Das Wichtigste in Kürze
  • Softwares zur Optimierung des Bewerbermanagements sorgen dafür, dass Sie keine Stellengesuche von potentiell wertvollen Mitarbeitern mehr verpassen. Die Programme verbinden soziale Netzwerke wie Facebook, Xing oder LinkedIn miteinander und ermöglichen dadurch ein ganzheitliches Bild der Job-Interessenten.
  • Zusätzlich werden zahlreiche Jobbörsen wie Monster, StepStone und weitere Plattformen in die Software integriert und automatisch nach geeigneten Bewerbern durchforstet. Im Anschluss daran werden Ihnen passende Anwärter vorgeschlagen und für den weiteren Verlauf des Bewerbermanagement-Prozesses in einer elektronischen Personalakte vermerkt.
  • Nicht nur für das jeweilige Unternehmen verspricht die Software viele Vorteile. Die Bewerber profitieren bei solchen Talent Management Softwares von Bewerbungsvorlagen, die sie direkt von ihrem Smartphone oder Tablet aus versenden können, sowie zusätzlichen Informationen rund um die Firma, bei der sie sich bewerben.

Bewerbermanagement-Software Test

Die Rekrutierung von Bewerbern ist mittlerweile längst im digitalen Zeitalter angekommen. Laut einer österreichischen Studie von 2013 haben bereits zum damaligen Zeitpunkt fast 50 % der Personaler bei der Mitarbeitersuche eine Internetrecherche gestartet, ehe es zu einer Einladung zum Vorstellungsgespräch kam.

Wenn man bedenkt, dass die Möglichkeiten in Sachen Internet zwischenzeitlich weiter vorangeschritten sind und heute fast jeder Job-Suchende ein Profil in einem Karriereportal wie LinkedIn oder Xing besitzt, verwundert es wenig, dass E-Recruiting-Software einen immer höheren Stellenwert in modernen Betrieben einnimmt.

Auch sogenannte Headhunter, Selbstständige genauso wie Angestellte, nutzen Bewerber-Software zur Personalsuche und um damit ihre Prozesse zu optimieren.

In unserem Bewerbermanagement-Software-Vergleich 2020 erläutern wir die Arbeitsweise dieser Programme und stellen Ihnen die wichtigsten Anbieter in einer Übersicht vor.

Hier finden Sie Kaufberatungen und weitere interessante Informationen rund um Softwares zur Unternehmensoptimierung:

1. Bewerbermanagement-Software im Test: Wer ist der Sieger bei Vergleich.org?

1.1. Testsieger

Testsieger der Bewerbermanagement-Softwares ist der Business-to-Business-Dienst von Softgarden. Das im Jahr 2000 gegründete Software-Unternehmen mit Sitz in Berlin hat es sich zur Aufgabe gemacht, Bewerbungen und die Prozesse, die sich dahinter verbergen, weitestgehend zu vereinfachen.

Das Besondere dabei: Der Anbieter betrachtet die Situation zunächst aus Sicht der Kandidaten, die auf Jobsuche sind. Durch perfekt an die Bedürfnisse der Bewerber angepasste Stellenausschreibungen und die Möglichkeit, sich direkt per Mobile-App bei den betreffenden Betrieben zu bewerben, soll nicht zuletzt auch das Personalrecruiting für die ausschreibenden Unternehmen verbessert werden.

Bei Softgarden können Sie sowohl LinkedIn als auch das deutsche Pendant Xing in Ihre Personalbeschaffung einbeziehen. Darüber hinaus werden von der Software sämtliche Lebensläufe in eine einheitliche Form gebracht, sodass es Ihnen und Ihren Mitarbeitern leichter fällt, einen direkten Vergleich der Kandidaten anzustellen.

Bewerber Angaben XingÜbrigens: Im Magazin Finanztest weist die Stiftung Warentest auf ein Gerichtsurteil hin, nach dem eine falsche Information beim Karrierenetzwerk Xing keine Grundlage für eine fristlose Kündigung seitens des Arbeitgebers ist. Ein Mitarbeiter einer Kanzlei für Steuerberatung hatte sich als freiberuflich tätig in seinem Profil beschrieben, aber keine Werbung für seine freiberufliche Nebentätigkeit über das Portal gemacht.

1.2. Preis-Leistungs-Sieger

Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet in unserem Vergleich der Anbieter recruitee. Zwar lässt sich ausschließlich LinekdIn als Karriere-Netzwerk integrieren, dafür haben Sie allerdings auch eine breite Auswahl an integrierten Jobbörsen: Auf über 400 Online-Portalen können Sie Stellenanzeigen schalten und Ihrem Personalmarketing somit eine extrem hohe Reichweite verleihen.

Bei recruitee können Sie zudem per mobiler App unterwegs auf Bewerberprofile und das komplette Backend des Systems zugreifen. Außerdem werden auch hier die Lebensläufe vereinheitlicht, um eine schnelle und transparente Beurteilung der Bewerber zu ermöglichen.

Einziges Manko: Stellenausschreibungen können lediglich in fünf verschiedenen Sprachen generiert werden. Für Lokalisierungs- und Übersetzungsdienstleister sind Bewerbermanagement-Softwares wie Softgarden oder Haufe-Umantis da eine bessere Wahl.

Effizienzanalyse Software

2. Was ist Bewerbermanagement-Software?

Unterschied zu HR-Software

Personal-Softwares oder Personalverwaltungssoftwares, wie man die Tools für die HR-Abteilung ebenfalls bezeichnet, sind ein eigener Typ von Software und nicht für das Finden von neuen Mitarbeitern konzipiert. Mit diesen Softwares können unter anderem die Personalbeurteilung vorgenommen, eine digitale Personalakte angelegt und das allgemeine Personalmanagement verbessert werden. Auch die allgemeine Personalplanung zählt zum Funktionsumfang derartiger Personalmanagement-Softwares, nicht aber das Finden von Bewerbern.

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Bewerbungsmanagement-Software haben die Aufgabe, den Bewerbungsprozess für sämtliche Beteiligten so einfach und dadurch angenehm wie möglich zu gestalten, angefangen beim Personalwesen über die jeweiligen Unterabteilungen, wo die Stellen letztlich zu besetzen sind, bis hin zum Jobsuchenden selbst.

Dabei kann bei vielen Anbietern die gesamte Bewerberverwaltung sowie die eigentliche Bewerbung durch die Interessenten direkt von einem mobilen Endgerät aus vorgenommen werden. So können Talentsucher und Jobsuchende gleichermaßen von unterwegs aus die aktuellsten und interessantesten Bewerberprofile beziehungsweise Stellenangebote betrachten und auf diese Weise viel Zeit einsparen.

Gerade für Betriebe, die junges Personal suchen, ist es wichtig, sich auch mit den neuen Kommunikationskanälen, die von dieser Zielgruppe bevorzugt genutzt werden, auseinanderzusetzen und entsprechende Lösungen für sogenannte Millenials anzubieten.

Mit den modernen Tools zum Personalmanagement gehen Employer Branding und Personalsuche Hand in Hand und ermöglichen eine hohe Reichweite von Jobanzeigen und einen unkomplizierten Bewerbungsprozess.

Die meisten Jobsuchenden oder veränderungsbereiten Arbeitnehmer sind heute in Karriereportalen wie Xing oder LinkedIn vernetzt und erwarten fast, dass sich potentielle Arbeitgeber mit den dort angelegten Profilen beschäftigen. Bewerbersoftware besitzt daher in der Regel eine oder mehrere Schnittstellen, mit denen die jeweiligen Karriere-Netzwerke in Ihr bereits bestehendes System integriert werden können.

Dabei werden Ihnen nicht nur passende Vorschläge aus den Mitglieder-Pools dieser Dienste gemacht, sondern Sie können sich zusätzlich die jeweiligen Lebensläufe, die auf den Webseiten bereits hinterlegt sind oder Ihnen per E-Mail zugesandt wurden, von der Software automatisch in eine einheitliche Form bringen lassen, sodass eine bessere Vergleichbarkeit der Bewerber möglich wird.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre personalisierten Stellenausschreibungen mit nur wenigen Klicks auf zahlreichen namhaften Jobbörsen zu veröffentlichen und auf diese Weise Ihre Reichweite um ein Vielfaches zu erhöhen.

Hinweis: Die Software ist meist vollständig web-basiert und kann entsprechend direkt aus der sogenannten Cloud heraus genutzt werden, sodass keine Installation der Bewerbermanagement-Software notwendig ist. Auch das Betriebssystem, das Sie verwenden, ist für das Online-Bewerbermanagement in der Cloud unerheblich.

3. E-Recruiting

lösung datenschutz sourcingAls E-Recruiting bezeichnet man die digitale Suche nach Mitarbeitern. Anders als beim früheren Ausschauhalten nach geeigneten Kandidaten wird dabei ausschließlich auf das Potential des Internets und den damit verbundenen Medien gesetzt.

Wichtige Quellen dafür sind:

  • Karrierenetzwerke wie Xing oder LinkedIn
  • Jobbörsen im World Wide Web wie Monster, StepStone oder die Agentur für Arbeit
  • Stellenausschreibungen auf der unternehmenseigenen Internetseite
  • bestimmte Gruppen bei Facebook oder Twitter

Auch das sogenannte Mobile-Recruiting ist immer weiter auf dem Vormarsch. Gemeint ist damit die Rekrutierung von geeigneten Mitarbeitern unter Verwendung von mobilen Endgeräten.

In dieser Übersicht haben wir die entscheidenden Vor- und Nachteile eines E-Recruiting-Systems für Sie zusammengefasst:

    Vorteile
  • zusätzlicher Zugriff auf Talente, die sich womöglich nicht bei Ihnen beworben haben
  • automatisches Matching – weniger Aufwand für Ihre HR-Abteilung bei der Vorauswahl
  • Stellenausschreibungen in zahlreichen Sprachen auf nationalen und internationalen Jobbörsen möglich
    Nachteile
  • zusätzliche monatliche Kosten für die Bewerberverwaltungs-Software (ca. 100 – 300 Euro)
  • teilweise nur eine bestimmte Anzahl von Stellenanzeigen parallel zu verwalten
  • Xing und LinkedIn nicht bei allen Bewerbermanagement-Softwares integrierbar

Gerade beim Online-Recruiting spielt natürlich auch der Datenschutz eine zentrale Rolle. Da die Datenschutzbestimmungen je nach Serverstandort variieren können, empfehlen wir Ihnen, auch auf eine TÜV-Zertifizierung in diesem Bereich zu achten.

4. Wie hoch sind die Kosten von Bewerbermanagementsystemen?

Die Preise von E-Recruiting-Softwares sind bei allen Herstellern unterschiedlich. Zusätzlich gibt es mitunter erhebliche Unterschiede, was die jeweiligen Tarife der Anbieter betrifft. Einen kostenlosen Probeaccount können Sie bei fast allen Anbietern in unserem Bewerbermanagement-Software-Test erhalten.

Die kostenpflichtigen Vollversionen oder zeitlich unbegrenzten Programme kosten durchschnittlich zwischen 20 und 500 Euro im Monat. Die enorme Preisdifferenz entsteht aufgrund von unterschiedlichen Funktionsumfängen sowie dem Vorhandensein eigener Bewerberbörsen und nicht zuletzt dem technischen Support, den Sie bei Fragen und Problemen kontaktieren können.

5. Was gilt es bei einem Bewerbermanagement-Tool zu beachten?

taleo bewerbermanagement

Das Bewerbermanagement namens Umantis von Haufe ist überaus beliebt in Deutschland. Grund dafür: Die Software ist sehr umfangreich und ausgereift. Lediglich Informationen bzgl. der Kosten sind schwer zu bekommen.

Ehe Sie sich für einen Anbieter von Bewerbermanagement-Software entscheiden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was genau Sie sich von einem solchen Tool versprechen.

5.1. Übersichtliche Benutzeroberfläche

Das sogenannte Dashboard, auf dem Sie die Funktionen der Software einsehen und von dem aus Sie etwaige Befehle geben können, sollte möglichst übersichtlich gehalten sein und sich bestenfalls intuitiv von der Mehrzahl der Mitarbeiter bedienen lassen. Gibt es allzu viele Optionen oder sind diese nicht ausreichend erklärt, kann dies zu Verwirrungen in Ihrer HR-Abteilung führen.

Können sich die Personaler gar nicht mit dem Programm zurechtfinden, kann dies mitunter dazu führen, dass die verhältnismäßig teure Software letztlich nicht genutzt wird. Achten Sie daher auf eine möglichst einfache Bedienbarkeit der entsprechenden Features, um die Personalwirtschaft nicht unnötig zu verkomplizieren.

5.2. Erstellen von Stellenanzeigen

Daneben ist es wichtig, dass die jeweiligen Stellenanzeigen auch in der Form veröffentlicht werden, in der Sie es sich vorstellen. Das heißt: Wenn Sie Wert darauf legen, dass Ihre Anzeigen beispielsweise auch bei LinkedIn erscheinen, brauchen Sie eine Bewerbermanagement-Software, die dieses Netzwerk in seinem System integriert hat.

Dies ist nicht bei allen Recruiting-Programmen in unserem Vergleich der Fall. Einige unterstützen nur Xing, andere wiederum nur LinkedIn.

Jobsuche unterwegs

Bewerbungen und Jobsuche funktionieren heute vor allem auch mobil: Greifen Sie mit der passenden App jederzeit auf Ihre Bewerbermanagement-Software zu.

Wollen Sie zusätzlich, dass Interessenten sich mit dem Smartphone bei Ihrem Unternehmen bewerben können, brauchen Sie ein Tool, welches die mobile Nutzung durch Ihre Kandidaten unterstützt.

Soll auch Ihre Human-Resources-Abteilung unterwegs auf die Daten der Bewerber zugreifen können, muss die Software so gestaltet sein, dass sich die Anwendungen auch jeweils mit dem Handy oder dem Tablet bedienen lassen.

Auch das Layout bzw. die äußere Gestaltung der Gesuche ist entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Ausschreibung. Bei allen Anbietern in unserem Softwarevergleich besteht die Möglichkeit, das Design und natürlich den Inhalt der Stellenanzeigen zu personalisieren.

5.3. Änderungen an der Software

Im Idealfall besteht bei der Software die Option, etwaige Änderungen an der Benutzeroberfläche selbst vorzunehmen. Sollte Ihnen die kurzfristige Umgestaltung des Tools wichtig sein, ist es notwendig, dass Sie sich vor Vereinbarung eines Abonnements mit den in Betracht kommenden Anbietern diesbezüglich besprechen.

Alternativ sollten Sie darauf achten, dass der Kunden-Support ein gewisses Detailwissen zum Thema besitzt und sich nicht nur mit der Beschaffung neuer Kunden auskennt.

5.4. Symbiose aus Jobbörse und Personalverwaltung

Onboarding Feedback

Einige Softwares ermöglichen nicht nur reines Bewerbermanagement, sondern bieten außerdem Tools zur Personalverwaltung, Weiterbildung und Nachfolgeregelung.

Einige Anbieter aus unserem Test bieten nicht nur ein Tool für das Management von Bewerbern, Stellenanzeigen und Bewerbungsunterlagen an, sondern außerdem weitere Funktionen, mit denen z. B. Personalverwaltung, Nachfolgeplanung und Weiterbildungen strukturiert werden können. Hier heben sich vor allem die Angebote von Haufe-Umantis, rexx und persis von anderen Portalen ab.

Mitarbeiterbeurteilungen, Feedback, Onboarding und vor allem die Nachfolgeplanung können ebenfalls mit demselben Tool überwacht, koordiniert und strukturiert werden wie die Mitarbeiterakquise. Das vereinfacht die Personalführung enorm und Ihre HR-Abteilung benötigt keine zusätzlichen Softwares und entsprechende Schulungen für diese Aufgaben.

6. E-recruiting-Software im Test: Fazit

Unser Test zu Bewerbermanagement-Softwares zeigt: Viele Anbieter ähneln sich stark in ihrem Funktionsumfang, unterscheiden sich aber deutlich in den Preisen für die jeweiligen Angebote.

Der Anbieter und Testsieger Softgarden bietet dabei alle wichtigen Funktionen wie die Integrierung von LinkedIn und Xing, eine mobile App für Bewerber und Recruiter gleichermaßen und eine formale Vereinheitlichung von Lebensläufen für einen effizienten Vergleich von Bewerbern. Eine eigene Bewerberbörse und eine Effizienzanalyse der Stellengesuche runden das Paket des Testsiegers unter den Bewerbermanagement-Softwares ab.

Markant sind zudem Unterschiede bei der Anzahl von Jobportalen, auf denen Sie mit der Software Ihre Stellenausschreibungen veröffentlichen können. Fehlen die Angaben, ist davon auszugehen, dass zumindest große Portale wie StepStone und Monster abgedeckt sind.

Klar die Nase vorn hat hier Umantis von Haufe: Hier können Sie unbegrenzt viele Jobbörsen integrieren. Aber auch recruitee und Pre Screen bieten mit über 400 bzw. über 200 integrierten Portalen eine gute Auswahl.

Besonders günstige Bewerbermanagement-Softwares bieten zum Beispiel recruitee (Basistarif ab 19 € monatlich) und die d.vinci Bewerbermanagement-Software (Demoversion mit allen Funktionen für 0 €). Im Gegensatz dazu bieten Umantis, rexx und persis keinerlei Preis-Kategorien, sondern setzen auf maßgeschneiderte Lösungen entsprechend der Unternehmensgröße und den Anforderungen

Für Unternehmen, die Übersetzer, Dolmetscher, Sprachanalysten oder Lokalisierer suchen, ist zudem die Sprachauswahl bei den Stellenausschreibungen interessant. Hier glänzen vor allem die beste Bewerbermanagement-Software Softgarden und der Zweitplatzierte, Umantis.

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