Das Wichtigste in Kürze
  • Wer in Teams arbeitet, der weiß, wie wichtig gute Organisation ist. Die Kommunikation ist dabei das Herzstück und sollte durch regelmäßige Meetings gepflegt werden. Doch jedes Meeting braucht einen gut vorbereiteten Meetingraum, um adäquat durchgeführt zu werden.
  • Dabei unterscheidet man zwischen internen und externen Meetingräumen. Interne Räume befinden sich in Ihrem Unternehmen und müssen verwaltet und zugeteilt werden. Externe Räume sind für besondere Anlässe oder Unternehmen ohne Raumkapazität gedacht und müssen erst einmal gebucht werden.
  • Mit einem Raumbuchungssystem können Sie sowohl die interne als auch die externe Raumverwaltung ganzheitlich managen. Die Programme erlauben Ihnen eine verlustfreie Planung, einen Kostenüberblick und die Möglichkeit der einfachen Kommunikation mit Ihrem Team.

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Raumbuchung ist eine leidige Aufgabe: Sie müssen freie Räume suchen, Kontakt herstellen, um ansprechende Räume zu reservieren und dabei stets den Belegungsplan sowie das Zeitmanagement aller Teilnehmer im Blick behalten. Ohne ein Raumbuchungssystem müssen Sie demnach viele Arbeitsschritte separat durchführen, weshalb Sie spätestens beim Büroservice bzw. der Ressourcenplanung in Schwierigkeiten geraten werden, wenn Sie einen Meetingraum buchen.

Die Folgen sind Zeit- und Geldverlust:

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Spacebase vermittelt Meetingräume, für kreatives Co-Working.

  • Oft werden nicht zuletzt aufgrund schlechter Planung weniger Gäste erscheinen als erwartet. Gerade in Anbetracht der Größe des Raums ein Ärgernis.
  • Überschneidungen in Zeitplänen führen zu Konflikten und eine schlechte interne Kommunikation sorgt zusätzlich für Verspätungen oder Versäumnisse.
  • Die gebuchten Ressourcen (Beamer, Flipchart, Catering etc.) werden unnötig bezahlt, da sie womöglich nicht gebraucht werden.
  • Bei der Buchung wird zudem oft die Anfahrt vernachlässigt: Teilnehmer benötigen nicht nur Informationen über die zeitlichen Abläufe des Meetings, sondern müssen auch wissen, wie sie zum Seminarhotel gelangen.

Eine Untersuchung zeigt: Meetings machen mittlerweile 15% der gesamten Arbeitszeit aus – Tendenz steigend. Problematisch ist dabei, dass die Organisation von Meetings ein großer organisatorischer Aufwand ist, der schnell zu Verlusten führen kann: Fünf Minuten Verzögerung entsprechen acht Prozent der Kosten des gesamten Meetings.

meetingroom-raumbuchungSoftware für die Raumreservierung:

Wenn Sie jedoch Buchungssoftware für Meetingräume verwenden, können Sie die Raumreservierung und -verwaltung bequem managen, ohne den Überblick über Termine, Kosten oder Ressourcen zu verlieren.

In unserem Raumbuchungssystem-Vergleich 2020 erklären wir Ihnen, was ein Online-Raumbuchungssystem leisten kann und stellen Ihnen die besten Programme vor.

1. Raumbuchungssysteme: Intern, Extern oder vollständig?

Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene Typen von Raumbuchungssystemen differenzieren – je nachdem ob das Programm auf die interne oder externe Verwaltung ausgelegt ist. In der folgenden Übersicht erklären wir Ihnen die Unterschiede, auf die Sie in unserem Raumbuchungssystem-Vergleich stoßen werden:

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Interne Verwaltung

Programme zur internen Verwaltung von Raumbelegungen helfen dem Anwender dabei, Übersicht über die zur Verfügung stehenden
Räumlichkeiten zu gewinnen. Mit einem Freeware-Raumbuchungssystem wie MRBS (Meeting Room Booking System) können Sie individuelle Pläne erstellen und die interne Kommunikation optimieren.

+ zur Planung gegebener Strukturen: Welche Räume sind wann belegt und von wie vielen Mitarbeitern?
+ ideal für Schulen, Universitäten oder kleine bis mittelgroße Unternehmen bzw. Startups
- nicht für die Suche externer Räumlichkeiten geeignet, beschränkt sich auf gegebene Büroräume
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Externe Verwaltung

Möchten Sie keine internen Strukturen managen, sondern lediglich online externe Räume buchen, um ein Meeting abzuhalten, bietet sich ein Buchungssystem wie Spacebase an. Hier erhalten Sie einen ersten Eindruck der Örtlichkeiten, können die Ressourcen individuell planen und bekommen ein transparentes Preisangebot für Ihr Meeting.

+ zur Buchung außerbetrieblicher Räume (z.B. Tagungshotels) im In- oder sogar Ausland
+ ideal für außergewöhnliche Besprechungen oder besondere Anlässe
- nicht für die interne Verwaltung eines Unternehmens geeignet
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Interne & Externe Verwaltung

Für alle, die regelmäßige Meetings in internen sowie externen Räumen veranstalten, empfiehlt sich der Einsatz eines Raumbuchungssystems, das einen vollständigen Service leistet. Wenn Sie z.B. Nexxt Solutions Book-IT verwenden, können Sie Leerstandsbuchungen vermeiden, die anfallenden Kosten für die Organisation senken und die Effektivität von Meetings steigern.

+ zur Planung und Buchung gleichermaßen geeignet, ganzheitliches Management-System
+ ideal für große Unternehmen mit regelmäßigen Meetings
- kein Freeware-Raumbuchungssystem
Raumverwaltung via Software: Eine übersichtliche und leicht bedienbare Raumbuchungssoftware kann die Organisation in Ihrem Unternehmen erheblich vereinfachen. Planen Sie Ihre Meetings nicht mehr separat, sondern verwenden Sie zumindest ein kostenloses Raumbuchungssystem.

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2. Was sind wichtige Eigenschaften von Raumbuchungssystemen?

app für die raumbuchungEgal welche Software Sie benutzen: Sind Sie ein Laie im Umgang mit Content-Management-Systemen, wie z.B. TYPO3-Extensions, dann sollten Sie unbedingt auf die Bedienbarkeit sowie die Übersichtlichkeit des Programms achten. Was nützt Ihnen ein persönlicher Raumbuchungssystem-Testsieger, wenn Sie ihn nicht bedienen können?

Wer kein neues System in seinem Unternehmen einrichten möchte, bekommt mit Spacebase ein Online-Raumbuchungssystem, das einem fast die gesamte Arbeit abnimmt:

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Wer bereits MS Outlook für die Verwaltung von E-Mails verwendet, kann es mit einem Add-In (vorgefertigtes Makro für MS-Office-Produkte) zu einer Raumbuchungssoftware umfunktionieren. Die Bedienbarkeit ist für geübte Anwender sehr leicht und insbesondere die leichte Kommunikation überzeugt:

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[yes] MS Outlook lässt sich nicht nur zum Verwalten von E-Mails verwenden.

Ein weiterer Aspekt, den es bei der Wahl des besten Raumbuchungssystems zu berücksichtigen gilt, ist das Ressourcen-Management. Beamer, Flipcharts, Türbeschilderungen und das Catering müssen organisiert und genau abgestimmt werden. Mit Book-IT von Nexxt Solutions lassen sich diese Hürden leicht nehmen:

Raumbuchungssystem Software

Online-Raumbuchungssystem: Die Organisationskosten können dank einer geeigneten Software um bis zu 70% gesenkt werden. Zu diesem Ergebnis kommt Focus Online in einem lesenswerten Beitrag über Raumbuchungssysteme.

3. Welche Raumbuchungssysteme überzeugen in gängigen Tests im Internet?

Book-IT Software

Nexxt Solutions: Book-IT

Book-IT wurde von der Nexxt Solutions GmbH & Co. KG bereits 2005 gegründet. Das Tool bietet seinen Anwendern eine reibungslose Organisation: vom professionellen Buchen bis zur automatisierten Abrechnung. Nexxt Solutions agiert im Vergleich zur Konkurrenz Condeco weniger global, der Firmensitz ist in Deutschland. Von den folgenden Vorteilen profitieren Sie als Nutzer:

  • vollständige Prozessoptimierung und Meetingorganisation
  • Kompatibilität mit Outlook in Form eines Add-In
  • automatisierter Buchungsprozess via Intellibook-Modul
  • digitale Beschilderung, Empfang und Check-In/Out

Natürlich erhalten Sie auch ausführliche Reportings, die Ihnen zeigen, wie effektiv Räume und Ressourcen eingesetzt werden und ob es mögliche Einsparungen für Sie gibt.

Condeco Suche Räume Buchen

Condeco

Videokonferenzen

Condeco hilft Ihnen bei der Buchung und Durchführung von Videokonferenzen – selbst über Zeitzonen hinweg.

Sie können diesen Service mit der Buchung verschiedener Räume kombinieren, um ein Meeting mitsamt Videokonferenz durchzuführen. So bleiben Sie mit allen Teilnehmern (unabhängig von Ihrem Standort) in Kontakt.

Als Administrator können Sie zudem sämtliche relevanten Meetingräume auf deren Auslastung, Versorgung mit Ressourcen und Serviceleistungen hin überprüfen – die Übersichtlichkeit steht dabei immer im Vordergrund.

Condeco existiert seit 2005 und arbeitet seit diesem Zeitpunkt an der Pionier-Workspace-Management-Technologie.

Insbesondere die Effektivität der Raumnutzung steht bei Condeco im Mittelpunkt: exakte Reportings, optimierte Raum-Ausnutzung und globale Vernetzung sind die Stichwörter.

Die Verwaltung von Raumreservierungen, Lieferanten und Besuchern läuft dabei so flexibel wie möglich ab:

  1. Outlook: Als Add-In kann das Programm mit der vertrauten MS Office-Oberfläche verwendet werden.
  2. App: Mobile Raumbuchung via Smartphone ist mit Apple- sowie Android-Endgeräten möglich.
  3. Touchscreens: Mit den elektrischen Raumbeschilderungen können Meetings direkt vor Ort reserviert bzw. überprüft werden.

Global Player: Wer international arbeitet und auch Meetings außerhalb von Deutschland abhalten möchte, ist mit Condeco gut beraten. Das Unternehmen ist auf die internationale Verwaltung und Organisation von Meetingräumen spezialisiert.

Spacebase Informationen

Spacebase

Spacebase ist ein noch relativ junges Projekt, das 2014 gegründet wurde und seinen Nutzern über 1.700 verschiedene Locations in 15 Städten auf der ganzen Welt anbietet. Das besondere: Auf Basis des Shared-Economy-Prinzips können Besitzer ihre ansprechenden Räumlichkeiten kostenlos bei Spacebase auflisten lassen, um unnötige Leerstände zu vermeiden. In unserem Raumbuchungssystem-Vergleich hat insbesondere die einfache Bedienung von Spacebase überzeugt: schnell und intuitiv.

Spacebase Location

Die Website richtet sich an alle, die keine gewöhnlichen Meetings veranstalten wollen, sondern nach einer besonderen Destination suchen: vom lichtdurchfluteten Loft bis zum kreativen Workshopraum im Industrial-Look. Spacebase zeichnet sich dabei insbesondere durch die hohe Transparenz aus. Sie sehen sofort, für wie viele Gäste der Meetingraum geeignet ist, wo die Location zu finden ist, wie viel Sie das Buchen von Extras kostet und welche Ausstattungen Sie vorfinden werden (Toiletten, Wifi, eine Küche etc.).

Support & Service: Spacebase überzeugt durch eine eingängige Benutzeroberfläche und einen hilfsbereiten Support. Wer keine dauerhafte Lösung für interne Meetings oder die Verwaltung von Seminarräumen sucht, findet auf Spacebase ein großes Angebot von ansprechenden Räumlichkeiten – bequem und unkompliziert.

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Robin

Alle Meetings im Blick: Digitale Türschilder

Auch Robin bietet Türbeschilderungen an, die das Planen von Meetings noch komfortabler machen.

So sehen Sie direkt:

  • ob es Ghost-Meetings gibt (ohne Teilnehmer), die Ressourcen verschwenden
  • ob und welche Meetings gerade stattfinden
  • ob es Probleme beim Meeting gibt (dank Report-Feature)

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Das Raummanagementsystem Robin ist noch relativ jung, hat aber schon große Kunden wie etwa Netflix.

Der Grund für diesen Erfolg sind einerseits die günstigen Konditionen:

  • Basic-Modell: 99 $ im Monat – 5 Räume können verwaltet, Analysen erstellt und Apps verwendet werden
  • Pro-Modell: 249 $ im Monat – 15 Räume können verwaltet und Problembehandlungen durchgeführt werden
  • Premium-Modell: 449 $ im Monat – 30 Räume können verwaltet und umfangreiche Pläne angelegt werden
  • Enterprise-Modell: auf Verhandlungsbasis – buchbare Dienste wie etwa Catering

Robin bietet somit hohe Flexibilität für seine Kunden, was gerade für kleine bis mittelgroße Unternehmen hilfreich ist.

Dabei ist das Verhältnis zur Leistung des Raumbuchungssystems andererseits sehr positiv. Vom Ressourcen-Management über die Verknüpfung via App [iPad, Android-Tablet, Smartphones (iOS, Android)] bis hin zur digitalen Beschilderung von Meeting-Räumen bietet Robin alles, was ein gutes Raumbuchungssystem auszeichnet.

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Skedda

Das Raumbuchungssystem Skedda steht Ihnen in der Basis-Version kostenlos zu Verfügung und ist auch in der Premium-Version deutlich günstiger als die kostenpflichtige Konkurrenz. Die Frage ist: Wo liegen die Nachteile, wenn man auf eine kostenlose Raumbuchungssoftware zurückgreift?

skedda-raumbuchungssystem+ Vollständige Verwaltung von Meetingräumen: Die gute Nachricht ist, dass Sie auch mit diesem Freeware-Tool die Raumbuchung in Ihrem Unternehmen effektiv managen können. Über einen Buchungs-Kalender werden sämtliche Räume und deren Belegung angezeigt, neue Eintragungen können individuell vorgenommen und spezifische Bedingungen festgelegt werden.

- MS-Office-Look mit organisatorischem Aufwand: Skedda ist funktionell und effektiv, allerdings weniger ansehnlich. Meetings werden Online oder über entsprechende Apps gebucht bzw. verwaltet. Die vom Hersteller angepriesene Individualisierung geht dabei natürlich auch mit Verwaltungsaufwand einher. Zudem fehlt etwa eine digitale Türbeschilderung oder die umfassende Auswertung von Meetings.

buchungssystem-verwaltungs-managementSkedda eignet sich für kleine Unternehmen und Startups – der ideale Einstieg in professionelles Raummanagement

Wer keine umfangreiche Optimierung der internen Abläufe plant und etwa die Effektivität von Meetings auf lange Sicht steigern möchte, der ist mit Skedda gut beraten. Wer sich die Zeit für die Einrichtung nimmt, erhält ein vollwertiges und allem voran kostenloses Raumbuchungssystem, das insbesondere für Startups interessant sein kann.

MRBS

Das mit MRBS abgekürzte Open Source Raumbuchungssystem Meeting Room Booking System ist eine PHP-Basierte Software, die zur internen Verwaltung von Meetingräumen konzipiert wurde.

Raumbuchungssystem Test

Das Raumbuchungssystem MRBS ist ein Freeware-Programm, das sich besonders durch die Möglichkeit zur Individualisierungen hervorgetan hat. Die wichtigsten Features im Überblick:

  • Administration und Autorisierung von Terminen
  • Kommunikation der Bookings via E-Mail
  • viele verfügbare Sprachen
  • Konfliktvermeidung und Reportings

bookit-condeco-nexxtsolution-skedda-robin-mrbsSchwierig für Laien:

Die Inbetriebnahme und die Konfiguration von MRBS ist nicht einfach und erfordert ein gewisses Know-how. Da das Programm besonders von kleineren Unternehmen oder Non-Profit-Organisationen genutzt wird, gibt es z.B. von der Landesakademie für Fortbildung und Personalentwicklung an Schulen eine MRBS-Fortbildung.

4. Fragen und Antworten rund um das Thema Marken-Raumbuchungssysteme

4.1. Kann ich einen kosten Raumbuchungssystem-Test durchführen?

Nur zur Sicherheit

Sorgen Sie immer für Sicherheit, wenn Sie mit Computern in Netzwerken arbeiten. Während Antivirusprogramme für Windows oder Mac bereits zum Standard gehören, sollten Sie auch an eine vernünftige Firewall denken. Problematisch ist nämlich, dass Hacker es insbesondere auf MS-Office Add-Ins abgesehen haben, die gerne manipuliert werden – gleiches gilt übrigens auch für Add-Ons (z.B. beim Browser. Hier gehts zum Browser-Test der Stiftung Warentest).

Ja, sie können einen Raumbuchungssystem-Test durchführen, ohne dafür Geld in die Hand nehmen zu müssen. Das MRBS-Raumbuchungssystem ist komplett kostenlos und kann von jedem einfach heruntergeladen und installiert werden. Wenn Sie sich für eine Freeware-Raumbuchungssoftware entscheiden, müssen Sie jedoch mit einem hohen Grad an Eigeninitiative arbeiten. Auf einen schnellen und hilfsbereiten Support können Sie sich nämlich nicht verlassen. Zudem muss Ihnen bewusst sein, dass Freeware-Programme in ihrer Leistungsfähigkeit immer limitiert sind. Mit der Performance von kostenpflichtiger Software können diese Programme nur selten mithalten.

4.2. Welches Raumbuchungssystem ist eine OpenSource-Anwendung?

OpenSource bedeutet, dass die entsprechende Software einen offenen Quelltext vorweist, der eingesehen und stetig verbessert werden kann. Bei MRBS handelt es sich um eine solche OpenSource-Raumbuchungssoftware. Sie kann kostenlos getestet, heruntergeladen oder mit etwas Expertise auch bearbeitet und den eigenen Wünschen ganz individuell angepasst werden.

outlook-programm-digital

4.3. Wie kann ich ein Raumbuchungssystem mit Outlook verbinden?

outlook-add-inDas MS-Office-Paket kann durch viele verschiedene Add-Ins verbessert werden. Diese Zusatzprogramme werden über:

  • Datei
  • Optionen
  • Add-Ins

verwaltet. Dort sehen Sie nicht nur alle bereits installierten Add-Ins, sondern können auch neue suchen und hinzufügen. So können Sie Outlook als Ihre gewohnte Arbeitsoberfläche beibehalten und gleichwohl sämtliche Raumbuchungen übersichtlich und schnell erledigen.

4.4. Kaufberatung für Kurzentschlossene: Welches ist das beste Raumbuchungssystem für einmalige Meetings?

Wenn Sie kurzfristig einen Meetingraum brauchen, der idealerweise noch technisch ausgestattet ist, können wir Ihnen Spacebase empfehlen. Ohne Download oder lange Installation können Sie direkt aus einer Auswahl verschiedener Meetingräume wählen und die Buchung sofort vornehmen – lassen Sie es doch einfach auf einen Raumbuchungssystem-Test ankommen.

Da einmalige Meetings oftmals etwas Außergewöhnliches darstellen sollen, können Sie bei Bedarf auch ein ganzes Loft mieten und eine offene Veranstaltung mitsamt Catering organisieren – die anfallenden Kosten bleiben dabei immer transparent.