Verfügung stehen und zu welchen Zeiten sie erreichbar sind, unterscheidet sich zum Teil deutlich. Ist Ihnen etwa ein telefonischer Support wichtig, sollten Sie prüfen, ob dieser in Ihrem anvisierten Tarif auch angeboten wird.

Während ein telefonischer Support persönliche Hilfe bietet, sind Chats oft schneller als E-Mails. Achten Sie darauf, wie schnell in der Regel auf Anfragen reagiert wird. Erfahrungsberichte anderer Nutzer können hier ebenfalls Hinweise geben.

5.3. Schulungsmaterial und Hilfefunktionen

Neben dem direkten Kundensupport sind auch integrierte Hilfefunktionen und Schulungsmaterialien ein wichtiger Aspekt. Selbst günstige Buchhaltungssoftware sollte kontextbezogene Hilfe bieten, etwa Tooltips oder FAQs direkt in der Anwendung.

Ergänzend dazu stellen viele Anbieter Video-Tutorials, Webinare oder ausführliche Anleitungen bereit. So können Sie sich bei Bedarf eigenständig weiterbilden und bestimmte Funktionen gezielt erlernen. Besonders bei komplexeren Anwendungen oder Modulen wie der Lohnbuchhaltung kann dies die Einarbeitungszeit deutlich verkürzen.

Fortgeschrittene Buchhaltungssoftware für KMU sollte auch Teamarbeit unterstützen. So können mehrere Nutzer gleichzeitig auf die Software zugreifen.

Beim Kauf eines Buchhaltungsprogramms sind auch die rechtlichen Rahmenbedingungen entscheidend. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Buchführung nachvollziehbar, vollständig und revisionssicher zu führen.

Die beste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer oder KMU muss daher verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Punkte.