• Wer unter Stapeln ungeordneter Unterlagen auf dem Schreibtisch leidet, kann mit einem Pultordner, einer passenden Routine und festen Terminen dagegen angehen.
  • Um Ordnung zu schaffen, brauchen alle Dinge einen Platz, wo sie hingehören. Es geht nur darum, das sinnvoll festzulegen und einzuhalten.
  • Ordnungssysteme sollten nach eigenen Vorlieben ausgewählt werden. Wer Hängeordner nicht mag, wird damit auch nicht zurechtkommen.

schreibtisch-organisieren-platz-schaffen

Führen ordentliche Schreibtische wirklich zu mehr Kreativität?

Die Süddeutsche berichtet von einer Studie, die feststellte, dass Chaos auf dem Schreibtisch zu originelleren Ideen führt, aber der Karriere schadet. Es wurde nicht beschrieben, worin die höhere Originalität besteht, aber für den Schaden ist die Bewertung durch den Vorgesetzten maßgeblich.

Fast jeder Mensch steht früher oder später vor der Aufgabe, seinen Schreibtisch organisieren zu müssen – sei es zu Hause oder im Büro. Erstmals stellt sie sich in den meisten Fällen bereits als Schüler.

Sie fragen sich: „Was macht einen guten Schreibtisch aus?“, oder: „Was gehört alles zur Büroorganisation?“ Dieser Beitrag hilft, Antworten zu finden und gibt Tipps, wie Sie Ordnung in Ihre Dokumente und Unterlagen auf dem Schreibtisch bringen. Sie erfahren auch, welche Ordnungssysteme, Organizer und Ideen Ihnen Ihren Schreibtisch-Alltag erleichtern.

1. Welche Ordnungssysteme gibt es für den Schreibtisch?

schreibtisch-organisieren-haengeordner

Sie sollten sich für Ordnungssysteme entscheiden, die Ihnen liegen und gefallen, das erhöht die eigene Akzeptanz.

Wenn Sie einen Schreibtisch organisieren möchten, brauchen Sie Hilfsmittel, d. h. das ein oder andere Ordnungssystem – quasi das Gerüst Ihrer Büroorganisation. Welche Ordnungssysteme es gibt und wofür sie infrage kommen, sehen Sie in der folgenden Aufstellung im Überblick:

Ordnungssysteme Anwendung für
Ablagekästen, Steh-, Ring- und Pultordner sowie Hängemappen
  • Post
  • Buchhaltungsbelege
  • Infomaterialien
  • Ausdrucke
Behälter für Utensilien auf dem Tisch
  • Stifte
  • Büroklammern
  • Brieföffner
  • Stempel
  • usw.
Container, Schreibtischregal, Schubladen u. ä.

Tipp: Entscheiden Sie sich für eine ruhige oder einheitliche Farbgebung bei der Wahl der Dinge, die auf Ihrem Schreibtisch stehen. Das allein gibt optisch Ruhe und erscheint ordentlicher.

2. Wie beginne ich mit der Organisation eines Schreibtisches?

schreibtisch-organisieren-stapel

Stapel ungeordneter Unterlagen und Dinge auf dem Schreibtisch, die dort nicht hingehören: Das stört die Konzentration und nimmt viel Raum ein.

Besonders leicht ist das, wenn Sie einen neuen Schreibtisch einrichten und noch keinerlei Unterlagen und Materialien aufräumen müssen. Dann besorgen Sie sich Ordnungssysteme, die Ihnen zusagen und genug Platz bieten. Danach gehen Sie weiter zu Punkt 3. Das kommt allerdings eher selten vor.

Häufiger ist der Fall, bei dem es bereits einen Schreibtisch mit mehr oder weniger unbefriedigender Ordnung gibt und dieser Zustand verändert werden soll. Oft liegen da die berühmten Stapel, die bei der Arbeit hinderlich sind. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig: Sie müssen erstmal aufräumen, wenn Sie Ihren Schreibtisch organisieren möchten. Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Beginnen Sie bei den Unterlagen in Papierform und sortieren Sie diese in vier Stapeln wie folgt:

  1. zu erledigen
  2. noch eine Zeit lang aufbewahren (Infomaterial)
  3. ablegen (Dokumente)
  4. immer zur Hand haben (laufend benutzte Hilfen wie etwa Portoübersicht, DIN-Formate, Formelblätter u. dgl.)

Was übrig bleibt, landet im Papierkorb. Mit den vier Stapeln können Sie wie folgt weiter verfahren:

Stapel Ordnungssystem | Vorgehen
Stapel 1 „zu erledigen“
  • terminieren Sie den Stapel einzeln oder bringen Sie ihn in eine Reihenfolge der Priorität entsprechend
  • terminieren können Sie mit einem Pultordner mit numerischer Einteilung (1 – 31 und 1 – 12) und/oder digital im Rechner
  • alternativ in Ablagekasten mit Beschriftung, z. B. „zu erledigen“
Stapel 2 „erstmal aufbewahren“
  • in alphabetischen Pultordner sortieren
  • alternativ in Ablagekasten mit Beschriftung, z. B. „Interessantes“
  • alternativ in eine Hängeregistratur mit Reitern
Stapel 3 „ablegen“
  • je nach Ablagesystem alphabetisch oder chronologisch durchsortieren und direkt abheften
  • alternativ oder für künftig anfallende Dokumente einen Ablagekasten mit Beschriftung, „Ablage“ einrichten
Stapel 4 „immer zur Hand haben“
  • in eine Mappe einheften mit verschiedenen Reitern
  • alternativ in Ablagekasten mit Beschriftung, z. B. „Nützliches“
  • alternativ bei Stapel 2 „erstmal aufbewahren“ integrieren

Tipp: Sind die Stapel groß, wiederholen Sie diesen Abarbeitungsschritt mit kleineren Mengen davon, täglich oder wöchentlich, jeweils für eine überschaubare Zeit (z. B. 20 Minuten), bis der Berg abgebaut ist.

3. Was gehört auf den Schreibtisch?

schreibtisch-organisieren-ringordner

Wer kein papierloses Büro betreibt, kommt um die ordnungsgemäße Ablage von Dokumenten nicht herum.

Generell gehört alles das auf den Schreibtisch, was ständig oder sehr häufig benutzt wird. Das können immer dieselben Dinge sein oder es kann je nach Aufgabe wechseln. Wenn Sie jeden Tag mehrfach Dinge lochen und abheften, bleibt beispielsweise der Locher auf dem Tisch. Wenn Sie an den meisten Tagen außer dem PC nur ein paar Stifte verwenden, dann gehören alle anderen Utensilien wie Klebeband, Schere, Klebezettel, Marker u. ä. in eine Schublade, einen Container oder Behälter im Regal.

Je nach Art Ihrer Schreibtischtätigkeit und Größe Ihres Schreibtischs könnten beispielsweise folgende Dinge auf den Schreibtisch gehören:

  • PC mit Tastatur, Maus u. s. w.
  • Behälter für Schreibutensilien
  • Schreibtischlampe
  • Telefon
  • Ablagekästen
  • Schreibunterlage

Ob Sie einen Teil Ihrer Ordnungssysteme, wie z. B. Pultordner oder Ablagekästen, direkt auf dem Schreibtisch organisieren können, hängt vom vorhandenen Platz ab. Sie können diese Dinge auch in einem Regal oder Ähnlichem unterbringen. Wichtig ist, dass sie jederzeit in Griffweite stehen, sonst besteht die Gefahr, dass neue Stapel auf dem Schreibtisch entstehen.

Tipp: Legen Sie eine Woche lang jeden Abend alle Schreibtischutensilien in eine Schublade oder Box und holen Sie im Laufe des Tages heraus, was Sie benutzen. Am Ende der Woche wissen Sie ziemlich genau, was davon wirklich einen permanenten Platz braucht.

4. Wohin mit den Dingen, die weder Dokument noch Schreibtischutensil sind?

schreibtisch-organisieren-schubladencontainer

Ein Schubladen-Container bietet Platz für Material und nicht ständig benutzte Utensilien.

Was ist bei einem höhenverstellbaren Schreibtisch zu beachten?

Wer einen höhenverstellbaren Schreibtisch hat, muss auf die Höhe eines darunter stehenden Containers achten. Außerdem darf kein Kabel der Geräte bei der höchsten Einstellung zu kurz sein.

Es gibt einiges, was weder in Ordnungssysteme noch auf den Schreibtisch gehört, aber doch immer wieder benötigt wird.

Je nachdem, ob der Schreibtisch für einen Schüler, für die heimische Korrespondenz oder für die Arbeit genutzt wird, sind das beispielsweise Druckermaterialien, Geräte wie Klebefilm-Abroller, Klammerhefter, Farben usw.

schreibtisch-organisieren-hoehenverstellbar

Bei einem höhenverstellbaren Schreibtisch müssen die Kabel lang genug sein und es darf nichts im „Fahrweg“ nach oben oder unten im Weg stehen.

Um die seltener benutzten Dinge unterzubringen, stehen verschiedene Lösungen zur Wahl, wie beispielsweise:

  1. Container bzw. Rollcontainer mit Schubladen
  2. Wand- oder Standregal mit Fächern und Boxen
  3. Aufsatzregal für den Schreibtisch (nur bei großen Schreibtischen sinnvoll)
  4. Kommode und/oder Schrank mit Boxen für Kleinmaterial, in denen auch Ordner mit den aufzubewahrenden Dokumenten Platz finden

Tipp: Wenn Sie zu wenig Platz finden, dann können Sie selten genutzte Ordner oder Materialien auch in Boxen im Kleiderschrank unter hängenden Kleidungsstücken unterbringen.

5. Wie bleibt die Ordnung langfristig erhalten?

schreibtisch-organisieren-pultordner

Ein Pultordner macht das chronologische Sortieren von Unterlagen leicht und übernimmt auch die Wiedervorlage zu bestimmten Terminen.

Wer nicht immer wieder lang verschleppte Rückstände aufarbeiten möchte, kann sich Routinen angewöhnen und fest in die Terminplanung einbauen, die das verhindern. Legen Sie sich am besten in Ihrem Terminkalender mit Erinnerungsfunktion feste Termine dazu. Wenn Sie Ihren Schreibtisch organisieren möchten, wissen Sie zu Beginn noch nicht, welche Zeitabstände sinnvoll sind.

Hier ein paar Beispiele für feste Termine, mit denen Sie einfach anfangen und die Sie (immer wieder) an Ihre individuellen Erfordernisse anpassen können:

  • am Ende jeden Tages alles in die Ordnungssysteme legen (s. Punkt 2)
  • einmal wöchentlich den Schreibtisch aufräumen
  • am Ende jeder Woche (jeden Monats) Ablage abheften
  • einmal im Quartal die Dinge, die unter „Interessantes“ aufbewahrt wurden, durchsehen und aussortieren
  • einmal im Jahr Container, Schrank oder Regal und auch die Behälter auf dem Schreibtisch durchsehen, ordnen, aussortieren

6. Welche weiteren Fragen (FAQ) rund um das Thema »Schreibtisch organisieren« gibt es?

schreibtisch-organisieren-kabel

Eine gute Steckleiste mit Überspannungsschutz und Kippschalter kann seitlich oder unter der Schreibtischplatte befestigt werden.

6.1. Wie kann der Schreibtisch eines Schülers organisiert werden?

Bei einem Grundschüler fällt noch nicht ganz so viel Material an. Auf dem Stundenplan eines Schülers in der Oberstufe stehen aber bereits acht bis zehn verschiedene Unterrichtsfächer, wobei für Sport oft nichts schriftlich anfällt. Diesem Umfang sollte die Organisation gerecht werden. Ideal ist, wenn für jedes Unterrichtsfach beispielsweise eine Schublade in einem Rollcontainer zur Verfügung steht oder ein Ablagekasten im Regal. Dort finden Material, Hefte und Bücher Platz. Auf den Schreibtisch kommt nur, was gerade bearbeitet wird, genau wie in den Schulranzen ausschließlich das gehört, was am jeweiligen Tag gebraucht wird. Das ist eine gute Basis, wenn ein Schüler seinen Schreibtisch organisieren möchte.

» Mehr Informationen

6.2. Wohin mit den störenden Kabeln?

Idealerweise befestigen Sie unter dem Schreibtisch eine gegen Überspannung geschützte Mehrfachsteckdose mit ausreichend vielen Steckplätzen und einem Kippschalter. Befestigen Sie die Steckleiste am besten kopfüber an einer Seite unter der Schreibtischplatte, dann fließen Flüssigkeiten nicht so leicht hinein, wenn einmal ein Getränk umkippt (besser Trinkflaschen verwenden). Führen Sie die Kabel nach hinter dem Schreibtisch herunter und dann zur Steckleiste. Sie können die einzelnen Kabel zusätzlich in einen Kanal legen oder mit Kabelbindern bündeln. Manche Schreibtische haben unter der Platte bereits Kanäle oder Körbe für die Unterbringung von Kabeln und Steckern.

schreibtisch-organisieren-ablage

Stapelbare Kunststoffkästen ersetzen die Stapel auf dem Schreibtisch und sortieren gleichzeitig vor.

» Mehr Informationen

6.3. Welche Tipps gibt es für einen kleinen Schreibtisch?

Auf einem kleinen Schreibtisch sollten Sie alle Dinge minimieren, indem Sie alles anderweitig unterbringen, was nicht unbedingt direkt gebraucht wird. Für Ordnungssysteme am besten neben, über oder unter dem Schreibtisch zusätzlichen Platz schaffen.

» Mehr Informationen

6.4. Was gilt für die Organisation eines Schreibtischs für Lehrer?

Lehrer und auch Studenten befassen sich meistens – anders als Schüler – mit wenigen Fächern. Dafür haben sie dazu sehr viel Material. Wenn der Platz ausreicht, empfiehlt es sich, die Ordnungssysteme, welche unter Punkt 2 beschrieben werden, für jedes Fach anzulegen – eventuell noch unterteilt für die jeweiligen Klassen.

schreibtisch-organisieren-drucker

Ordnungssysteme und Geräte wie der Drucker besser neben dem Schreibtisch als auf dem Schreibtisch unterbringen.

» Mehr Informationen

6.5. Was macht einen guten Schreibtisch aus?

Ein guter Schreibtisch ist ergonomisch an den Nutzer angepasst – optimal ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch. Er sollte genug Fläche bieten, um einen ausreichenden Abstand zum Bildschirm zu gewährleisten und auch um die genutzten Arbeitsmittel unterzubringen. Darüber hinaus ist eine gute Beleuchtung wichtig. Dazu sollte der Schreibtisch am besten seitlich zum Fenster stehen und eine Schreibtischlampe haben. Stimmt das alles, geht es nur noch darum, dass Sie den Schreibtisch einrichten, wie es zu Ihnen und Ihrer Tätigkeit passt.

» Mehr Informationen

Bildnachweise: VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin, VGL/Christiane Baldwin (chronologisch bzw. nach der Reihenfolge der im Kaufratgeber verwendeten Bilder sortiert)